█催款不是翻臉，是把話說好
說到「催款」這件事，大家心裡難免都會糾結一下。
在台灣做生意，我們最講究的是「情份」跟「面子」。
業務好不容易把單談下來，產品也順利出貨了，結果時間到了款項卻沒進來…
這時候心裡的小劇場就開始演了：
「是不是對方財務出狀況？」、
「現在去催會不會傷感情？」、
「會不會以後生意做不成了？」
其實，這些擔心都是人之常情；
但我們換個角度想，公司的營運需要現金流，把該收的錢收回來，是對自己公司負責，也是維持雙方長期合作健康的基石。
在會計部門或業務第一線打滾久了，你會發現，絕大多數的遲付款項，真的不是對方惡意賴帳。
很多時候，只是大老闆出國簽核卡住、對方財務出納剛好請假，或者是發票寄丟了這種「行政流程」上的小失誤。
所以，我們在開口催款時，心態上要先設定為「善意的提醒」，而不是「興師問罪」。
這篇文章就是為了幫大家解決這個「難以啟齒」的痛點，如何在不得罪客戶、不傷和氣的情況下，優雅又專業地把努力付出的應得回報收回來。
這不只是討錢，這是一門「關係維護」的藝術啊！
把話說好，生意才能做得長久；把帳收清，晚上才睡得安穩。
█三段溝通級距：從柔到穩的實戰話術
催款就像煮開水，火候要慢慢加。
我們將溝通分為三個階段：剛過期時的「溫馨提醒」、過了幾週後的「確認進度」，以及真的拖太久時的「提供協助」。
每一階段都有適合的英文關鍵字與對話策略。
↪第一階段：溫馨提醒 (Friendly Reminder)
時機：款項剛過期 1-3 天，或者甚至是到期日前 1-2 天。
- 心態：預設對方只是忙忘了，或是系統轉帳有時間差。
- 關鍵字：Follow up (跟進), Outstanding amount (未付款項)。
●情境模擬：電話 / 通訊軟體
You: Hi Sarah, just a quick friendly reminder that invoice #12345 was due yesterday. I know you've been super busy with the launch!
Client: Oh my gosh, I completely missed that. Thanks for letting me know.
You: No worries at all! Just wanted to follow up before the weekend. Let me know if you need a copy of the invoice again.
Client: I have it. I'll ask our finance team to process it today.
★中文翻譯：
你： 嗨 Sarah，溫馨提醒一下，發票 #12345 昨天到期囉。我知道妳最近忙著產品發表，辛苦了！
客戶： 天啊，我完全沒注意到。謝謝妳提醒我。
你： 沒事沒事！只是想說週末前跟妳 跟進 (follow up) 一下。如果需要我再傳一次發票檔案跟我說喔。
客戶： 我有檔案。我今天會請財務去跑流程。
✈實用句型補充：
- 「歹勢打擾一下，想說發票昨天到期了，可能有漏看，提醒您一下～」
- 「只是做個 routine 的 follow up，不用太緊張。」
- 這裡用到 Outstanding amount 表示「未付金額」，這是一個非常中性、專業的詞，比直接說 "You owe money" (你欠錢) 好聽一百倍。
↪第二階段：確認進度 (Checking Status)
時機：過期 1 週以上，且第一次提醒後沒有下文。
- 心態：需要具體的承諾日期，不能再模糊帶過。
- 關鍵字：Overdue (逾期), Settle the bill/account (結清帳單/帳戶)。
●情境模擬：稍微正式的 Email 或電話
You: Hi Mark, I'm checking in on the status of the outstanding payment for invoice #9988.
It is now a week overdue.
Client: Sorry, our internal approval process is taking longer than expected.
You: I understand these things happen.
Could you please let me know when we can expect to settle this account?
I need to update my finance team.
Client: It should be done by this Friday.
★中文翻譯：
你： 嗨 Mark，我想確認一下發票 #9988 的 未付 (outstanding) 款項進度。目前已經 逾期 (overdue) 一週了。
客戶： 抱歉，我們內部的簽核流程比預期還久。
你： 我了解這種情況難免。能不能麻煩您給我一個時間，大約什麼時候可以 結清這筆帳 (settle this account)？
我需要回報給我們會計那邊。
客戶： 應該這個禮拜五可以完成。
※根據 Cambridge Dictionary 的定義，settle 在商業上有 "to pay money that you owe" (支付欠款) 的意思，通常指「解決」或「結清」一筆債務或帳單。
用 "settle" 這個字給人一種「我們一起把這件事解決掉」的感覺，具有建設性。
↪第三階段：提供協助 (Offering Assistance)
時機：過期 2 週以上，或者對方顯得有困難。
- 心態：假設對方遇到困難（可能是現金流問題，也可能是對發票內容有疑問），主動伸出援手以降低對方防禦心，順便施壓。
- 關鍵字：Remit payment (匯款), For accounting purposes (為了會計作業)。
●情境模擬：解決問題導向
You: Hi Lisa, we still haven't received the payment for invoice #5678.
Is there any issue with the invoice details or the bank information provided?
Client: Actually, we've been having some trouble with our online banking system lately.
You: I see. Is there anything we can do to help?
Alternatively, could you please remit payment via check if that's easier?
We just need to close the books for accounting purposes.
Client: A check might work better. I'll arrange that.
★中文翻譯：
你： 嗨 Lisa，我們還沒收到發票 #5678 的款項。
是不是發票內容有問題，還是我們提供的銀行帳號有誤呢？
客戶： 其實是我們最近網銀系統有點問題。
你： 了解。有什麼我們可以協助的嗎？
或者，如果你們方便的話，是否可以改用支票 匯款 (remit payment)？
我們主要是 為了會計作業 (for accounting purposes) 需要把帳結掉。
客戶： 支票可能比較方便。我來安排一下。
※這裡用到的 remit，依據 Cambridge Dictionary 定義為 "to send money to someone" (匯款/寄錢)，這是一個比較正式的詞，適合在需要明確指令時使用。
■讓流程當壞人：第三人稱與制度話術
在台灣職場，我們很怕「催錢」會變成針對個人的攻擊。這時候，最好的防身術就是「推給制度」。
你不是那個愛討債的人，你只是公司龐大機器裡的一顆螺絲釘，你也身不由己。
這種「我也是被逼的」立場，往往能瞬間拉近你跟客戶的距離，變成「同一陣線」的戰友。
✈常用的「擋箭牌」名詞：
- Accounting Department / Finance Team (會計部/財務組)：永遠的黑臉擔當。
- Audit requirements (審計要求)：聽起來就很嚴肅，不得不遵守。
- Month-end / Year-end closing (月底/年底結帳)：時間壓力的最佳藉口。
- System auto-notification (系統自動通知)：不是我要寄的，是電腦寄的。
●小劇場：推給會計部 (Blaming Finance)
You: Hey Tom, my accounting department keeps asking me about the status of this invoice. I'm trying to hold them off, but could you give me an update so I can get them off my back?
Client: Oh, sorry to cause you trouble! I'll get it sorted today.
★中文翻譯：
你： 嘿 Tom，我們 會計部門 一直在問我這張發票的狀況。我一直在幫你擋，但能不能麻煩你給我個進度，讓我好跟他們交差？
（這裡用 "get them off my back" ，表示你也很無奈。）
客戶： 抱歉抱歉，害你麻煩了！我今天處理。
※中文話術重點：「不好意思啦，會計小姐一直在催月底要關帳了 (month-end closing)，她那邊系統鎖住不能結，再麻煩您幫忙趕一下。」
●小劇場：推給系統政策 (Policy & Audit)
You: Hi Jessica, due to our company's audit requirements, any account over 60 days overdue is automatically flagged by the system. I wanted to let you know before the system sends out a formal notice.
Client: Thanks for the heads-up. I'll pay it now to avoid the flag.
★中文翻譯：
你： 嗨 Jessica，因為我們公司 審計 (audit) 的規定，任何 逾期 超過 60 天的帳號都會被系統自動標記跳出來。我想說在系統寄出正式通知前，先私下跟妳說一聲。
客戶： 謝謝妳提前跟我說。我現在付，免得被標記。
※中文話術重點：「這不是我能決定的，是上面規定的 (company policy)，超過時間系統會自動鎖單，我怕影響到你們下次叫貨的權限，所以趕快先跟您說。」
█術語補給站：有憑有據的用法與提醒
為了展現專業，有些專有名詞我們不能亂用，也不能聽不懂。以下整理了幾個商務催款與付款條件中常見的術語，讓你在談判時更有底氣。
♣Dunning (催收程序)
根據 Investopedia 的定義，Dunning 是指「有系統地與客戶溝通，以收取應收帳款的過程」。
它源自 17 世紀的動詞 "to dun" (討債)。
在公司內部會議可以用這個字（例如：Dunning process），但絕對不要對客戶說 "I am dunning you"（我在討債），這非常有攻擊性。
※這是內部流程用語。
♣Net Terms (付款條件)
如 Stripe 與 Tipalti 所述，Net 30 代表發票日後 30 天內需全額付款。常見的有 Net 15, Net 30, Net 60。
有些會搭配折扣如 "2/10 Net 30"（10 天內付打 98 折）。
要搞清楚起算日是「發票日」(Invoice Date) 還是「到貨日」(Receipt of Goods)。
雙方認知不同常導致誤會，記得在報價單上就先白紙黑字寫清楚。
♣Overdue vs Outstanding
Outstanding 指「未償付的、未解決的」，是中性詞。
Overdue 指「過期的、延誤的」，帶有負面意涵，表示已經違約。
催款初期請多用 Outstanding（這筆款項還在外面流浪），等到真的遲了很久、需要施壓時，再用 Overdue（這筆款項已經遲到了）。
♣Settle vs Remit
依據 Cambridge，Settle 側重於「解決債務關係、結清」。
Remit 則側重於「匯款、傳送金錢」這個動作。
想表達「我們把帳結一結吧」用 Settle；想表達「請把錢匯到這個戶頭」用 Remit payment to [Account]。
█拿來就用：主旨、節奏與信件範本
這裡幫大家準備了可以直接複製貼上的範本。
記得，主旨行 (Subject Line) 是決定信件會不會被打開的關鍵，要清楚但不要像垃圾郵件。
- 溫和： Invoice #12345 - Friendly Reminder (發票 #12345 - 溫馨提醒)
- 標準： Follow up on outstanding invoice #12345 (跟進未付發票 #12345)
- 詢問： Payment status for Invoice #12345? (詢問發票 #12345 付款狀態)
- 急迫： Overdue: Invoice #12345 due on [Date] (逾期：發票 #12345 已於 [日期] 到期)
- 最後通牒： Urgent: Final Notice regarding Invoice #12345 (緊急：關於發票 #12345 的最後通知)
⏱ 建議提醒節奏 (Cadence)
到期日 + 3 天：溫馨提醒 (Email)。這時候只要輕輕點一下，假設對方只是忘了。
到期日 + 10 天：確認進度 (Email + 電話)。詢問具體付款日期，語氣轉為堅定。
到期日 + 20 天：提供協助/施壓 (電話)。了解是否有困難，並搬出公司政策。
●範本 A：確認進度型 (Status Check)
這個範本適合在過期一週左右使用，語氣專業且直接。
Subject: Following up on Invoice #12345 for [Project Name]
Hi [Name],
I hope you’re having a good week.
I’m writing to follow up on the status of invoice #12345 for $[Amount], which was due on [Due Date]. I haven't seen the payment come through yet.
Could you please check if this has been sent out? If not, could you let me know when we can expect it to be settled?
Attached is a copy of the invoice for your reference.
Thanks for your help!
Best regards,
[Your Name]
★中譯重點：
希望你這週過得不錯。
我寫信來跟進那張 [日期] 到期的發票，目前還沒收到款項。
能否幫我確認一下是否已匯出？
如果還沒，大約何時可以結清呢？
●範本 B：提供協助型 (Offering Help)
這個範本適合在過期較久，或者你懷疑對方有困難時使用，用「協助」包裝「催款」。
Subject: Re: Invoice #12345 - Is there anything we can help with?
Hi [Name],
We noticed that invoice #12345 is now [Number] days overdue.
We value our partnership and want to ensure everything is in order. Is there any issue with the invoice or the service provided that is holding up the payment? If you need any clarification or a different payment method (e.g., credit card link), please let us know.
Our accounting team is looking to close the books for the month, so your assistance in remitting this payment would be greatly appreciated.
Thank you,
[Your Name]
★中譯重點：
我們發現發票逾期 [天數] 天了。
我們很重視彼此的合作，想確認是不是發票或服務有什麼問題卡住了？
如果需要澄清或換個付款方式（如刷卡連結），請告訴我們。
會計部門正要關帳，如果您能協助儘快匯款，我們會非常感激。
█誰來心疼會計–公司裡最黑臉的守門員
說到這裡，我們好像都把會計當成了擋箭牌。
但說真的，會計在公司裡的角色，就像是球隊的「守門員」。
為了守護公司的資產和制度，他們必須一絲不苟，這種嚴謹在其他人眼中，就變成了「臉黑」或「難溝通」。
下次當你順利收到款項時，不妨對會計同事表達一下感謝：
「多虧你盯著這筆帳，錢順利收回來了！我知道這工作真的不輕鬆，辛苦了！」
(英文可以說: "Thanks for keeping an eye on this! I know your job isn't easy.")
一間運作良好的公司，正需要一個「臉夠黑」的會計，才能讓業務無後顧之憂地去衝鋒陷陣，不是嗎？
█結語：保住人情味，款項自然來
講到最後，其實催款就是一場心理戰。
在商場做生意，山水有相逢，誰都不想因為幾張發票把關係搞僵。
記住一個重點：把情緒留給下班後的啤酒，上班時就把「壞人」的角色交給「公司制度」和「會計流程」去當。
只要你的語氣夠柔軟，但立場夠堅定，讓客戶覺得你是在「幫他解決帳務問題」而不是在「找他麻煩」，通常對方都會不好意思，趕快把錢匯過來。
畢竟，生意是要做長長久久的，把話說得漂亮，錢收得進來，這才是真正的職場高 EQ。
祝大家的應收帳款 (AR) 都能準時歸零，現金流滿滿！
