2022-11-15|閱讀時間 ‧ 約 4 分鐘

如何選擇合適的會議室預約系統?

如何評估會議室預約系統 (room booking solution) 是否合適從來都十分棘手,因為有很多不同的預約系統都可以滿足不同的需求,而且,每個系統都擅長不同的領域。
以下是為大家都需要考量的四大評估標準,協助大家在選取會議室預約系統時,能夠清楚判斷出合適自己辦公室環境的。

會議室預約系統的四大評估標準

簡單直觀的空間管理
能夠直接、輕鬆地預約會議室,從來不是容易的事,而一個給整間公司使用的會議室預約系統,自然就需要易用、簡單,才能不論年齡、性別、習慣,都能夠令絕大部分用家花最短的時間預約到他們需要的會議室。
簡單直觀的會議室預約系統,理應提供一個清晰、實而不華的控制介面,清楚顯示使用者需要知道的會議室資訊。系統亦需要支援Outlook、手機和電腦平台,務求讓用家能夠在不同地點都能夠進行預約、更改排程。
根據不同設備、地方、會議類型等需要,系統能夠快速篩選出合適的會議室,毋須用家在眾多會議室中逐一翻查。
系統亦應該配合混合式工作的趨勢,讓用家能夠輕易在會議室預約中建立相應的虛擬通話會議,加強來自不同地方的協作能力。

與現有系統的高度整合
與現有系統的高度整合
一般辦公室往往已經在Microsoft等平台建立好一些電郵帳戶,以及Microsoft Office 365、Exchange Server、Teams和Outlook等軟件平台,供員工作日常使用。
一個理想的會議室預約系統應能夠與現有系統作高度整合,而毋須管理者花費時間額外在新系統逐一建立帳戶,造成資源分散、重複。
一些會議室預約系統更能提供Teams 、Outlook 等平台插件,能夠讓使用者在他們慣用的平台上使用新功能,例如預約會議室、設備,管理會議,制定時間表,簡化預約程序。

高效的房間顯示器
高效的房間顯示器
如何知道您的會議室是否有人佔用? 走到房間前面偷看裡面有沒有人? 或者只是敲門,然後每次走進房間看看?
要知道會議室是否有人佔用,是辦公室裡最大的問題之一。當重要的會議上被其他人任意打斷,更是令人沮喪。一些大學研究甚至表明,要從會議中斷中恢復正常,需要 20 多分鐘。所以,現在的會議室管理不可缺少的就是房間顯示器,
一個合適的預約系統,能夠讓您可以在房間顯示器上,輕鬆查看房間詳細信息、房間狀態和今天的預約時間表。 顯示器上的燈光反映房間的狀態,令您在遠處也能知道房間的使用情況。
您甚至可以直接在房間門前進行預訂、登入、登出和延期預訂。 所有記錄將無縫同步到預約系統,確保您的會議不會被他人打擾。

能配合不同企業要求
不同企業對於系統的要求各有不同,有些企業會希望將系統安裝至本身的伺服器,以免數據放置在外;有些企業則會選取SaaS 的雲端服務,價錢較合宜之餘,亦減省系統安裝的程序。
一個合適的預約系統,應該能夠提供不同的系統安裝選擇,配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務,應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台,確保員工的數據不會輕易洩露之餘,亦能確保系統可靠耐用。

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