最強工作習慣Part 1｜還在加班？時間管理的5大技巧

讓工作量大幅減少，在短短3個月之內實現零加班！作者吉田幸弘以自身經驗分享如何在提高產出的同時避免加班。《最強工作習慣：高產出的人做的事跟你不一樣》一書以總共5個大類，42個方式，幫你打造高效率、高產出的工作節奏，不但天天準時下班，還能事業、人脈兩得意！

一、書籍介紹

二、心智圖

三、遠離加班！時間管理的5大技巧

1.進入工作狀態的儀式

作者說，

一大早到公司就看信，正是工作做不完的人的特徵之一

，早上剛到公司，腦袋其實還處於並不清醒的狀態，先進行泡咖啡、喝紅茶、做伸展操這類的儀式，確實將身心切換到工作模式後，不僅有助於維持一整天的良好節奏，判斷事物也會變得更加準確，例如回覆電子郵件時，就能精準判斷出「必須馬上回」與「可以晚一點再回」的郵件，作者也建議我們先處理緊急度高的信件，其他信件等到空檔再來處理」。躲進私人空間也是儀式的一種，新進職員經常被上司或資深職員吩咐做一些雜事，導致工作經常中斷，工時被拉長，此時若能躲到會議室這類可以集中精神的地方將有助於進行發揮創造力的工作，但前提是先跟長官報備，以免耽誤對方作業。

2.善用空檔、製造空檔

空檔有很多種，通勤的空檔、吃飯的空檔、聊天的空檔......

通勤時間本來應該是相當寶貴的空檔時間，可以用來吸收新知或確認當天的工作計畫

，相當初我在準備日檢，通勤時間就是我背單字的最好時段，而舉作者吉田先生的自身經歷，他以前會搶搭快速車上下班，但人滿為患的車廂簡直讓人動彈不得，雖然能早到公司，卻在上班前就徒增很多壓力與疲勞，因此作者開始改搭每站都停的普通車，乘客一減少，就有餘裕打開報紙，看手機也會更為方便。在午休時間，三五好友會聚在一起吃飯，作者建議我們可以改讓自己獨處，把這個空檔拿來充實自己或回覆郵件。而何謂聊天的空檔？這裡我提出自己的理解，就是注意同事們聊天的內容，有時解決問題的靈感就是在這樣不經意的對話中迸發出來的。最後的製造空檔，其實就是不要把行程排太滿，如此一來就增加可以臨機應變的時間，能夠從容應付突然到來的工作，或是審視以前的企劃書。

3.變通工作流程

將工作規畫為「構思時間」與「作業時間」，在構思階段，把龐大的工作切割成許多細節，同時從截止日倒退回去計算這一項項細節應該開始執行及完成的日子，例如業務同仁要在2月15日交型錄到客戶手上，最終檔案就必須在1月20日之前寄給印刷廠，而要如期寄出檔案，負責頁面設計的部門必須在1月10日前收到製作小組完成的檔案，但是12月20日到1月10日這段期間，由於正值新年假期，設計部門應該也會相當忙碌，如此一來，檔案必須最晚在12月15日之前交出……

唯有先看清楚終點，才能像這樣訂出明確的工作計畫。

但是事實上，

工作往往並沒有那麼單純。在很多時候，工作需要一些特別的處置

，這就是作者稱呼的「麥當勞模式」與「星巴克模式」的差異，雖然兩家店都有一定的作業模式，但星巴克更能因應每位客戶的不同需求，甚至能跟你攀談附近的觀光景點（不過這有可能是日本星巴克跟台灣的的差別）。每一份工作都花時間思考並非又累又沒有效率，事實上這反而

能讓工作的品質大幅提升。不僅客戶的滿意度會上升，也比較不會出現疏失。

4.抄襲

初見這個技巧，內心真的十分震撼，尤其對我這個歷史系兼插畫家出身的人而言尤其如此，抄襲不僅是學界禁忌，也是繪圈中經常被拿出來獵巫的話題，可說是我天天都會接觸到的，然而它竟然是職場中避免加班的技巧之一？讓我們看看作者要如何解釋他的觀點。

工作做不完的人，不管做什麼工作都習慣從零開始。

與吉田先生在同時期進入公司的同事總是銳利的發掘日常生活中的素材，例如只要發現不錯的飯店或觀光景點就會記到筆記本裡，看到不錯的企劃書，也會用做範本，有了範本之後，只要改掉客戶名稱、日期等細節，就是一份全新的企劃書，作者認為，重點在於掌握職位的主要工作，舉業務員為例，製作文件資料就是次要，與客戶建立良好關係才是主要，後者才是我們真正應該花時間執行的地方，

為了滿足自己的成就感而在次要工作上花太多時間，業績當然會不好看。

不過我認為在職場上，「抄襲」時理當拿捏有度，不然引起反對之聲就不好了，所以也是要看公司規範。

5.番茄工作法

即使在公司有一定的上班時間，但人的注意力是有極限的，從9點到12點連續專注3小時，即便早上是人的腦袋最清楚、做事最有效率的時間，長時段的連續作業仍舊會消磨你的精神，影響下午時段的作業，因此作者建議我們應該採用番茄工作法，它背後的原理是

如果感覺累了才休息，往往不容易完全恢復精神。但如果感覺累之前先休息，就可以一直維持在良好狀態

，但倘若25分鐘內無法完成一個階段的話，那不就被打斷了嗎？沒錯！就是要這樣！一旦這個階段被打斷，那麼在5分鐘後腦袋就能立馬銜接上你剛剛正在進行的事項，如此一來會比先做完一個階段再休息更快進入狀況。不過關於這段敘述，我雖然認同番茄工作法，畢竟我現在寫文章、看書，或以前準備日檢都是使用這個方式，而成效也確實不錯，但書裡也提到人的記憶力是有限的，把握所有一閃而逝的靈感迅速在筆記本裡記下，會成為工作上不錯的素材，如果是我的話，就會先筆記起來正在進行的以及將要進行的，不然憑藉著我貧瘠的記性肯定很快就忘了XD，並且，人腦的特性就是比起用手機或電腦打字，手寫的話思路會更為清晰，我現在就有在物色之後實習要用的筆記本，也許之後可以來實踐看看。

以上整理了5點避免加班、提升效率的方式，但這些其實是我將書裡的數個類似概念的技巧整合的結果，所以事實上不只5個。書裡還有很多我覺得蠻有趣的技巧，像是把工作分給別人、減少無意義的天花亂墜、勇敢走出跟一般程序不一樣的路等等，之後，我還會再整理一篇闡述職場中如何經營人際關係，會提到如何利用KISS法跟DESC法來向上司解釋目前遇到的困境，其實關鍵就在於主客觀的平衡，如果一個勁兒地跟上司說「我這裡人手不足能否派人來幫忙？」的話，反而會被以「不懂得體諒他人也有工作要做」被回絕，所以如果希望上司實現自己的某個請求，必須要應用話術。

四、金句（第1~3章）

• 午餐之後小睡十五到二十分鐘，就是所謂的「能量盹」，這對提高生產力有相當大的幫助……但要注意如果睡超過三十分鐘，就會進入深眠，反而會增強睏意，造成反效果
• 不害怕被討厭的人，反而不會被討厭
• 八成的工作成果來自於兩成的重要工作
• 只在真正重要的時候，才拿出自己的全部實力
• 與其害怕失敗，不如早點讓失敗發生
• 在職場上，過程與成果一樣重要。畢竟有好的過程，才會有好的結果
• 或許那個點子原本可以創造數百萬、數千萬日圓的價值，但是遺忘了，價值就等於零。

五、Hyread電子書折扣碼

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