我做了一張 Google Sheet，專門給自己和主管追蹤每一筆訂單的狀態。
設計的初衷很好——讓人一眼就能看出哪張單在生產、哪張還沒收款、哪張已經出貨。
說來有點尷尬，公司其實沒有一套統一的訂單追蹤系統。
每個同事都有自己的方法，有人用筆記，有人用自己的表格，有人靠記憶。
這張 Sheet 是我自己建的，為了讓自己和主管能有個清楚的全貌。
但實際上，這張表幾乎從來沒有「即時」過。
問題出在哪？
公司的 ERP 系統因為權限限制，沒辦法直接跑出當前的訂單狀況。
所以我的工作流程變成這樣：
> 執行完動作 → 記得回去補填表格
「記得」這兩個字，就是問題所在。
忙的時候，補填這件事很容易被往後推。
推著推著，表格就落後了。
表格一落後，它存在的意義就消失了。
轉折點
某天我在整理訂單的時候，突然有個念頭：
「如果我本來就要發 Email 通知，那可不可以讓這封 Email 同時完成紀錄？」
我把這個想法丟給 AI，說明了我的需求。
接下來發生的事讓我有點驚訝——
我只需要說清楚「我想要什麼」，其他的事情 AI 幾乎都幫我想好了。
邏輯怎麼設計、程式怎麼寫、欄位怎麼對應，一步一步引導我完成。
最後我們用 Google Apps Script 建立了一個自動化流程——
只要發一封格式化的 Email，主旨裡帶上訂單編號和動作關鍵字，系統就會自動去 Google Sheet 找到對應的那一列，更新正確的欄位。
- 發採購單 → 自動新增訂單列
- 確認全款 → 自動更新付款狀態
- 通知出貨 → 自動標記已發出貨通知
不需要多一個步驟，不需要「記得回去補」。
做完之後我意識到兩件事
第一，這張表從「記錄過去發生了什麼」，變成了「反映現在的狀況是什麼」。
這個差距，比我想像的重要很多。
第二，跟 AI 協作這件事，門檻真的比我以為的低。
以前我會覺得「自動化」、「寫程式」離我很遠。
但這次的經驗讓我發現，最難的部分其實是想清楚自己要解決什麼問題。
需求確認好了之後，剩下的事情，AI 可以讓它變得無比簡單。
很多工作流程上的摩擦，其實不需要換系統、不需要大工程。
有時候，一個針對性的小工具就夠了。
而找到那個解法的過程，往往從一個問題開始：
