菁英才懂的零失誤工作術｜又出包了！都是注意力的惹的禍！職場失誤5大原因與6個解決方法
更新於 2022/07/29閱讀時間約 11 分鐘
**本文寫於2022/6/24
**本文寫作基於書籍內文與個人經歷
**原文連結：RIARANKA
**購書連結
找不到上司指定的文件和信件、工作太多做不完、明明努力準備了對方還是不滿意、記下會議日期了但卻發現記錯月份、誤解主管的話導致報告錯議題……你是否因為這些失誤被責罵甚至陷入自責之中？然而這一切其實大多可以歸咎在注意力不足！認為只要努力了就不會失誤的想法其實大錯特錯，《零失誤工作術》幫助你破除這些固定觀念，從腦科學的原理打造106個零失誤法則，讓你跟出包連連的窘境說再見！
一、書籍介紹
繼上一本《最強工作習慣》，發現自己對如何應對職場大小事這類議題挺感興趣，就又看了這本《零失誤工作術》，同樣出自日本人之手，作者為飯野謙次，及宇都出雅巳，皆有美國留學經驗，前者是史丹佛大學工程學博士，後者遠赴紐約大學攻讀MBA（工商管理碩士），而除了亮眼的學歷背景，最重要的是，他們是否有能力支撐起這本書的寫作，而事實上，前者也確實於2002年擔任非營利活動法人「失敗學會」副會長，該組織主要探討人之所以發生失誤的原因，飯野以自身經歷結合學會的研究成果，歸納出避免失誤乃至失誤後補救的工作模式。另一方面，宇都出擁有長達30年的腦科學研究經驗，其獨家的溝通與學習方法成為他進行企業研習及研討會、演講、個別指導的教材，在本書中則呼籲我們認清自身注意力的極限，透過改善工作模式將注意力集中在真正重要的事務之中。
另外，這本書也有獲得各界的好評推薦（最近意識到名人推薦的重要性，畢竟這能大大增強著作的可信度與說服力），例如林長揚（企業培訓師、簡報教練）、周品均（唯品風尚集團 執行長）、洪璿岳（讓狂人飛教育創辦人）、國際職人 JC、筆記女王Ada、愛瑞克（《內在原力》作者、TMBA共同創辦人）、趙胤丞（《拆解問題的技術》作者／振邦顧問有限公司創辦人）、鄭緯筌（《內容感動行銷》《慢讀秒懂》作者），主管級的人物都推薦的書想必有其可取之處。
二、心智圖與文章架構
這次為了因應書裡分享的總共106個零失誤法則，將心智圖分成3張，一張兩個章節，每個章節會講述關於失誤的數個情況，針對該情況提出原理與解決方式，但從心智圖能看出，《零失誤工作術》的標題特色沒有規律可循，不僅是章節標題，個別法則亦是，單看一個情況當然是能理解作者在講甚麼，但把所有章節，尤其是我這樣以心智圖的方式敞開來看，就能發現所謂的「沒有規律」體現在主詞的性質不同，有的是講失誤的內容，例如「帶錯/忘了最重要的文件」，跟「一流的名片整理法」，前者指的就是什麼樣的失誤，後者就是針對失誤的解決方式，而正因為這個原因，使得大家看我整理的心智圖也會發現一樣的問題。但這對閱讀內文其實沒什麼影響啦，有影響的只有我qq。
另外，應該也是因為作者有兩個人，他們會注意到相同的問題，但是問題的切入點與相關的解決方式有所差異，所以在閱讀時會產生這東東好像在前面十萬八千里的地方見過但是想不起來的情形，所！以！這篇讀書心得就扮演著至關重要的腳色，我會幫大家將分散各處的相關內容一一取回，整理成「職場失誤5大原因與6個解決方法」，如果喜歡這篇文章或覺得對你有幫助的話，請不要吝嗇你的拍手與按心留言喔！
三、職場失誤5大原因與6個解決方法
失誤原因1：注意力不集中
這是失誤最大大大的關鍵原因，在本書《零失誤工作術》多次提到，你甚至可以說它大致都在講這個，尤其第6章幾乎一整個章節都是在針對注意力渙散的問題，像是錯漏字、忘東忘西，甚至你以為上司在講那件事但其實根本不是，或是你產生工作好多做不完的錯覺其實都是注意力被分散的鍋。我們必須認清：
大腦的注意力有限
以及
不要迷信努力=注意力
因為大腦是一個「（再怎麼努力，也）很難不犯錯的器官」，重點不是告訴自己要努力集中注意力，而是要將注意力放在真正重要的地方，做適當的取捨，我們可以用的記憶力沒有那麼多，會產生「顧得了這邊，就顧不了那邊」的窘境，即使三番提醒自己「千萬要小心」，也無法避免失誤。
在說解決注意力不集中的方法之前，我們先來認識「內隱記憶」與「工作記憶」。
內隱記憶：所謂內隱記憶是我們的大腦在注意力有限的情況下，為了盡量不犯錯所建構的機制之一，不用對每一件事都行使注意力，大腦也會自動想起來，例如我們現在之所以能行使「閱讀」這個行為，就是儲存在腦海中的記憶在自動組織文字的緣故，但這就會衍伸一個問題，就是人會受到過去的經驗與知識的束縛，犯下誤會和自以為是，前面提到「以為上司在講這件事其實根本不是」就是這個問題的案例之一。
工作記憶：有別於內隱記憶是一種應對記憶力不足的防禦機制，工作記憶則是注意力的作用之一，工作記憶「意指為了達到某種目的，暫時記憶、處理資訊的領域」，宇都出在這裡舉了一例，為了記住傳球的數量，必須記住截至目前傳過的球數，並進行每傳一球就加一的作業就是工作記憶在起效用，也就是一般人認知的「短期記憶」，而同樣，我們之所以能行使「閱讀」這個行為，也是大腦在將我們看過的內容與正在看的內容進行記錄與理解，也就是說，光是閱讀，腦袋就用到內隱記憶與工作記憶兩者，正顯示其運作之複雜。而一旦注意力被別的東西吸引，工作記憶就會中斷，要做的事就想不起來了，我們常說的「金魚腦」應該就跟工作記憶有關。
那要如何避免注意力渙散，我將兩位作者的講述整理成3個解決方法。
方法1：寫下來
在上一本《最強工作習慣》裡也有提到相同要點，就是把靈感/代辦事項/重要的事等記在筆記本裡，作為企劃書或以後行程的前置作業，當然記在電子產品例如google日曆、google keep等裡面也是方式之一，但是相對於電腦打字，「拿筆在紙上寫字的動作，具有活化大腦的效果」（吉田幸弘，最強工作習慣，2020），且手寫更能突破打字的限制，能輕鬆在紙張上畫箭頭或做註記，此外最好集中在同一本筆記本裡，如果針對不同性質的事有專門的筆記本，臨時紀錄時反而要花時間找本子，此時一旦工作記憶被分散，就難以再想起來了，還不如都先記在一起，之後再花時間一一分類。除此之外，前面提到人們會產生「工作太多做不完」的想法，其實這很多時候是錯覺，作者宇都出舉之前輔導他人的經驗為例，這些員工經常談到工作很多的問題，但其實只要把這些工作全部條列出來，就會發現其實沒有想像中的多到難以下手，會覺得多，只是大腦同時記憶多份事情的緣故，只要把它們寫下來就能釋放記憶體，從更客觀的角度思考這項事務的緊急性與重要性。
方法2：遠離手機
根據北海道大學的研究，分別在桌上有手機與桌上沒手機的情況下出題給受試者，桌上有手機的答題速度較慢，光是有手機，注意力就會被「有沒有人傳訊息給我？」、「等一下遊戲要玩什麼？」、「fb又有什麼新貼文」等吸引。
方法3：情緒釋放
一旦身陷deadline的迫近，緊張與焦慮就會佔領我們的腦袋使我們難以靜下心，這時只要寫下「我真的很焦慮」，就能收回分散的注意力，這是利用「後設認知」的手法，從客觀的角度審視自己。
方法4：適當休息
根據相關研究，工作一旦超過50分鐘，就很容易發生失誤，應該每工作50分鐘就休息15~20分鐘，另外，不妨也嘗試看看「番茄工作法」，我在上一篇文章〈最強工作習慣Part 1｜還在加班？時間管理的5大技巧〉中有提及，是每工作25分鐘就休息5分鐘的時間管理方法，不僅在youtube有相關影片是以番茄工作法的規律來撥放音樂，市面上也有很多app可以利用，「在專注力中斷、發生失誤前先休息一下，也是避免失誤的不二法門」。即使自以為專注力沒有中斷，其實也已經發生「自以為看了，但其實什麼都沒記下」的現象，這種現象稱為「特克斯勒消逝效應」，即便再怎麼努力，注意力終究會跑掉，為此應先做好心理準備。
失誤原因2：表達不充分
舉例來說，4日可以解讀為4天內或某月的4號，雖然作者飯野舉這個例是在日文的情況下，但同樣的道理在中文語境中也要注意。此時，就衍伸出本文第5個解決失誤的方法。
方法5：反問，換句話說
不是複誦一遍主管說的話，而是融入自己的理解再跟主管確認一遍，並且針對所謂後天、大後天等比較相對的說詞，不如用幾月幾號這種絕對的說法來傳遞時間訊息，句子主詞也要好好確認。
失誤原因3：計畫不周全
方法6：模擬遊戲
遊戲為何讓我們著迷？有一種注意力可以讓我們持續集中好幾個小時，而且還能仔細看清周遭的狀態，就是所謂的「心流」，心理學家契克森米哈伊提出的「化境（Zone）」理論也是類似概念，就是處於渾然忘我的境界，發出比平常更高的水準，這種容易在遊戲中獲得實現的境界也被開始運用在商業職場之中，稱為「模擬遊戲」。這看似根計畫不周全無關，但其實之所以放在這裡，是當中「訂定階段性目標」的概念可以用於解決計畫不周全的失誤。要進入心流狀態，有7個條件，只要滿足其中1、2個即可，分別是：
- 明確的目標
- 即時回饋：盡量事先細分該做的事，列成一覽表，每做完一件事就打一個勾（可以寫在筆記本裡），明確知道目前的進展狀態，最好都設立完成時間來起到督促效果，永遠看不到盡頭的感覺也會因此消失。
- 難易度適中：不要讓「遊戲」太簡單完成，適當增加一些壓力，例如平常1小時做完的工作這次要半小時完成。
- 找到工作的意義與目的：做會議記錄是為了讓大家知道專案進行的方向，未來應該如何規劃等。
- 遠離手機
- 與工作渾然一體
- 享受過程，而非只專注於結果
失誤原因4：學習不徹底
例如專業知識不足，機器不會操作等。
失誤原因5：自然因素
例如公車誤點等。
四、心得
整體而言，真的所獲甚多，文章內容前後連貫，你時時可以看到跟前文相關聯的地方，此時如果順便做筆記紀錄頁數，相信能夠大大提升學系效率，對這本書有更充分的利用。《零失誤工作術》這本書涵蓋了失誤的方方面面，除了從原理解析，也提供無數的解決方式，畢竟它標榜有106個法則。另外，作者們也針對忘東忘西提出14個解決方案，針對發送信件整理6個小tips，針對溝通又有5個表達技巧，可說是真的很細節了。對於《最強工作習慣》與《零失誤工作術》這兩本性質類似的書，我建議先看《最強工作習慣》，因為當中有很多概念跟後者有能相連結的地方，而且只有一個作者這點避免掉了兩個作者會有的重複性內容的問題，而第二本的不可或缺之處則在於它扮演了「補充」的角色，比起前者，《零失誤工作術》的細節程度更高，例如信箱要怎麼設定、資料夾怎麼分、信件格式怎麼寫等有提供圖文教學，對學習效仿很有幫助。
五、金句
- 光靠小心，是無法避免「失敗」與「錯誤」。
- 對於失誤，不能只是注意，還要發揮創造力。
- 工作上的失誤並不代表這個人做人失敗。
- 自我的價值，不要完全建立在工作上。
- 眼前的工作，不一定都要優先處理。
- 自以為豐富的簡報檔，其實沒人會看。
- 隔段時間再回頭檢查。
- 盡可能不要答應任何「順便」的工作。
- 不要把出門的時間抓太緊。
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不管是脫離學生時代，或即將脫離學生時代，如何在社會上站穩腳跟都是至關重要的議題，我也是，自大三起就對將來是否能獨立自主憂憂慮慮，因此讀起相關書籍，因此，我想以即將出社會的身分撰寫這些讀後心得，將我對書中內容的理解，乃自個人經歷分享給大家，勉勵自己，也勉勵你們，希望能對大家有幫助囉~
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