動手前先思考,別急著做簡報,善用5W1H架構

更新於 發佈於 閱讀時間約 1 分鐘

最近來諮詢的工程師需求為部門每月一次的正式工作報告,他告訴我上禮拜同事分享跨國工廠的技術及項目,準備了很豐富的內容,滿滿的圖片文字輔佐各式網站切換,報告到一半被最高主管中斷並提問:「所以你想講什麼?」,尷尬了幾秒後被請下台。我相信他花了不少時間收集資料,但很可惜沒有掌握到閱聽者的需求或是根據需求去做內容調整。

有些人做簡報有滿滿的想法,有些人則是一片空白不知如何開始。看到大部分的人都是把PowerPoint打開,主題和時間打上去之後就卡住了。不管你是哪一種類型,建議動手前先思考,把需求和目的釐清楚後再開始作業。


每次開始前可以先使用5W1H分析法,這是很常見的思考整理術,不僅適用於探索問題,用在簡報技巧訓練一樣很有幫助。以下大致整理商業簡報會遇到的方向。

Why 為什麼要報告,要達到什麼目的?

Who 講給誰聽? 目標對象? 了解你的利害關係人/風格

When 何時要報告(有多少時間準備)? 報告時間多長(需要準備多少頁)? 需要pre-read?

What 如果只能記住1-3件事情,那是什麼?

Where 在哪兒報告? 線上還是實體? 有特殊場地服裝等要求?

How 我想怎麼呈現(簡報內容和設計)? 需要/要求怎麼呈現?


當然以上每個項目都還可以再展開細節,視產業和報告的需求程度而調整。基本上,有了以上的思考後,你會發現可以幫助你更快進入狀況,較不容易緊張或是感覺像無頭蒼蠅,甚至不小心做白工。待你有信心後就可以進入下一步,準備簡報架構和內容,這部份我們在其他篇文章後續探討。


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職場簡報與溝通
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