我會在Substack上分享更多關於北美職場上的所見所聞，有興趣可以訂閱我的電子報。
你有遇到這樣的情況嗎？
老闆要你整理一份Excel報表，花了一星期已經完成得七七八八，但就偏偏有一個數字出錯。
問過Google、ChatGPT、人手重新計算過，但就是卡在那個數字上。
你知道自己已經下了很多功夫，不甘心放棄，但繼續的話又不知道要花多長時間。
你不是懶惰，亦不是不努力，只是開始懷疑：
我在做的事情，還值得繼續下去嗎？
無論你是從事文職、設計師，還是其他行業，我相信以上情況一定屢見不鮮。
身為軟體工程師的我，當遇到類似情況時就會莫名地感到煩躁，程式寫到接近完成但就是卡在一個Bug上，明明覺得只要花3天就能解決怎料花了2週還是毫無進展，那股心頭火可謂忍無可忍，這時候如果有人來煩我的話分分鐘就能引爆我這枚炸彈！
雖然論資歷我已經算是位資深工程師，但每逢遇上這類問題往往沒有很好的應對方法。
同樣問題在現時工作的公司亦不罕見，但主管卻能淡定應對。他提供了一個框架，更正確來說是3條問題。當3條問題都有答案時，下一步該怎樣做就已經呼之欲出。
問題一：完成此項工作預期能創造什麼價值？
具體來說就是找到“完成”工作的定義及帶來的效益。
這問題看似很簡單，但實際上其難度可以隨著你對工作的不理解以幾何倍數上升。
以便利店理貨員為例，上司要求你整理貨架，並將庫存補上。“完成”的定義很明確，就是：
- 將貨架上的貨品整齊排列
- 有空位就從倉庫中補上
而完成工作後的效益亦很明顯：
- 將貨架上的貨品整齊排列，形造便利店整潔有條理的形象
- 有空位就從倉庫中補上，避免因貨架上的貨品賣完後客人沒得買，影響店鋪營收
然而，並非所有工作在執行前都有如此清晰的定義和可預見的效益。
比如說，要提高便利店的利潤。此類問題在職場的中高層比較常見，它沒有一個固定的答案，亦沒有既定或明顯的方法去找到答案。
遇上此問題的第一步就是要先定義“完成”和“能創造的價值”，比如說要一年內提高10%利潤。
有了基本的定義後第二步就是把走到“完成”的道路畫出來 — 把大問題拆細，例如要減省支出15%、增加銷售額10%。
減省支出方面要減省非繁忙時間的用電量20%、精簡人手排班、減少塑膠袋的使用等。
增加銷售額方面要推出組合優惠、與社區合作推出會員計劃或折扣提升回頭率、利用社交平台推廣等。
把工作拆分到可預見怎樣做和完成後所帶來的價值後才開始做，就能有效地減低失敗的風險，亦是當遇上卡關要進行價值評估時的第一步。
補充一句，我的意思不是在開始工作前未找到答案就不能開始，只是有答案的話能夠降低風險，如果發現自己花太多時間在找答案但又願意承受風險的話，我絕對建議你邊做邊找答案，就如我寫電子報一樣。哈哈~
問題二：之前的付出創造了什麼價值？
第二條問題是審視之前的付出，找出現在與完成的價值(不是成本！)差距。
前陣子我的小組接到一項工作，要開發一個小工具讓其他工程師用來進行大規模系統測試。工作內容主要分為3部份：
- 開發能夠用於大規模系統測試的硬體模擬器
- 連接各類提高系統觀測性的軟件(例如Prometheus、Grafana)
- 支援海量參數(Arguments)以模擬不同設備模型(Model)
第一部份為此項工作的MVP(Minimum Viable Product)，而第二至三部份是有利將來維護及長遠發長，屬於有當然好，但沒有並不會阻礙到系統測試的優化項目。
當時的時間預計是第一部份花4星期，第二部份花2星期，第三部份先花2星期支援10種設備模型，其餘則後續加上。
可是小組在第一部份開發途中便卡關，多花了2個星期才完成第一部份。主管在那星期的回顧會議中跟我們確認：
完成第一部份後，其他工程師是不是已經可以開始進行大規模系統測試？
我們一致同意，但提議多花1–2天寫好使用說明及補充文件，這樣工程師用起來就比較小機會要詢問我們開於工具的用法。
於是主管就再問我們下一條問題：
問題三：預計要花多長時間才能達到預期中的價值？
你們對當初第二跟第三部份的時間預計還有信心嗎？
在經歷過第一部份的教訓後，我們均表示沒有信心。
那你們預計要花多長時間才能完成第二跟第三部份？
隨時要預計中雙倍的時間。
主管有了這2條問題的答案後，便決定讓我們多花一星期時間寫好文件，跟其他工程師做好交接，然後就暫時擱置此工作。
主管表示此決定很扎心，尤其對於已經花了6個星期在此工作上的我們，明白我們想要把餘下部份完成的渴求，但他的工作就是要確保小組資源花在回報最大的地方上。
當時此項工作為我們小組的首要任務，因為其他工程師沒有此工具的話就無法進行大規模測試，屬於Blocker類型的緊急工作。
但完成MVP後，其他工程師已能開始測試，完成第二三部份所帶來的價值跟主管手上其他工作一比明顯遜色不少。
所以在衡量過完成工作所帶來的價值，需要投入的人力、物力、時間後，主管認為把小組資源放到另一項工作上能夠帶來更高效益，所以就有了上述的決定。
機會成本(Opportunity Cost)
這三條問題的目的其實很簡單，就是找出機會成本。
第一條問題用於找到完成工作的價值。
第二條問題用於找到已付出所帶來的價值。
第三條問題用於找到完成工作跟已付出所帶來的價值的差距，並重新估計完成工作需要的成本。
找到成本和價值後，跟手頭上其他工作一比，就能客觀地決定該把資源投入到哪項工作上。
記得高中時，機會成本是經濟課必教的其中一項概念，從維基上找到的定義是：
機會成本是指決策過程中面臨多項選擇，而當中價值最高的選擇有可能被放棄，又稱為替代性成本，就是俗語所說的世界上沒有白吃的午餐、魚與熊掌不可兼得。簡單來說，機會成本就是所犧牲的代價。
雖然身為工程師的我們頭上沒有標明價錢，但用年薪除以工時其實也能換算為金錢價值。
身為有權力安排資源運用的主管，小組的人力和時間都是資源，我們花在工作上的一分一秒對他來說都是成本。
所以學會以這3條問題找到機會成本，然後基於比較結果作出決策，是身為決策者不可或缺的能力之一(亦是我正在學習的課題之一)。
職場小挑戰
這次的挑戰是為你自己的一次“卡住”做價值盤點。
回想你最近一次在工作中卡關的經驗，不論是寫報表、做簡報、程式除錯還是寫提案，試試回答以下三個問題：
- 完成這件事，對你/公司/客戶會有什麼幫助？
- 卡關前你投入了多少時間？這段時間創造了什麼價值？
- 如果要完成這件事，你還需要再花多少時間、精力或幫助？
用這三條問題幫你「盤點投入與回報」，你或許會意外地發現 — 繼續做是值得的。又或者，停下來反而是一種負責任的選擇。
