如果你已經會用 Notion 建立資料庫、視圖、儀表板，
那你一定會在某個時刻遇到這個問題：
「為什麼別人的 Notion 可以一個地方改資料，其他地方全部自動更新？」「專案底下的任務怎麼自動統計？」 「年度目標的進度是怎麼算出來的？」
答案幾乎都是同一個：
👉 Relation（關聯關係）＋ Rollup（匯總）
這兩個功能，是 Notion 從「資料整理工具」升級成「系統工具」的關鍵。
今天這篇文章，我會用 最白話、最多範例的方式，帶你一次真正搞懂 Relation 與 Rollup。
一、什麼是 Relation？
👉 白話說：讓兩個資料庫「知道彼此存在」
🔹 Relation 可以做什麼？
- 把「任務」連到「專案」
- 把「內容」連到「平台」
- 把「消費紀錄」連到「月份」
- 把「學習紀錄」連到「課程」
只要你希望「一筆資料屬於另一個分類或系統」，就該用 Relation。
二、如何建立 Relation？（一步一步）
假設我們要做的是：
👉 「任務資料庫」連到「專案資料庫」
操作步驟：
- 在「任務資料庫」新增一個屬性
- 選擇屬性類型 → Relation(關聯關係)
- 選擇要連接的資料庫 → 專案資料庫
- 是否建立雙向關聯？👉 「新增關聯」
完成後，你會看到：
- 任務頁面可以選擇「屬於哪個專案」
- 專案頁面會自動顯示「底下有哪些任務」
這一步完成後，你的 Notion 已經正式進入「系統化」階段。
三、什麼是 Rollup？
👉 白話說：把「關聯資料」的結果算出來
如果 Relation 是「連線」，
那 Rollup 就是「讀取對方資料，幫你統計結果」。
🔹 Rollup 可以做到哪些事？
- 統計一個專案底下有幾個任務
- 計算已完成任務數量
- 算出完成百分比
- 彙總金額
- 顯示最早／最晚日期
- 顯示關聯資料的狀態
四、Rollup 最實用的 6 種情境範例
🌟 範例 1：計算專案底下「任務總數」
在「專案資料庫」新增屬性 → Rollup
- Relation(關聯關係)：任務
- Property(屬性)：任務名稱（或任意）
- Calculate(計算)：Count all(全部數量)
👉 結果：
每個專案會顯示「有幾個任務」
🌟 範例 2：計算「已完成任務數」
前提：任務資料庫有「狀態」欄位
Rollup 設定：
- Relation(關聯關係)：任務
- Property(屬性)：狀態 (或已勾選的欄位)
- Calculate(計算)：Count values (或勾選)
- 亦可搭配 Filter：狀態 = 完成
👉 結果：
專案頁會顯示「完成任務數」
🌟 範例 3：自動算出「專案完成百分比」
你可以這樣做：
1️⃣ Rollup A：完成任務數
2️⃣ Rollup B：任務總數
3️⃣ 新增 Formula：
if(prop("任務總數") == 0, 0, prop("完成任務") / prop("任務總數"))
再把格式設為百分比。
👉 這就是很多「進度條模板」的核心原理。
🌟 範例 4：顯示專案中「最近的截止日」
Rollup 設定：
- Relation(關聯關係)：任務
- Property(屬性)：截止日
- Calculate(計算)：Earliest date(最早日期) 或 Latest date(最新日期)
👉 很適合放在 Dashboard，快速看到壓力最大的專案。
🌟 範例 5：彙總金額（費用／預算）
常見於：
- 婚禮費用
- 專案成本
- 訂單金額
- 生活支出
Rollup 設定：
- Relation(關聯關係)：消費紀錄
- Property(屬性)：金額
- Calculate(計算)：更多選擇 → Sum(總和)
👉 自動算總額，完全不用手動加。
🌟 範例 6：顯示關聯資料的狀態（純閱讀）
例如在「專案」中看到「任務狀態列表」。
Rollup 設定：
- Relation(關聯關係)：任務
- Property(屬性)：狀態
- Calculate(計算)：Show original
👉 很適合快速掃描整體狀態。
五、Relation & Rollup 最常見的 5 個錯誤
❌ 1. 沒想清楚資料結構就亂連
✔ 先想清楚「誰屬於誰」
❌ 2. 一個資料庫塞太多角色
✔ 任務、專案、目標請分開
❌ 3. Rollup 看起來沒反應
✔ 檢查是否有真的連到資料
❌ 4. 想用 Rollup 直接改資料
✔ Rollup 只能「讀」，不能「寫」
❌ 5. 不搭配 Formula 使用
✔ 真正進階的系統，一定是 Rollup + Formula
六、Claire's Lab 系統設計心法（很重要）
在我設計 Notion 模板時，幾乎都遵循這個結構：
資料輸入 → Relation 串接 → Rollup 彙總 → Formula 解讀 → Dashboard 呈現
你看到的：
- 進度條
- 自動統計
- 年度回顧
- KPI 計算
- 專案總覽
背後幾乎都是 Relation + Rollup 在運作。
結語
如果你已經會用 Notion，但總覺得「還差一點點」，
那個「關鍵的一點點」，幾乎一定是 Relation & Rollup。
一旦你真正掌握它們，你會發現：
- Notion 不再只是記錄工具
- 而是會「自己幫你整理、計算、回饋狀態」的系統
