1. 發票不是唯一證明：金流、合約、報價單也都要有
很多人以為只要拿到發票就沒事了，但其實發票只是其中一個必要條件，還要搭配其他憑證來備查，特別是當你申報的金額比較高，或有退稅需求的時候，國稅局很可能會要求你補資料。
舉例來說，假設我買了一台機器設備，總價比較高，我分36期付款，每月開支票，那這時候我除了有發票外，還要保留支票存根聯，作為我確實付款的證明。再來是匯款紀錄，如果是用銀行轉帳付款，請務必保留好帳戶的轉帳明細，確保金流可以對得上你手上的發票。
合約也是關鍵文件之一，尤其是顧問費、佣金這種非商品類的支出。比如我有一份行銷委託合約，約定只要銷售金額達標，我就會給對方一定比例的佣金，那未來發票開立時，只要能對應這份合約，並有金流證明，國稅局就不容易挑戰這筆費用的合理性。
另外，如果是買商品，請務必保留報價單，國稅局在查核時常會要求提供，雖然申報當下不需要附上這些，但一定要備份好，能即時提出來才安心。
2. 特殊費用的佐證要更完整
某些行業的費用結構較特別，例如物流業或製造業可能有大量的運費支出。這時候除了發票，也建議保留拖運單（提貨單或出貨單），一方面可以合理解釋費用占比，另一方面也能證明不是「借票」或「浮報」。
3. 支出需與營業內容相符：飲料與水的差別
再次強調，所有費用都要與你登記的營業項目相符合。我遇過不少案例，有些公司是做服務業，卻大量購買飲料試圖扣抵營業稅，理由是「請員工或客戶喝的」。
如果你是做飲料買賣，進貨飲料當然沒問題。但如果是服務或工程公司，那就不成立，這類支出屬於交際性質，不能抵稅。
可是，如果你買的是水（瓶裝水、桶裝水），就不同了——因為「水是基本生活必需品」，而不是娛樂消費，國稅局是認同它為合理支出的。所以，同樣是飲品，水與飲料在稅務上是不同的，細節很關鍵！
4. 進貨退出或折讓單要即時申報
提醒大家一件非常實務又重要的事情：進貨退出或折讓的發票要記得在正確的期別內申報！
比方說，現在是 7 月，我們正在申報的是 5、6 月期的營業稅。如果你在 5、6 月期間有收到退貨的發票或折讓單，請務必在這期申報進去。不要等到以後被發現沒報，又要補件更正，那就麻煩了。
大家可以花點時間想想看，有沒有漏掉什麼5月、6月拿到的折讓單還沒報？有的話趕快處理！
5. 114年起的電子發票退貨新制
這是2025年（民國114年）1月1日新上路的規定，非常重要，尤其是對電商、零售業來說。
以前如果消費者退貨，要開折讓單，都是買方開立。但現在很多都是開給個人的電子發票，消費者根本不會主動開折讓單給你對吧？
所以新制上路後，只要你是賣方（營業人），遇到個人消費者退貨，你就要主動在網路上開立「銷貨退回折讓單」，並上傳至財政部平台。
這個新規定是很多人會忽略的地方，記得要提醒你們的會計人員或自行操作的老闆，從 2025 年開始，不能等買家開折讓單，要自己主動處理！
6. 發票整理與分類建議：讓申報更清晰
我們自己在幫公司整理發票時，都會先將發票分成三大類來處理，推薦大家也可以這樣做：
- 可扣抵的發票
- 不可扣抵的發票
- 不可扣抵的其他單據（例如收據、報酬單等）
其中，可扣抵的發票再進一步細分為兩類：
- 進貨成本類：像是商品、原料、可轉售商品的進貨。
- 營運費用類：像是水電費、差旅費、修繕費、顧問費、通訊費等等。
這樣分的好處是什麼？就是可以幫助公司更清楚掌握自己的成本結構與損益狀況，也有助於你或事務所後續的會計科目分類。
7. 自行記錄與核對：提高準確率與控制力
現在很多創業者都是一人或兩人小公司，也許自己報稅、自己記帳。這沒問題，但我會建議：平時就用 Excel 做發票紀錄，並與事務所報表核對。
如果你是委託事務所的，公司也可以同步建立自己的發票紀錄表。當事務所提供你報稅金額與明細時，就可以自己核對一下兩邊是否一致，這樣出錯的機會就會少很多。
實務上，有些一人公司也會委託事務所，不是因為資料複雜，而是時間成本太高、不想煩惱報稅流程。像我們就會定期提醒客戶「發票要交回來囉！」，避免錯過申報期限。
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