Notion 資料庫進階應用:Filter、Sort、Group 讓資訊清晰有序,快速決策

更新 發佈閱讀 3 分鐘

📝 前言

資料庫是 Notion 最強大的功能之一,但許多人只停留在「新增一列資料」的程度,沒有真正發揮它的威力。

其實,Filter(篩選)、Sort(排序)、Group(分組) 這三個進階功能,能幫助你快速找到想要的資訊,並且讓複雜的資料庫一秒變得清晰有序。

今天,我會用簡單範例帶你實戰,讓你能立刻在自己的工作區套用!



🔑 一、Filter(篩選)|精準找到需要的資料

  • 操作方法
    1. 在資料庫右上角點選「Filter (篩選)」。
    2. 設定條件,例如「狀態 = 進行中」或「日期在本週」。
  • 應用情境
    • 待辦清單 → 只顯示「今天要做的事」。
    • 閱讀紀錄 → 只顯示「未完成」的書籍。
  • 效果:避免資訊過多,專注在當下需要的資料。



🔑 二、Sort(排序)|讓重要的資訊排在最前面

  • 操作方法
    1. 在資料庫右上角點選「Sort (排序)」。
    2. 依「日期」「優先級」「進度」排序。
  • 應用情境
    • 專案任務 → 依「截止日」由近到遠排序。
    • 學習清單 → 依「完成度」由低到高排序,看到哪些還沒完成。
  • 效果:一打開頁面,就能立即掌握重點。



🔑 三、Group(分組)|用分類視角整理資料

  • 操作方法
    1. 在資料庫右上角設定中點選「Group (分組)」。
    2. 選擇一個屬性(例:狀態、標籤)。
  • 應用情境
    • 任務清單 → 依「狀態」分組:待辦 / 進行中 / 已完成。
    • 專案管理 → 依「專案名稱」分組,清楚看到各專案進度。
  • 效果:把同類資訊自動收在一起,不用人工分類。



🛠 小實戰範例:任務資料庫

假設你有一個任務清單資料庫:

  • 屬性有:任務名稱、截止日、狀態、優先級。

👉 你可以這樣設定:

  • Filter:只顯示「狀態 = 進行中」。
  • Sort:依「截止日」由近到遠。
  • Group:依「優先級」分組。

結果就是一個超直觀的任務看板:

  • 只看到正在處理的任務
  • 越緊急的任務排在越上面
  • 還能清楚看到哪些是高、中、低優先級

這樣一來,你就能每天快速聚焦,不再被一堆雜亂的待辦淹沒。



✅ 結語

Filter、Sort、Group 其實就是 「篩掉不重要的 → 把重點放上來 → 分類顯示」,這三步驟。

當你能靈活使用這些進階功能,你的 Notion 資料庫就不只是「存放資訊」,而是真正幫助你「快速決策」的智慧工具。

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Claire's Lab
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Hi 我是Claire👋 歡迎來到 Claire's Lab,這裡是一間專為自我整理與創作節奏設計的小實驗室。 我分享 Notion 模板、效率生活靈感與實用的數位方法,陪你在混亂中找回秩序, 一點一滴,打造屬於自己的節奏感人生。
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