第一次在工作中接觸 AI 工具時，我的心情其實相當矛盾。一方面，周遭不斷出現「AI 可以大幅提升效率」的說法；另一方面，身為非資訊背景的行政人員，我也不免擔心—— 這會不會只是另一個「看起來很厲害，實際上卻很難用」的新工具？於是，我帶著一點期待，也帶著一點保留，開始把 AI 放進我的工作日常。
🔍 AI 進入行政工作，不是從「革命」開始
與想像中不同的是，AI 並沒有一開始就帶來翻天覆地的改變。它進入行政工作的方式，反而相當安靜而漸進：
- 幫忙整理會議重點
- 協助重寫較難表達的文字
- 提供不同版本的說明方式
- 協助檢視流程是否有遺漏
這些事情，看似微小，卻正好卡在行政工作最花時間、也最消耗心力的地方。我逐漸發現，AI 並不是來取代工作，而是介入那些「反覆、瑣碎、但又不能出錯」的環節。
🧠 AI 真的讓工作變簡單了嗎？
如果只看結果，答案或許是「有一點」。但若從過程來看，事情其實沒有那麼單純。
使用 AI 的前提是：你必須先知道自己要問什麼、要做什麼。
對行政人員而言，這意味著：
- 要先釐清需求
- 要能描述情境
- 要判斷結果是否「可用」
換句話說，AI 並沒有替我們省去「思考」， 而是把「思考的品質」變成影響成果好壞的關鍵。
⚖️ 效率提升的背後，是責任的重新分配
在行政工作中，效率從來不是唯一的考量。比起「快」，我們更在意的是「對不對」、「會不會出問題」。當 AI 參與工作流程後，一個新的問題開始浮現：這些產出的內容，誰要負責？
即使 AI 能快速生成文字、摘要或建議，最終做出判斷、承擔責任的，仍然是人。
因此，AI 帶來的並不只是效率，也讓行政人員更清楚地意識到：哪些工作可以輔助，哪些判斷不能外包。
🌉 非資訊背景，反而更容易保持距離感
作為非資訊背景的人，我在使用 AI 時，反而多了一層保留。我不會完全相信它的答案，也不會把它視為「標準解法」。這種距離感，讓我更傾向把 AI 當成：
- 一個協助我認識AI的顧問
- 一個協助整理思緒的工具
- 一個提供不同角度的夥伴
但卻不是一個可以直接交付結果的角色...
回頭看，這樣的使用方式，或許正好符合行政工作的特性—需要輔助，但不能失去判斷。
🏢 AI 進入組織，也是一場文化調整
在資訊處的工作中，我逐漸感受到，AI 工具的導入不只是個人選擇，而是組織層級的議題。
當部分同仁開始使用 AI 協助工作，其他人可能會產生新的焦慮：
- 我是不是跟不上？
- 我的工作會不會被取代？
- 我這樣做合不合規？
如果組織沒有清楚的定位與討論空間，AI 很容易成為「私下使用，卻不被明說」的灰色地帶。
✨ AI 沒有讓行政工作變簡單，但讓我看清楚什麼更重要
使用 AI 一段時間後，我的結論其實相當保留：AI 並沒有讓行政工作變得「簡單」，但讓許多原本隱而不見的問題浮現。
它讓我更清楚地看見：
- 哪些工作其實依賴經驗與判斷
- 哪些流程本身就不夠清楚
- 哪些責任，無法被工具取代
也因此，我開始把 AI 視為一面鏡子，映照出行政工作的真實樣貌，而不只是效率神話。
