📝 前言
資料庫是 Notion 最強大的功能之一,但許多人只停留在「新增一列資料」的程度,沒有真正發揮它的威力。
其實,Filter(篩選)、Sort(排序)、Group(分組) 這三個進階功能,能幫助你快速找到想要的資訊,並且讓複雜的資料庫一秒變得清晰有序。
今天,我會用簡單範例帶你實戰,讓你能立刻在自己的工作區套用!🔑 一、Filter(篩選)|精準找到需要的資料
- 操作方法:
- 在資料庫右上角點選「Filter (篩選)」。
- 設定條件,例如「狀態 = 進行中」或「日期在本週」。
- 應用情境:
- 待辦清單 → 只顯示「今天要做的事」。
- 閱讀紀錄 → 只顯示「未完成」的書籍。
- 效果:避免資訊過多,專注在當下需要的資料。
🔑 二、Sort(排序)|讓重要的資訊排在最前面
- 操作方法:
- 在資料庫右上角點選「Sort (排序)」。
- 依「日期」「優先級」「進度」排序。
- 應用情境:
- 專案任務 → 依「截止日」由近到遠排序。
- 學習清單 → 依「完成度」由低到高排序,看到哪些還沒完成。
- 效果:一打開頁面,就能立即掌握重點。
🔑 三、Group(分組)|用分類視角整理資料
- 操作方法:
- 在資料庫右上角設定中點選「Group (分組)」。
- 選擇一個屬性(例:狀態、標籤)。
- 應用情境:
- 任務清單 → 依「狀態」分組:待辦 / 進行中 / 已完成。
- 專案管理 → 依「專案名稱」分組,清楚看到各專案進度。
- 效果:把同類資訊自動收在一起,不用人工分類。
🛠 小實戰範例:任務資料庫
假設你有一個任務清單資料庫:
- 屬性有:任務名稱、截止日、狀態、優先級。
👉 你可以這樣設定:
- Filter:只顯示「狀態 = 進行中」。
- Sort:依「截止日」由近到遠。
- Group:依「優先級」分組。
結果就是一個超直觀的任務看板:
- 只看到正在處理的任務
- 越緊急的任務排在越上面
- 還能清楚看到哪些是高、中、低優先級
這樣一來,你就能每天快速聚焦,不再被一堆雜亂的待辦淹沒。
✅ 結語
Filter、Sort、Group 其實就是 「篩掉不重要的 → 把重點放上來 → 分類顯示」,這三步驟。
當你能靈活使用這些進階功能,你的 Notion 資料庫就不只是「存放資訊」,而是真正幫助你「快速決策」的智慧工具。