為什麼你的簡報沒人聽？｜忘形流簡報思考術｜心得｜EP038
🔴這本書在說什麼
今天你的主管突然要求你向老闆匯報某個專案，說用三分鐘簡單報告即可。這時你開始緊張，但一位同事跳出來表示願意幫忙，你鬆了一口氣，很感謝他的援助，然後繼續回首處理堆積如山的工作。後來你聽說那位同事的報告相當精彩，老闆非常滿意然後又有一天，當你和他的資料放在一起呈現給老闆選擇時，你才意識到簡報的力量。
為什麼學會做簡報那麼重要？因為這不是一個埋頭苦幹的時代，如果你有能力有功勞，就應該想辦法讓別人看見，要被看見就要靠行銷，行銷的工具就是簡報。做簡報不能只是講給別人聽，而是要幫助對方有更好的理解。
一般的簡報教學書常常會只講原則，缺乏示範用的簡報，但是這本書完全沒有這個問題，作者本身就相當高產，不只書上有放QR Code可以看作者是如何呈現與處理議題，更可以直接到他的粉絲專頁上觀看所有的簡報。
適合這些人
❶ 想知道簡報內容要怎麼呈現的人
❷ 想知道簡報內容要怎麼準備的人
❸ 想了解製作簡報的底層邏輯的人
🔵簡報核心三心法
❶ 以終為始：明確目的
如果你今天要去一個地方，可以選飛機、高鐵、機車、腳踏車，你會選什麼？大部分的人都是選飛機或高鐵，確實它們比較快，但是卻忘記思考終點，如果終點只是要到我家巷口的話，選高鐵完全沒有用。方向不對，努力白費。
那簡報的終點是什麼？
一個有效的簡報應該能夠滿足聽眾的三大需求：利益、意義和情感。利益指的是這個產品能帶來什麼樣的發展、市場機會、營收或個人成長。意義則涉及公益性質的內容，比如環保、流浪動物保護、偏鄉兒童教育等。情感方面則包括故事、偶像、宗教等引起共鳴的元素。
作者把簡報分成四種：銷售、表達、教育、報告。可以透過下面這張圖表確認自己的目標到底要解決什麼問題？
延伸思考：
- 試著分析最近聽到的演講，對方的目標是什麼？
- 你認為對方達到目的了嗎？為什麼？
- 用剛剛的檢核表準備下次的簡報吧！
❷ 聽眾為王：精心禮物
如果你現在有筆預算，要送給別人禮物，你會買最新款的遊戲還是最高品質的吹風機呢？這取決於那個人是誰。至少，你要知道他是不是喜歡打遊戲，對吧？
同樣的道理，簡報的關鍵並不在於主講者認為內容是否優秀，而是聽眾認為你的內容是否有價值。
那麼，如何讓聽眾覺得你的簡報內容很好呢？你可以將簡報準備得像精心挑選的禮物一樣。首先，要了解對方想聽什麼內容。然後，使用對方生活中熟悉的事物來包裝內容，讓他們感受到這份簡報仿佛是為他們量身定做的。
你可以使用下面這張聽眾履歷表，預先判斷聽眾可能會對哪些內容感興趣。
❸ 知己知彼：外部環境
如果你是一個上班族，最近放假可以出去玩，那麼你會先上網查行程，還是先找旅行社呢？這個問題沒有一個固定的答案，還需要更多條件。
首先，你需要考慮的是你的假期長度。如果你只有幾天的假期，那麼可能就在國內到處晃晃，如果你有一兩周的時間，可能就可以出國玩了。其次，預算也是一個關鍵因素。如果你的預算比較寬裕，可以考慮旅行社提供的全包服務。而如果你的預算有限，可以根據自己的需求選擇更便宜的交通和住宿。
前面我們談論的主要是簡報內容設計的部分，但在這裡，我們要關注的是外部限制，如硬體設備和危機處理。無論是旅行還是簡報，計劃和準備工作都很重要。在進行簡報時，我們需要確保硬體設備的正常運作，比如投影機、麥克風和筆電等。同時，也要有應對突發情況的準備，比如設備故障或文件丟失時的備用方案。這樣可以確保你的簡報能夠順利進行，不會因為外部因素而受到影響。可以參考下列表格：
🌰舉例
有隻兔子拿紅蘿蔔釣魚，但是都沒有魚上鉤，這讓兔子很懊惱，用前面的三個心法思考，你覺得要如何幫她解決問題？
- 他釣魚的目的是什麼？是填飽肚子還是休閒娛樂？
- 站在兔子的角度來說，是不是一定要釣魚？如果他一定要釣到魚，那麼就是把魚兒換成蟲子，這樣就可以釣到魚了。
- 考慮外部資源限制，是不是這條河的魚很少，或者是附近沒有蟲子，所以兔子才只能用紅蘿蔔釣魚，這時要如何尋求外部協助呢？
🌰舉例
你要準備一次部門的年度報告，你要怎麼準備呢？
- 對自己而言，要達成的目標有哪些，讓自己被看到嗎？還是讓部門被重視？還是讓未來的提案能夠通過？
- 老闆喜歡的簡報形式是哪種？是簡單扼要的？還是滿滿資料與細節？除了老闆以外，這個簡報還跟誰有關？他們又想要聽什麼？
- 外部資源限制：自己報告時間有多久？需要搭配紙本資料嗎？老闆跟同事對於我們部門理解嗎？要用專業術語嗎？會議室多大？投影片能夠讓每個人都看清楚嗎？
🔵簡單有力的PQA
❶ 概念
PQA就是重點、提問、答案。首先明確重點（Point），接著提出關鍵問題（Question），最後提供答案或行動方案（Answer）。這種方法能幫助聽眾更好地理解和記住資訊。
❷ 舉例
我想要發起一個挑戰無糖飲料的行動。目標是讓大家避免含糖飲料，重點放在說明糖的危害，而不是肥胖的問題。
- 少喝含糖飲料真的有差嗎？
- 每天少喝一杯含糖飲料對身體有什麼影響？
- 如果不喝含糖飲料，有什麼健康的選擇？
寫詳細一點，就可以變成像這樣的九宮格。
然後你可以逐步去思考，每個格子應該要填什麼，這就是一個建立腳本的過程。
🔵如何設計金句
在簡報的最後，如果你希望聽眾只記住一個重點，那會是什麼呢？又該如何呈現這個重點，才能讓它深入人心？
這時候，你可以借助「金句」的力量。金句就是簡潔有力的句子，能夠在短時間內抓住聽眾的注意力，並且容易記住和傳播。在文章或簡報的結尾使用金句，不僅可以讓人印象深刻，還有助於強化你想傳達的核心信息。
下面介紹兩種製作金句的方法：
❶押韻
押韻的金句因為押韻，所以讀起來朗朗上口，因此特別容易讓人記住。儘管可以慢慢培養語感，但有時難免找不到合適的字。這時，你可以使用一些現成網站來尋找押韻的詞語，再將它們組合成完整句子。這樣不僅增強了表達的節奏感，還讓內容更加生動有趣。
下面是我的作品：
- 每天進步一點點，不知不覺走更遠。
- 不斷迭代，不斷完善。
- 不要抱怨，直接面對。
- 讀書靠學姐，每題都會寫。
- 一本寫到底，榜首就是你。
❷反差
反差手法能夠製造衝突感，讓句子在意義上形成強烈對比，從而引發思考和共鳴。例如：「台上三分鐘，台下十年功」這句話形象地說明了成功背後的努力，或是「我抽的不是煙，是寂寞」這句話表達了內心的孤獨感。
作者提供了很多句型給大家填空：
- 不是OO，而是XX
- 不只是OO，更是XX
- 不該是OO，而是XX
- 沒有OO，只是XX
- 如果OO，是不是XX
- 一切OO，都是為了XX
簡單填空
- 不是上班工作，而是累積經驗。
- 不只是挫折，更是成長。
- 不該是逃避，而是面對。
- 沒有失敗，只是課題。
- 如果成功總是來得容易，是不是就不太成功？
- 一切努力，都是為了未來的成功。
無論是押韻還是反差，金句的目的是讓你想傳達的內容更加鮮明和易於記憶。希望這些方法能夠幫助你在簡報和文章中創作出精彩的金句，讓你的表達更加生動有力。
🟡個人想法
我覺得第一部份講的三個心法，其實可以再更簡化，就是我的目的、對方的目的、外部限制：我希望傳達什麼、觀眾希望得到什麼、我有哪些外部限制條件。
我以前對行銷沒什麼好感，覺得我自己是做技術的，行銷給別人做就好了，但是讀了這本書之後，行銷對我來說就不只是單純的推銷東西而已，而是能夠看到這個東西潛在的價值，並且介紹給不知道的人，所以如果是用這個定義去看行銷的話，行銷就是一種看得比較深的思考，至於別人愛買不買，都再說。
簡報學得好，報告沒煩惱
🔴總結
首先，做簡報之前，要先釐清自己想傳達給聽眾什麼價值，或是希望他們做出什麼改變。接著要讓聽眾覺得簡報內容有價值，就像精心挑選的禮物一樣，必須了解對方想聽什麼內容，以及能不能透過對方熟悉的事物來講解。可以參考「聽眾履歷表」預先判斷聽眾可能會對哪些內容感興趣。然後對於簡報的外部限制，像是硬體設備和危機處理，也需要納入考量，確保簡報能順利進行。
其次，「PQA 架構」可以幫助聽眾更好地理解和記住資訊：首先明確重點，接著提出關鍵問題，最後提供答案或行動方案。例如，要發起挑戰無糖飲料的行動，重點是說明糖對人的危害，可以提出問題「如果不喝含糖飲料，有什麼健康的選擇？」，並提供相應的答案。
最後，可以使用「金句」來強化表達，讓聽眾印象深刻。金句可以透過押韻和反差兩種方式來設計。押韻的金句讀起來朗朗上口，容易記住；反差手法則能製造衝突感，引發思考和共鳴。
每一次的簡報都是學習成長的機會。即使沒報好，也不要氣餒，因為每一次失敗都是經驗的累積。相信自己在不斷進步之下，一定能夠創造出精彩的簡報，讓你的表達深入人心。所以加油吧！用心準備簡報，勇敢邁向舞台，你將會成為眾人矚目的焦點。
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