以前做這件事，我不知道要花多久——產出一份「年度專案時程表」。 光是這七個字，以前的我看到就頭皮發麻。
你做過真正的甘特圖嗎？
你有沒有做過甘特圖？ 我說的不是那種五個工作項目、兩週時程的小東西。 我說的是：跨部門、跨工作項目、細項對應查核點、時程一整年、最後還要同步出報價單的那種。
這次的案子就是這樣——政府補助企業的品牌再造案，工作項目包括網站建置、亞馬遜電商、品牌 CI 設計、產品頁、包裝設計、國外網紅合作、社群經營、電子報發送。每一項都是獨立的工作量，每一項底下還有細項，每個細項還要對應不同的查核點。然後全部要排進一張工作計畫表，時間軸是一整年。
以前的「土法煉鋼」是怎麼做的？
先搞清楚要做什麼，這件事真的有夠花時間，然後開始填表。
每一條色塊要手動拉、時間自己填。填完要回頭確認時間有沒有算錯——
因為一定會算錯，若某個階段的結束日期和下一個的開始日期對不上，然後整排都要重改。
一年份的東西，這樣來來回回，半天就過去了。 而且還不一定完整。因為有些細項根本想不到，要等到後來才發現漏了。 然後再補，再對時間，再確認。這就是傳統專案管理中最消耗心力的部分。
這次我換了一個做法：讓 AI 成為我的專案管理工具
這次我換了一個做法。 我把需求告訴 AI。 不是「幫我做一張甘特圖」那種模糊的指令。 是把整個案子的背景、工作項目、查核點邏輯、時間軸範圍一起輸入進去，讓它理解這份東西要長什麼樣子，然後直接輸出Excel時程表。
第一版出來的時候，我的反應是：真的是神奇到不行。 雖然說不完美，但是它 80% 框架已經有了。大項目在、細項在、一年的時間軸、色塊…每個階段的先後邏輯也對。不需要從零開始尋找Excel模板，只需要在上面做調整。
釐清過程：精確指令才是質感的關鍵
第一版出來之後，有些細項的順序不對，有些時間節點需要微調，有些查核點的描述方式跟業主慣用的語言不一樣。
所以我把問題一個一個跟 AI 講清楚，指令要說得很精確——不是「這邊改一下」，是「這個項目的完成日期要往後兩週，因為它依賴前一個項目的交件，而前一個項目的時間是...」。 來回修改了幾輪。
後來我還多要了一個版本。在原本的時程表旁邊加一欄「提前版本」——就是如果每個階段都提早完成，最快可以跑到哪裡。這個版本是我內部執行要看的，我做事總會提前幾天給自己彈性調整。
這不是 AI 取代你，是你的角色變了
以前做甘特圖，我的工作是：想清楚有什麼、填進去、確認沒漏、對時間、確認沒算錯。 這些事情消耗的都不是什麼高階思考，是注意力和時間，很低效的產出。但不做又不行，因為它是後面所有工作的基礎。
現在 AI 幫我把這一層做掉了，我直接進入「這個框架對不對、要怎麼調整、業主會在意什麼地方」的判斷。 同樣的時間，做的事情不一樣。 消耗的程度不一樣。 最後出來的專案管理品質也不一樣。
最深刻的價值：看見專案的「全局觀」
有一件事我一直很有感。 以前做一年份的時程表，我腦袋裡永遠沒有一個清楚的「全局」。我知道有這些工作，但它們在時間軸上長什麼樣子、哪個卡哪個、哪個可以平行進行——這些東西在腦袋裡都是模糊的。
現在 AI 幫我把那個全局先建出來，我看著那張圖，反而第一次有一種感覺：「啊，一個案子是長這樣的。」 它幫我把模糊的東西變成看得到的結構，然後我在那個結構上做決策。 這才是我覺得最有價值的地方——不是省了多少時間，是讓我能在更好的位置上工作，發揮真正的進度管理價值。
給你的實戰練習：減少你的「瑣事時間」
如果你也花很多時間在「填表」而非「思考」，試試看：
- 結構化你的需求：在跟 AI 索取Excel模板前，先列出所有相依關係（誰要在誰之後）。
- 精確化指令：具體說明時間推算的邏輯（例如：每階段需間隔 3 天查核）。
- 從框架切入：先讓 AI 給出全局，你再來負責「質感微調」。
你上次花最多時間在哪個環節？如果也是這種「做清楚就要半天」的事，留言告訴我，說不定我有方法。
你也曾經被「拉甘特圖」折磨過嗎？歡迎分享你最崩潰的專案經歷！
如果這篇「高效專案管理術」對你有幫助，請按愛心收藏！
追蹤我，一起用 AI 奪回時間主權，做更高階的決策！
