本文說明簡報之製作方法與重點心法,分成三篇,第一篇講流程、第二篇講心法、第三篇講簡報與主講者之間的關係
1.製作是簡報製作有一些流程與心法
2.主講是簡報製作是與簡報者有重要連動,也就是說因應簡報方式、目的與場合提供不同的簡報內容,包含內容深淺、張數多寡、文圖多寡等分別。
二、簡報製作流程
先講第一個大類,光以簡報製作流程而言,此部分統一以PowerPoint(PPT)為例進行說明(不包含PPT教學及AI方式):
1.簡報者與製作者溝通
要先有一個簡報者,跟一個主要負責整合的簡報製作者,兩者先行溝通簡報內容、張數、重點、方向、偏重等。
2.最先構築的是簡報張數
主要依據在因應簡報時間(投標或教學有不同簡報時間)而決定簡報張數,一般經驗一張約1分鐘左右,依不同狀況調整。
你去投標,你只有20分鐘,那建議30-40張,也就是每張簡報只有半分鐘至1分鐘要講完。
你去上課:你有50分鐘,那建議可以有40-60頁,每一頁平均1分鐘,再留一些時間讓人發問或強化。
3.內容章節與頁數排列
就是目錄、大綱,依照重要性與內容多寡去分配張數,例如說投標目的1-2、工作內容2-3、背景資料3-5、工作方法15-18、關鍵議題3-5、經費1與時程1、公司實績(含競爭優勢)3-4、結語1,分配章節,找不同人去做這些簡報,然後由一人統整後交給簡報者。
4.於分配前要先統整版面設定
包含簡報底板、文字大小、字體類型、色系分配、風格分式等,避免大家做出來風格形式差異太大。
5.先把文字或標題分大類分配填入
進入製作主題後,例如說我負責工作內容,只有2-3頁,我就把工作內容的文字全部複製貼上,或是先行彙整重點(例如大綱)貼上,並因應張數切出3大類,每一頁給一個簡報主題。主體可以有主從,例如工作內容1--宣導會;工作內容2--教育訓練。
6.重點擷取與斷句
標題同一種風格、說明同一種風格,或一是個標題與說明一個風格,接續前面分法,全部貼上者就是簡化重點、只寫標題者就是撰寫重點。
說明文字以一句話為主,可以頓號、不要逗點符號,以斷句方式進行,斷句就是擷取出這段內容最精華部分。這是簡報成敗最重要的觀念,把重要要表達的文句彙整、擷取、歸納出來。
例如說工作方式:辦理宣導會10場,需配合縣府各項活動辦理期間執行至少10場次宣導會,宣導會內容以宣導本案主題與內容、與民眾互動、風格採活潑有趣、達成印象深刻為主。變成:辦理宣導會、場次10、重點:主題宣揚、深刻互動。
7.階層式的美工設計
當分類出標題、大綱、說明這三層後,就可以進行美工設計,美工設計可以PPT內建Smart Art功能套匯,因為這是直覺讓你分成流程、循環、階層、矩陣等方式,讓你能依照這頁內重點去配套成條列式、或是流程式、或是循環式、或是矩陣式的分類。這是簡報成敗第二個最重要的觀念,把重要表達的文句與內容,依照其類型、屬性、重要性,能歸納出其先後、流程、主次等方式來表達。
8.加入照片與圖案
在完成大體美工設計後,再去加入一些照片或圖案,用以美化版面凸顯內容。
9.彙整修正
完成上述步驟後,即完成分配之初稿,然後交給統整者,統整者再依據全部統合後,總共張數,內容表達完整性,去做調修,再決定增減版面、增刪內容等,再進行一次修正,然後與主講者再進行一次確認與修正,變成定稿,於定稿時再統整一次版面與加入頁碼。
10.變化情形
主講者與簡報製作者可以是同一人,簡報也可以統一由一人製作。
三、簡報製作時間
越重要的簡報花的時間越多,可以一天完成40頁,可能就是只有貼文字沒有美編,或是拿之前的版本進行編修
也可以一頁花一個星期,勞動至少3-5人團隊,前後長達兩個月的簡報製作
看是在教學分享、製作講義、流程文件、還是競標、還是產品發表。
四、簡報製作流程重點分析
1.主講者的想法是一定要先溝通,因為是由他上去簡報,他想怎報最重要
有可能是主講者任何簡報都可以講,那製作者就依自己方式製作
有可能是主講者要強力掌控簡報方式,那製作者就以主講者想法製作
可能是不斷建構、修正而完成,主講者需求越明確,製作者修改次數越少
2.一開始簡報底稿、或稱母片、或稱底板,就是簡報主題,沒有文字圖片時,最底下那一張,這一張一定要一開始就設計好,因為後續文字、色彩、版面調整都以這一張來進行配合,
深色底板配淺色文字
底稿有花邊能置入文字圖案的空間就變小。
3.一開始設定的張數與分配切割的章節都可以變動
有人只用4張就完成6張要表達的內容,那就可以讓其他地方多1-2張的空間
主講者希望有一張要講久一點,要減少合併幾張簡報的頁數空間。
4.簡報製作要考量後續的印製與播放需求
字體部分是否每一台開啟與播放的電腦都有,若無則考量最基本字體。
播放設備是橫向還是多少寬高比,例如有些酒店或是會議廳的放映設置寬高筆不同,簡報會變形。
解析度調整後字體或圖片會不會變模糊等
印製簡報會不會有文字太小或不清楚或不見,被隱藏被蓋住等等
簡報場地之設備是自己有還是要自己帶
5.這個簡報流程只是描述製作過程中一些方法學。真正的簡報心法強調流程6、7點之說明,完整說明請詳見第二篇。
文不如表、表不如圖,一張簡報內容能夠呈現越多重點,則簡報技巧越高
舉例說明:當一張簡報要呈現公司實績,即曾經做過的實際案例,總共有四個主題20條內容,包含1依年份從110~113年,2案主分政府機關跟私人機構,3服務項目分設計與工程,4引用新技術或未引進新技術。則簡報進化的程序可以分成下面四張圖,依據由初階至高階、簡單至高等,可以從下列四張圖片去體悟簡報強化的差異性。

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