読感｜《創意，從計畫開始》製作好的工作計畫，獲取空白才能提升工作層次

承前一本閱讀完水野學的《品味，從知識開始》，馬上去把水野大師的其他著作挖出來拜讀，如果想要快速了解前一本書的內容，可參考前篇：読感｜《品味，從知識開始》品味並非天生，只要學習人人都能擁有。

這次閱讀的是教你如何寫出一份好的工作計畫書的《創意，從計畫開始》，雖然這裡以創意的工作計畫為書名，只是，當然不只有創意的工作需要工作計畫書，每個人都有可能用到旅遊計畫書、婚禮計劃書...對吧? 因此這絕對是適合所有人的超實用內容。

為何需要工作計畫書?

大部分工作都有一定的例行公事，使用工作計畫書讓工作例行化，才能在預先打好的基礎上提升工作產出的層次，並且在訂立明確目標後，引導團隊能徹底完成。

確實做好工作計畫，就可以把工作當成例行公事，減少無效及缺漏作業，不會有來不及或做不到的情況，才能將工作確實地從頭做到尾；而且在可以不費心力完成基礎工作的情況下，隨著工作基礎品質的提升，工作整體的層次也會跟著大幅提升，才有機會達成更高的目標，因為增加了可以提升品質的餘裕。

我之所以要做好萬全的準備，安排好各種工作計畫，全都是為了能夠製造「空白」。

簡單來說，好的工作計畫除了能確保該做的事情(在有意外的情況下)都能徹底完成之外，製造出的餘裕(空白)使人有機會去思考制式以外的創意，如此才有機會提升工作品質。

如何寫出好的工作計畫書?

作者將工作拆解成3個部分，以下也將試著以同樣架構輔以時間序，來詮釋作者認為寫出一份好的工作計畫書的注意要點：

1.決定目的地 2.描繪前往目的地的地圖 3.步行前往目的地

1.決定目的地 (決定目標)

目的地就是一個能個清楚想像的明確的目標。

(1)不要直接認定對方需求即為目標

接到老闆/同事/客戶的指示時，先懷疑並不斷確認目標到底是什麼。

(2)請以拉長商品或專案壽命的方式，將思考的時間維度及深度延伸，來想像何謂目標

因為商業環境是交互變動的，根據該商品推出/專案執行期間的市場/公司內部反應， 甚至其帶來更久之後的內外部影響，來想像該工作計畫最終的目標。

事前可以想像到什麼程度是勝負的觀念。

(3)視覺化目標

為了團隊有更個共同的清晰輪廓，善用圖片檢索(圖像化)來想像完成的狀態，先從一張「完成狀態的畫面」開始、再不斷地「展開」而後「篩選」，可以是完成後的產品或具有一定格式的報告，而最終決定出的視覺畫面，背後必須要有明確的為何這樣做比較好的理由(類似品味該書提及的行銷精準度概念)，要有所根據、清晰的推導過程。

(4)請把真正想做到的事設定為「目標」

目標就算不可能實現也沒關係，「目標」本來就不等於「結果」，請把「目標」沾染上夢想的色彩成為吸引人的核心概念，就能引導成員朝著夢想前進成為真正的「行動準則」，所有的企業都應該懷抱夢想。

▲注意：不要將結果誤認為是目標，舉例來說，目標是成為東京最好的伴手禮，結果是達到客戶預期的銷售量。

2.描繪前往目的地的地圖

包含將達成目標的所有工作模式化，而這些工作將以容易理解且大家認知一致的「核心概念」 來貫穿，當工作面臨衝突時，核心概念能夠超越團員個別期待，將所有人帶往同個方向，避免失焦。

(1)先掌握工作的核心本質(方向性&概念)

這裡作者介紹了名為「倒角」的執行方式，這是一種雕刻過程，先將多餘部分大致切除，掌握全體樣貌後，再慢慢鑽研細節，在掌握工作大方向後，再決定工作細節。

(2)請蒐集資料，自行調查及訪問別人同等重要

工作計畫與品味一樣，藉由學習累積知識(最好是日常生活就有在累積)，除了自己調查、訪問別人是情報蒐集的必要過程。自己調查到的只是基本，客戶或顧客的訪談可以得到更豐富而深入的的內容，好的調查要靠純粹的「好奇心」，並且讓自己處於既不懂太多也沒有懂太少的狀態，讓對方感受到你事先用學習過有一定程度、但仍不如他的狀態，這樣對方才會願意跟你分享地更深入，但不要不懂裝懂，並請調查到可以寫成小冊子的程度，否則可能會在重要細節犯錯。

(3)將工作細節「模組化」

所有工作從開始到結束的任務基本上都會一樣，因此每種工作都可藉由「模式化」例行公事來畫出地圖，在蒐集完資料後，請在做中找到自己的知識系統或規則，「模式化」後有了基礎選項後、就可以減少每次重新抉擇而節省下時間，讓你有餘裕將時間花在重要的事情以提升品質，因此模組決定了速度與品質。像是賈伯斯都穿一樣的衣服，員工餐廳每天只提供2種選項的員工餐等，可選擇反而造成心理沉重的負擔。

(4)決定不需要做的事

決定什麼要做，但決定什麼不要做也同等重要，如此就不會浪費時間在無法達成目標的事上。

3.步行前往目的地

衡量與執行工作唯一的標準是「時間」。

(1)確定「正式結案時間」&「浮動結案時間」

完成期限要如何訂定? 即便客戶沒有說也要能自己反推或自行提出與客戶討論，除了與客戶訂下的「正式結案時間」，也請在心中保留「浮動結案時間」以避免突發狀況導致無法準時完成，這個時間拿捏不要太過從容或太嚴格。

(2)為所有模組化後該做的工作預測時間

請準確預測工作所需的執行&緩衝時間，請不要做出「太自我中心」的時程表，衡量緩衝時間也要考量其他人可能造成工作時間加長的狀況，並將其放入適合大小的時間盒中，如：A工作需要一週的時間盒、B工作需要3年的時間盒。

▲注意：前述資料蒐集工作的充分程度影響時間預測的準確度。

(3)將該做的事情放入「時間盒」並排序

接著要決定時間盒的先後順序，水野大師形容時間盒就像麻將一樣，自己的牌會依重要性排列優先順序，然後同事和客戶的也是一樣的，當別人丟了一張牌、你為了接牌、勢必也要丟出自己手上的牌，而且決定該如何安插新牌的順序也是個問題，不可能將所有案件都視為急件處理，確切掌握客戶及同事手中的牌、才能知道要怎麼丟牌跟接牌，衡量工作的唯一標準是「時間」而不是「心情」。

到此，工作計畫表就算是完成了，然而執行中工作會不斷有變化，因此作者建議執行中每3小時就要調整工作計畫表。

在本書最後，作者也提到很多執行中的要點，像是不要同時處理多個工作、自己創造可以集中注意力的環境、工作就是實現人與人的約定所以要提升團隊溝通週期等，不過我個人經驗最常犯的是：誤以為期限到了之後，再多撐一下就會有更好的產出。

結案期限就是結束，而非完成後才提出，結案期限到了就該提出。不能有如果有更多時間就能做得更好的想法，因為在時間內完成也是實力的一種。

並且不要以達成厲害的事為目標(目標應該是可達成的)，請穩健地執行工作計畫，厲害的事不是目標，而是在達成目標後隨之而來的事物：產生餘裕、逐漸提升工作品質。

最後的最後，水野大師提到工作計劃中最重要的是一開始提到的「想像」。

由於網路縮短了企業與顧客的距離，現在是企業員工的工作表現帶來的影響容易被擴散的時代，因此如果我們仔細思考手上的這份工作如何能讓更多人快樂、要如何讓世界變得更美好? 這樣的想像應該能讓工作取得更好的成果。