在資訊建置的討論中，「從紙本走向系統」經常被視為一條必然的進步路徑。流程電子化、資料數位化、管理更有效率—這些說法，聽起來理所當然，也幾乎無可反駁。但在實際工作現場，我一次又一次地看到：真正讓人感到困難的，從來不是系統怎麼操作，而是「工作方式被迫改變」本身。
🗂️ 紙本，不只是工具，而是一種工作安全感
對許多行政人員而言，紙本流程並不只是「舊方法」，而是一套長期累積下來、讓人感到安心的工作方式。
紙本有幾個特性，常被低估：
- 看得到、摸得到，錯了還能補
- 可以依經驗彈性調整順序
- 不完全正確，但「大致可行」
這些特性，讓行政工作在高度複雜、例外頻繁的情境中，保有一種人為調節的空間。當流程被系統化後，這些彈性往往消失了。
💻 系統帶來的，不只是效率，還有壓力
系統的世界，講求的是：一次到位、資料正確、流程不可逆。
對管理者而言，這是效率與可控性的提升；但對第一線行政人員來說，卻可能意味著：
- 一旦填錯，就留下紀錄
- 每一步都被追蹤
- 原本「可以再確認」的空間消失了
於是，系統不再只是工具，而成為一種新的壓力來源。這也是為什麼，在許多系統上線初期，行政人員會抗拒。抗拒的原因往往不是來自於「不會用」， 而是來自於「不確定這樣用，會不會出錯」。
🧠 所謂抗拒改變，很多時候其實是自我保護
在會議或檢討中，我常聽到一句評價：「同仁對新系統比較排斥。」
但如果把視角拉近一點看，會發現這種「排斥」，往往伴隨著高度的責任壓力與風險意識。行政人員清楚知道，一旦流程出錯，影響的可能是學生、教師、經費，甚至制度本身。在這樣的情境下，對新系統保持保留的態度並不是保守，而是一種謹慎。
因為「改變」從來不是中立的，它會重新分配責任並可能承擔與過往不同的風險。
🌉 站在中間的位置，看見被忽略的情緒成本
作為非資訊背景卻參與資訊建置討論的人，我愈來愈清楚地感受到一件事：數位轉型，除了技術成本，還存在著「情緒成本」。 這些成本，包含了：
- 對犯錯的焦慮
- 對新流程的不確定感
- 對自身專業被否定的擔憂
但在專案時程與成果指標中， 這些情緒，很少被正式納入考量。於是，它們只能在系統上線後，以「使用不順」、「抱怨增加」、「私下繞流程」的形式浮現。
🏢 如果不處理文化，系統永遠只停在表面
從紙本到系統，表面上是工具的轉換，實際上，卻是一場深層的文化調整。
如果組織只要求「照流程走」，卻沒有提供足夠的理解、緩衝與支持，那麼，系統終究只會被「使用」，而不會被「信任」。而沒有信任的系統，即使功能再完整，也很難真正融入日常工作。
✨ 改變之前，或許該先問的不是技術問題
這兩年的時間我逐漸學會了，在每一次談論系統之前，先停下來問幾個看似不那麼「技術性」的問題：
- 這個改變，對行政人員意味著什麼？
- 他們失去了什麼，又得到了什麼？
- 組織是否準備好，陪伴這段轉換期？
這些問題，沒有快速答案， 卻可能決定一個系統是成為助力，還是新的負擔。
