當專案需要資源時,我們該如何進行說服的工作

閱讀時間約 6 分鐘
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一、前言:

這幾年因為工作及生活的關係讓我經常需要一直跟不同的利害關係人做溝通及說服的工作,過程中雖然感到挫折,但也因此獲得了許多溝通及說服的好方法,我想這些經驗或許可以協助你在職場中做提案時;又或者是需要做說服工作時應該會有一些幫助,因此就想說寫出來跟大家分享一下。

二、本文適合誰看

1.在工作中經常需要在不同利害關係人之間穿梭進行說服工作的工作者。
2.想要在溝通當中展現出自己是擁有說服力的人。
3.想要提升向上管理能力的人。

三、我們無法說服別人的原因:

1.彼此對於同一件事情的看法有所不同。
2.資訊落差,導致彼此對於該事件的看法有所不同。
3.因為溝通對象為了要保住自己的尊嚴及面子,導致心中築了一個高牆不願意給對方加入,若我們無法進入對方的內心世界;那麼自然就無法有說服對方的可能性。
4.因為彼此的性格不一樣,導致溝通模式無法契合,因此我們自然無法說服彼此。

四、我們要如何增加自己的說服力:

1.蒐集資料,並且針對這些資料做分析:我們在進行說服的過程中彼此一定會互相拋出許多資訊,此時我們要針對這些內容作分析,並且針對其他利害關係人所在意的內容進行分析與資料蒐集。
我想許多人看到此一定很疑惑我們要蒐集及分析哪些內容呢?在此我提供一些方法給你們做參考
(1)我們可以利用左手攔理論來幫助我們分析彼此想說但沒說出來的內容,同時也可以記錄一下我們所說出來的內容有哪些,我想這樣子可以幫助我們找到彼此的溝通落差在哪裡,進而協助我們思考一下若還有一次交流機會的話;我們說服的重點應該著重在哪裡。
(2)有時我們或許無法那麼有結構性的把說話內容分析出來,若你也有遇到類似的狀況時,我覺得此時你可以先利用寫日記的方式把所有想寫及想說的內容都寫下來,我的經驗是寫到一定的程度後;我們或許就可以找到一些說服的方法及溝通的模式。
(3)綜合上述兩個方法我們可以嘗試找出彼此有表達及沒表達出來的內容有哪些;進而去找出彼此所在意的點是什麼,然後依據這些點去找出說服的方法及策略。

有時沒說出來的內容比說出來的內容還更值得一探究竟

2.用彼此懂得語言講給大家聽:蒐集完這些資料後我們要試著用彼此都聽得懂的語言把這些資料用各種方式及形式將它表達出來。
我們要如何知道自己是否有做到這件事情呢?我覺得每當我們做完一份此類的報告時,一定要找一個門外漢來聽我們的報告內容,然後在過程中觀察他們的反應及邀請他們給予你回饋,當然若能夠找到跟目標對象相關背景的人來聽取你所報告的內容的話,那我相信你能夠說服對方的機率就會大幅增加。
3.找該領域權威型的專家一起來參與溝通及說服的過程:有時我們自己用盡全力想要說服對方時,倘若效果都不顯著的話,我建議可以找相關領域的專家一起來討論該如何進行說服的工作會對接下來的工作進行比較有益,但切記要找這些專家來一起進行說服的工作時,我們一定要尊重他們的專業並且事先跟他們做意見交換,我想這樣子才比較不容易造成賠了夫人又折兵的情況出現(在此賠了夫人又折兵的意思是指得罪了專家又說服不成的情況出現),另外我們也可以藉由這樣子的過程讓對方知道我們是有備而來的。
4.用成績來做為說服的依據:當用盡許多溝通方法後彼此都還是無法被說服的話,此時若你還是覺得此專案有「可行性且很想執行」的話,我建議可以先嘗試打造一個簡單的原型(關於原型的解釋可參考此篇文章)來做測試,因為透過這個過程可以讓我們去思考如何藉由少少的資源來呈現此專案是擁有可行性的;同時又有可能可以拿出一些成績來達成說服的效果。
5.了解對方的主要性格,利用他的性格來展開說服的工程:市面上有許多可以協助你了解溝通的目標對象主要的性格是什麼(EX:DISC、MBTI、興趣何輪碼…..等),但在此我也要提醒你性格只能做為溝通及說服工程的參考依據,因為一個人能否被你說服的要素是受到眾多因素所影響的。

五、在溝通說服時應該要具備的心態與思維:

1.要抱持開放的心胸:我們在進行溝通說服的過程中一定要記得把自己與別人的空間拿捏好,因為若我們過度的向對方立場傾斜的話;會容易造成自己的麻煩及委屈,但若過度的向自己的立場傾斜的話;則容易造成說服的工程無法順利進行。
2.溝通說服的目的從來就不是在說服對方:看到這項我知道你心中一定充滿了許多問號,但試想若我們把說服的目的設定成要說服對方的話;那會遇到什麼情況呢?我想你可能會錯失很多潛在的合作機會;又或者你很容易因為太想說服別人,而造成自己心情不美麗….等負面情況出現,因此若想要避免這些情況發生的話,我們可以將心態轉換成大家彼此交流一起來思考此專案是否還有要更優化的地方。
3.若在溝通說服的過程中一直遇到非理性的情緒時,應該要暫停一切的對話,轉而嘗試利用成績來做為說服的依據:因為當人們陷入在非理性的情緒狀態時,我們是難以利用溝通來作為說服的主要依據,因為此時你就算拿出任何資料來給他們做參考;對方可能都無法吸收進去,所以此時若你可以先設計一個原型來做一些嘗試的話,我想一定可以增加一個新的經驗來給你們做為參考的依據。
4.溝通說服的過程有時不是在說服提出問題的人們,而是透過這個過程讓其他人去了解你的觀點;進而去支持你的專案:這是我在看一些大型的說服工程所得到的體悟,試想一個政策在落的執行的過程中本來就不太可能獲得全部人的掌聲,此時若執政者所執行的政策可以獲得多數人掌聲的話,那自然而然他們就會更有底氣的去推行此政策,畢盡票多的贏票少的輸麻。當然我知道此理論要用在我們的職場及生活當中可能有些困難,因此我想了想若我們要應用在職場及生活中的話,應該要改成我們只要能夠找出該群體的「關鍵人物或關鍵力量」來去進行說服的工程即可,因為只要他們能夠被我們說服的話,那我們自然就有資源可以執行此專案。

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