(硬體)產品經理一二三 (系統架構/專案採購)

專案管理及匯報

專案管理軟體市面上已有很多專案管理軟體，其中比較有名的包括wrike、asana、MS project、Smartsheet、monday，如果組織龐大，年預算超過120萬的，可以試試Workfront。有些根據授權人數收費，有些根據實際使用人數收費。我自己習慣使用Smartsheet，因為版面直覺好用，管理員可以設定有任何改動，就會發郵件通知，並且在打開頁面時，特別標示出改動的格子，這項功能非常好用。雖然不斷發布更新版本，但是很奇怪一直沒有放入baseline這項功能，baseline是用來比較原定時程跟實際時程之間的差異，但我們一般採滾動計劃法，所以baseline也是會一直調整，我認為意義不大(微軟的Project可以設定10組baseline，但是印象中到第8組就會出問題)。

個人最不推微軟的Project，價格上沒有比較便宜，且看似有很多功能，有些根本無用，有些必需按照特定順序才能使用。而且介面非常難看，工程師只能看到自己配指派到的部分，但是對於整個案子的樣貌，誰正在忙甚麼，現在是超前還是落後，自己的進度會帶來多大的影響，這些完全看不到。這等於是把工程師當機器人，只要把專案經理分配的任務，在要求時間內完成就對了，其他完全不需要知道。這種軟體背後的思維，對於橫向交流溝通非常不利，也很難培養工程師的主動積極性。總而言之，我希望團隊成員，都能充分了解整個案子樣貌，了解自己在案子中該扮演的角色以及期待，並肯定成員在專案中發揮的價值。

包括我上一篇文章裡談的，你選擇的軟體，你的用字(動詞+名詞)，都有其背後的意義，而這些意義，跟公司文化及價值觀有很強的連結，選擇不只是功能及價格的比較，所以只要肯留心，你都可以從這些細節中，了解公司真正重視的價值。

大家也可以分享一下，使用專案管理軟體，你喜歡哪些功能，或是發現哪些問題

專案採購和產品採購

隨著專案推進，設計逐漸成形，並且準備下單採購，如果專案開發是為了量產，那在開發階段的採購可能就會讓採購部門進行。但是麻煩的地方在，初期就要先建料號，並且通過設計審核，才能開請購單，讓採購去詢價議價。但是很多時候工程師還不確定是否合用，他們可能只想趕快拿到東西，先進行測試，如果審批花了這麼時間，勢必壓縮後面的組裝驗證的時間。

在選料上，你可能會想說挑大牌子，驗證期可以縮短一些，但是賣給你之前要先背景調查，然後說跟上面申請樣品，整個過程可能好幾個月。這回到我之前有提過，產業分析部分，你要很清楚知道哪些是關鍵零組件，在哪些通路或管道可以取得，背景調查很多時候就走個形式。即便順利取得，有時也別高興太早，有可能是沒有保固的工程樣品，要是發現問題，很有可能找不到人支援，尤其韌體更新這一部分。有時採用大陸製品，配合度還算高，可以為你少量修改設定，交期能快一些，而且雙方都不用倒時差，又都說中文，溝通上方便很多。

工程師跟採購，雙方可能手上都會有一些廠商資源，但是如果讓專案自行採購，會有什麼利弊?工程師採購不一定會比較貴。但是碰到第一次交手的，對方要求填具客戶資料，進行背景調查，或是碰到喬交期，或是品質不良衍生的保固求償，這些都不是工程師所在行的。一般運作原則：誰執行誰獲利誰負責，這時候最後還是專案經理要出來幫忙收尾。

而當專案結束時，總會或多或少有些餘料，但是財務並沒有設立一個虛擬的總帳，供餘料轉回使用。既然東西沒用完，沒人管理去向，也沒地方退回，就可能散布在辦公室各個角落，成為俗稱的黑料，而這些黑料，很有可能在急需時，能救你一命。但是究竟有多少，又在誰手上，我想沒有人能說得清。還有一點，如果這個專案結案後，可能經過幾個月，客人拿著樣品巡迴展覽獲得好評，確定要下單，那誰負責建立正式零件檔？

【中央採購案例分享】 中央採購是透過合併不同專案的採購需求，以規模經濟為原則，向供應商議價。但是這樣往往就無法配合專案的時效性，太晚拿到零件，可能造成後期組裝跟驗證時間太趕，人員加班完成，或長時間高強度下工作，可能不留神裝錯了，造成零件損壞，整體成本來說不一定比較便宜，而且一次性的大筆採購，不只簽核流程拉長，等於現金流也可能造成壓力，這也是一個需要考慮的。

這邊也可以參考我之前寫的文章，那一篇文的最後，特別提出：(產品)採購權應該放在採購部，還是產品部。這邊說的則是(零件)採購權應該在專案部，還是採購部。

【部門採購案例分享】 部門採購基本上就是以部門為利潤中心，以講求效率為原則，有是也接受其他部門的採購需求。我碰到比較多是部門採購跟中央採購的混血，但是根據國外研究，混血的方式，反而是所有採購運作中，最沒有效率的。 這邊給個極端的例子。事情是這樣，當時負責一個專案，因為部份零件規格特殊，例如說你整台份需要10個零件，找遍所有供應商，大家手裡都不敢壓太多庫存，所以可能要從三家掃貨，這家交4個，剩下兩家各3個，好不容易湊齊 (而且其中一個壞掉我就BG了)，但是買到了還有交貨的問題。這三家交貨，有可能這個先到3個，那個先到2個，零零散散的交貨拉特別長，當時心裡會先躊躇「有必要放這麼細節嗎」，但是想到一定會被挑出來問，還不如主動出擊，說明原委以及可能衝擊。但是使用的零件不只有一個是這樣，真的光查料況就飽了。工程師堅持一定要所有料都到了，才會一次領出，因為擔心太早領，東西放著就不見了(發生過多次)；但是拖到要組裝了才領料，如果此時才發現有問題，很有可能已經超過申訴時效，這時候處理起來相當棘手了。當時一心想要開發各種產品，可以接到訂單，同時盡快放量，把成本降下來，所以營運策略上，對於QC的人員設備的投入不夠，所謂的入料，只有擺進倉庫，IQC經常被省略了。 這樣的問題經過開會討論，結論是：還沒走到量產的零件，都不歸營運管理，所以專案人員自行採購，自行追料，自行保管，等於採購就脫身了，這些零件就算在「部門採購」，基本上專案經理要負責。所以從這例子可以看到幾件問題：

• 中央採購及部門採購的混血案例
• 多源採購及可能問題
• 採購不只有下單而已，還有金流，以及物料管理(被偷、入料、餘料歸帳)

【工廠採購案例分享】 一般下單給工廠，工廠自行採購料件，交付成品給我，不就這麼簡單嗎。這個案例提出一個特殊做法，不知道有沒有公司這樣運作方式。當時因為產品使用的是特規原料，只能透過特殊管道取得，而工廠因為採購很菜，怕用英文溝通過程出錯，所以請我司帶料，他們再從產品價格中扣除此項費用。工廠自己直接買當然是最省錢的，但是考量的工廠管理成本，即便我們加收10%處理費，權衡之下還是願意由我們帶料。但是我個人很不喜歡這樣，代表工廠能力不足，要是出了問題也容易互踢皮球。

你有碰過很特殊的採購方式嗎? 

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小趣談

之前接觸很多大陸工廠，位處二三線城市，底下工人很多時候做起事來，經常沒有那麼規範。車間不可能有冷氣，曾經有試用水冷扇，結果導致鋼材生鏽，沒多久就撤掉了。酷暑時節，要進車間每次後背都是整片濕掉，然後我們去買冰棍，那是用白糖水製成的，小小一根就賣1毛錢。我們都是一人含一支，然後往車間裡衝，靠著冰棍幫助降溫，把該紀錄的該巡查的，都辦好了就趕緊退出，回到測試中心吹冷氣。到了冬天，車間不可能供暖，北方地區很多工人，中午吃飯都會喝點白酒驅寒，但是也造成了一些工安事件，不過這是人家自家的事，所以我也不管。後來工廠管理層，索性安裝一台酒測儀，上工前每個人都要測一下。

還有就事，這種鄉下地方，偏方特別多，在做原型機時，有的嫌熱嫌麻煩，焊接時不想戴保護面罩，下班回家兩眼疼痛發紅。剛好那陣子他妻子生寶寶，有點母乳，也不知道哪聽來的偏方，說母乳可以治百病，他就拿來當眼藥水，滴在眼睛上，說也神奇，點了幾次症狀就全消了。