從整理辦公桌培養高效率習慣

你的工作桌是亂中有序?還是極簡跑道?還是清新整齊但該有的都有呢?

日本辦公家整理術始祖壼阪龍哉三十多年來致力於辦公室效率化的技巧，多年來也以辦公室效率化的專業顧問的角色為許多大企業和政府機關提供服務。出版超過20本書都是關於辦公室整理的技巧書，其中這本書叫《能力強的人怎麼整理辦公桌》，這本書已經出版快十年，雖然我是最近才讀到它，但與書本的相遇本來就是在你需要時，就有緣的出現，然後很好的得到幫助，幾時出版的就不怎麼care。

身為職業婦女的女力，忙碌是必然，要做的事很多，要學的東西不少，興趣又廣泛，尤其是閱讀，加上是三寶媽有三個孩子和家庭要照顧，因此，追求高效率一直是我十分關注的課題，要知道效率是一種習慣，要成為高效率者，就要培養高效的工作習慣。在圖書館擔任主管十多年經常要推薦好書，又在博物館擔任主管多年至今，每年協助單位出版２～５本書至今，所以會喜歡閱讀，習慣從書中找答案，似乎也是自然而然。我的閱讀領域稍廣，但最經常讀讀強化心智，提升效率，更精進寫作能力的書籍，每本書都是作者長年累積的智慧的菁華，或多或少自己都覺有所收穫，心滿意足時卻感不吐不快，這就是來寫分享文的主因。

我的辦公桌不致於亂，但是我倒是很少去想辦公桌與我的工作效率的關係，這本書看完，我趕緊將桌子給好好整頓一下，我知道之後，不只辦公桌，書房及辦公空間都要整理整頓一下，這件事不難，但整理就是一個高效習慣，之中的好處且聽我道來。

為什麼整理桌子？

因為找們的工作多半在桌子前完成的，而整理桌子就是在整理腦袋。

整理好桌子的好處就是:頭腦較易專注較不會浪費時間，工作優先順序清楚，集中精神火力全開更有效率。雖說是整理桌子，但是其實包括整理文件書籍和物品以及最重要的：整理自己的時間。

整理方法有三步驟，也就是捨、活、續。捨就是丟掉，活就是活用，續就是持續利用。在整理文件書籍和物品部分，整理時首先是把東西都拿出來攤開來，分成三堆一堆是需要的，一堆是要丟的，一堆是猶豫不決的。那堆需要的上好標籤，放到分門的資料夾裡（依關鍵字或用途並定期拿出來檢視看是否丟棄或利用），猶豫的放入猶豫箱（只能有一個箱子且三個月就檢視一下，沒用就丟棄），其他要捨棄的毫不可惜的丟掉吧。

有了三個步驟，其他幾件事也值得注意:

1.整理是在幫助自己保持腦袋的清醒清楚,能很快進入狀況，一坐到桌前,就知道接下來要做哪一件事。

2.每天我們收到的訊息量這麼大，要怎麼收下要的，捨掉不要的?

建立自己的１００個關鍵字，也就是掌握自己所需的１００個關鍵字（對工作有助；想留下的常識；個人關心和有興趣的），每個關鍵字作一個資料夾

搜到相關的資訊就放入，也可以假想成把大腦想像成一個大櫃子，用關鍵字分門別列作了很多小抽屜，把整頓好的留下來的文件和物品或者每天所收到的訊息及文件進行分類放入每個抽屜，這也有點類似卡片式記筆記，將卡片放入每個關鍵字抽屜。這樣能很容易取用。

3.猶豫的放入猶豫箱，只能有一個箱子，且一段時間就檢視一下，需要的留下就上好標籤，放到分門的資料夾裡（依關鍵字或用途並定期拿出來檢視看是否丟棄或利用），不要就丟棄（例如作者建議三個月就檢視一下，沒用就丟棄）。

4.整理除了文件，還要包括書和物品，先把周遭東西都搬出來分成三堆,分別是文件、物品和書籍。用６０秒內挑出需要的，不確定就放猶豫箱，其他的都丟掉（以過去幾個月我有用到嗎？來思考）。

5.稍微判斷辦公桌的整齊性，幾個點檢視一下：

（1）滑鼠可以自由移動?

（2）桌下有放腳空間?

（3）下班桌面像跑道乾淨?

（4）最下層抽屜可立放文件?

（5）四週有沒有危險?

（6）辦公桌上務必只能放『現在正在進行中的工作』的東西，好處是能集中精神;效率好,時間不浪費。

（7)可以設置個『暫置文件區』，放其他待會要用的。

6.下班前五分鐘，要整理桌子才能離開，文具收起來，文件分類整頓放置，可以減壓，更能讓自己容易吸收新事物。但是要記得不要花時間做無謂努力，像是電腦修飾或設計等等無關內容的，也儘量減少逛網頁，太花時間了。還有不胡亂接受推薦內容，也不亂看有的沒的網路訊息，不隨便列印，浪費紙張又無用增加要處理的文件。

7.如果你跟我一樣喜歡預先規劃時間和計畫及進度，桌上必備三工具：年曆卡(看整體時間)、手帳(規劃自己的行程)和便利貼工作便條（以B6大小最適合）。

8.手帳目的是管理時間和任務，接下來讓我們開始工作吧。時間是最珍貴的資產，但人的專注時間有先天限制，為了將效率提高及專注力提升，我們可以將工作分成例行和雜項兩大類，每次都只給１５分鐘，例如一小時切割成四個區塊來工作，這樣的效率最明顯。另外最重要的工作要安排最多時間，這段時間絕不碰電話，不接電話，不談話，只作最重要的事，這時間叫做虔敬時刻。而我們常在零碎時間滑手機或發呆，作者建議我們要善用零碎時間終結零碎工作。

9.關於將時間切割成區塊安排工作這部分，作者舉了一個實例，是一個馬拉松選手的故事:有一個馬拉松選手他的成績一直都維持不錯，有人採訪他的策略，他說一節馬拉松須在一定時間跑完42.195公里，所以他設定自己的方式是三階段，首先三分鐘跑完１公里，接著給自己跑到五公里處約花１５分鐘，之後接下來每５公里都用３０分鐘挑戰，他甚至配合時間，決定步伐大小，用自己想像方式跑完全程，完全不受周遭環境影響。作者參考這樣的方式也這樣安排寫報告的工作，每個工作所需３０分，分成小任務各５分鐘，例如要在三十分鐘寫一份報告，第一個５分鐘讀資料，第二個５分鐘檢查和擷取資料，接下來１０分鐘打草稿，最後１０分鐘潤飾編排，這樣的你，至少不用勉為其難坐在辧公桌前告訴自己，好吧加油現在起３０分要寫出報告。

10.讀書時用＂點讀關鍵字法＂，通常文章重點在段首及段末，所以先讀段首和段末，並留意大字及粗體字，一邊找你自己的關鍵字，而照片和圖及表都粗略看過。一邊看標題，一邊找關鍵字，一發現關鍵字就畫螢光筆或貼上便條貼，一張便條貼只寫一件事，最後要寫下日期，場所及關鍵字。整理入關鍵字資料夾（注意要有書名出版日期等），之後的活用是從資料夾拿出，邊想關鍵字邊看，可以訓練自己１５字寫一主題，３０字寫一事項，５０字寫一短文。

最後除了桌面要整理，作者建議人生也要整理哦，簡單來說想要開朗且更有創意，就訓練自己說話乾脆爽快，聲音不要小像蚊子，隨時微笑，光明正大，溫和待人，體貼真誠，心存感謝，而在在行動上則照顧健康，每天走路，每天練習腹式呼吸（吐氣比吸氣長）；勤洗手及喝水；經常伸展身體；經常讓自己看遠方調整眼睛焦距等。

雖然是一本簡單的書，但是簡單的原則，卻也常讓人忽略不是嗎？看完書，我覺得除了將重點提醒自己，也分享給我的好友們，大家一起進步哦。