閱讀筆記:《Google必修的圖表簡報術》用圖表說出好故事,做出以溝通為目標的優秀簡報

更新於 2024/07/24閱讀時間約 8 分鐘
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書名:Google必修的圖表簡報術 (修訂版)

作者: 柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克

類型:商管、資料視覺化、圖表簡報

推薦指數(滿分5星):★★★★★

推薦讀者:工作中會使用到圖表或簡報的人,

     新手或是熟手都推薦




書本購買連結:誠品線上




【全書簡介​】


全書主軸為用圖表說好故事,開頭強調有條理的重要性,也進一步強調了溝通的對象、內容及方法的判斷與重要性。接下來以五個章節著重在視覺呈現與表達上,從各種視覺元素圖表的說明、視覺認知的去蕪存菁,到以整體設計師思維檢視圖表呈現,再以範例解析何謂美、接受度高的圖表。最後幾章節則組織整份簡報,教讀者怎麼說故事、怎麼編排敘事架構,並附上實際改造前後的案例,讓讀者從頭到尾一氣呵成。

經過作者改造後的圖表充滿簡潔的美感,目前看來也是職場簡報主流風格。在用圖表說出好故事的初衷上,作者很完整的展現了一連串的優化過程,五顆星推薦值得一讀!




【精選心得分享】


簡言之,真的很喜歡這本書,尤其是相較部落格的另一篇資料視覺化,這本有三點我覺得很棒的地方,下方也挑選一些特別喜歡或有收穫的部份分享:

  1. 循序漸進的教學 - 書中整理了簡報製作的步驟,書本內容也大致依循此順序開展:
    1) 理解脈絡
    2) 選擇適當的呈現方式
    3) 去蕪存菁
    4) 集中聽眾目光
    5) 套入設計師思維
    6) 說故事
  2. 舒服的視覺元素 - 簡潔有力的圖表風格、文字與標題
  3. 清楚對比的範例 - 透過改造前後比較,抓住優化重點




1. 心法 - 脈絡、對象內容與方法

• 對象:溝通的對象究竟是誰?
• 內容:希望聽眾知道什麼?做出什麼行動?
• 方法:如何使用資料來訴說你的論點?

最重要的一個初始的心法就是:資料視覺化時,最優先梳理需求本身的脈絡。然後再針對對象、內容跟方法,選擇適當的呈現方式,並列出大綱(分鏡腳本),確保後續開展跟隨著既定的脈絡,也能組織成3分鐘的故事、更濃縮的核心概念,簡短的呈現報告的重點。

另外書中提到兩種分析,也是在做呈現時心法上很重要的不同:探索型分析 VS 解釋型分析探索型分析就像是扒開一百顆珍珠、像是過程中攤開資料細節尋找可能原因;但到了要呈現結果時,就需要進行解釋型分析:在最終呈現的圖表及報告中,針對那一百顆珍珠中,凸顯出有故事在身的那兩顆珍珠及想表達的發現。

這是一個很簡單但有時候反而會忽略的點,工作中曾看見他人不小心忽略了呈現兩個珍珠的重要性,而一股腦的想將自己的分析的努力全部展現,反而讓報告變得冗長、略顯失焦。這也是要持續提醒自己的,有時候忙碌起來不小心忘記,最終很可能得花費大量時間修改報告的架構。




2. ​視覺元素 - 有時候單用文字比圖表更有力量

書中相關章節有介紹多種圖表,這裡就不贅述了。想特別分享其中提到的:「當手上有數據不代表你一定要用上圖表」,有時候當數字只有一兩個時,直接以數字、或是純文字透過顏色或大小強調,更能凸顯視覺的呈現與增強溝通效果。

例如書中舉例,單純想呈現2012年全職母親的比例,附帶傳達訊息是較過去比例下降,這時與其選擇兩長條搭配許多備註說明呈現,不如直接用文字highlight比例。

我自己看完文字版後還能記得大大的數字,而長條版本反而沒有留下什麼記憶點,在只有一個數字需要被強調時,有時反而用文字「簡單」呈現可能就是最有力的。當然.也不能忽略書中這裡的文字其實並不簡單,是用了視覺化的設計(顏色跟大小),才能一目了然。


左為書中原始圖、右為作者文字大改造版

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3. 去除雜訊、吸引注意力 - 色彩、對齊、空白

文章透過視覺運作的原理說明,進一步調整許多對應的視覺元素設計,讓畫面去除雜訊、又能吸引讀者正確的注意力。這部份很推薦親自翻翻書,理解許多簡單的原理跟人視覺的慣性後,更好的優化視覺秩序。

色彩、對齊、空白就是三個必備的元素:善用適當的色彩、在視線經過的「之字型」順序上注意對齊圖表文字或標題,並搭配空白凸顯畫面的節奏感與俐落感。尤其覺得空白的使用特別的有趣,好的空白可以突顯重點,也可以將不同類別的說明文字分隔,不用格線就可以做到區隔,保持畫面美感。

最後在設計師思維章節中,很好的列了幾個原則,可供檢視圖表設計用:

• 原則1 強調重點
• 原則2 移除使人分心的元素
• 原則3 打造清楚的資訊階層




4. 分配足夠時間給準備故事

本書提到的所有流程都要花時間。對脈絡有健全的理解、理解聽眾的動機、打造成3分鐘故事與核心想法需要花時間。以不同角度看資料、決定最佳的呈現方法也需要花時間。去除雜訊、引導目光、重複修正尋求回饋、打造出最有效率的視覺元素也得花時間。將所有元素及結成一個故事、建構出連貫又引人入勝的敘事更得花時間。

要從頭完成一份完整、且沒有制式公版規範的簡報是很花時間跟心力的,而且往往比預想要花更多的時間,所以如果只是做一份簡單的資料呈現,各位打工者還是放過自己吧(笑),不要苛求盡善盡美。而無論是簡單的資料呈現還是較大型的完整簡報,這書的提醒依然很有意義,也就是要留有足夠時間去調整。我覺得尤其在決定整個簡報的敘事呈現方式時,也是很有可能考慮後打掉重練的。

通常只是把撈好的資料匆匆貼上去,後續溝通成效會打很多折扣,本來想省時間的,最後在溝通上反而更花時間,那就有點可惜了,畢竟整理資料撈取資料過程中,已經花了很多力氣扒開一百顆珍珠探索(笑)。



5. 作者網站介紹

網址:https://www.storytellingwithdata.com/
chart-guide:https://www.storytellingwithdata.com/chart-guide


尤其是其中的CHART GUIDE部份,是這回寫閱讀筆記時發現的好地方,有需要時可以回頭查閱。附帶一提,相關視覺化的網站或是網路資源不勝枚數,其實只要熟悉基礎心法與概念後,就可以繼續衍伸學習各式各樣的圖表,有需求時再使用就足夠了。




6. 職場故事 - 視覺化能力進步的小里程碑

這本書在兩年前讀完時,同步參考書中的脈絡完成了一份比較大型完整的簡報,那時還說服了我的主管、獲得了肯定。當時我參考書中的敘事手法提到的「以結尾開頭、從行動呼籲開始」、第八章的說故事範例,前後斟酌字詞、調整了簡報的敘事與呈現(書中介紹了多種方式,看各種情況選擇適合的做法)。而在完成部份架構後,先向主管說明並確認後續報告走向,當時有一段有關於每頁簡報標題的對話:


主管:(看了檔案後)妳把每個簡報的標題都直接寫出結論?

我:對,因為這樣破題更好讓長官們理解簡報重點,因為長官可能沒有空慢慢看我鋪陳故事,這樣調整後,每頁可以明顯看到成效重點...(下略300字),我知道這樣跟公司(你)常用的簡報呈現不太一樣,不過我這樣試著改了幾頁覺得好像不錯,還是你覺得不OK我改回去?

主管:(猶豫幾秒)是可以試試看,就這樣繼續吧,不用改了


被採納了!撒花!

特別提一下這位我很喜歡的主管,他是一位重視美感與細節的人,對視覺化的顏色、格線都很重視、圖表也做得漂亮又簡潔,能夠讓整體圖表、報表的美感保持一致性,一看就有一種他的風格(我覺得這是一種非常高的讚美,就像稱讚一個人很美,不如稱讚她很美又有自己的風格,有辨識度又好看),但也同時對於他自己偏好的美感有相當的堅持,通常不容易左右。

沒想到這次居然能夠順利說服讓我呈現不同的做法,這是一種很滿足的肯定!當時的我一直覺得主管的視覺化是很棒的模板,自己努力效法學習就很不錯了,沒想過努力讀完這本書、花(很多)心力調整成自己滿意的簡報後,我也能夠產出足以與心中厲害前輩討論、認可的作品!





【結尾】

這本是我已讀完三遍的的簡報教學書,而且其中的技巧和脈絡,實測真的可以運用於工作,提升簡報呈現。書裡面也有介紹了許多舒服漂亮的視覺元素及圖表類型,整體藍灰黑的用字也是非常順暢好懂。如果正在尋找一本不僅豐富、確實可以實作應用的簡報書,非常推薦來閱讀、欣賞作者的美感,跟作者消滅世界上的爛PPT(這是作者書中的用詞哈哈哈)!

另外,透過這些簡報書籍,也影響了我日後在看其他人的簡報時更加尊敬與欣賞優點。曾經聽過有人表示一份簡報有什麼難的、做簡報不是最容易的嗎?只能說,我不是這個流派的,在現況無論是跨部門、跟高官們溝通仍使用簡報、email、圖表呈現的情況下,好的圖表、簡報跟溝通成效大有關係,細心的準備與良好的呈現還是很有價值的!




最後,感謝大家的閱讀,覺得有收穫的人懇請順手點愛心、收藏,或是追蹤,也很歡迎留言或是朋友們私訊我給我建議或交流囉!

內容總結
Google必修的圖表簡報術
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數據分析師,理性與感性1:1。沙龍包含閱讀筆記心得、紫微斗數學習心得、職涯工作、心靈成長等。 在數字之外加上閱讀後文字的啟發,融合過往經驗與反思而成的一篇篇閱讀筆記。 希望閱讀文章後的你,留下一些鼓勵或留言討論,這是創作者最快樂的事情!
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