如何高效工作?用專案管理手法看資料管理策略

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在聚會上一位朋友提到最近工作遇到的問題,「每次要找一段時間之前的資料,常常都會忘了放在哪裡,花在尋找的時間搞不好比重做一個還久,到底要怎麼整理我的工作資料呢?」

「資料的整理我們有兩個地方要注意,一個是檔名的關鍵字,另外一個就是資料夾的命名與分層方式。以往可能是先看到資料再思考要建什麼資料夾來放,其實也可以從後面做回來,先製作資料夾的分類清單,再逐步將資料依設定好的規則存放進去。」我分享了我的作法。

「天啊!這樣等於所有資料都要重新整理一次,也太麻煩了…」

「確實,重新整理是個大工程,但就像我常講的:越怕麻煩就會越麻煩。寧可一開始多想一點,還要記得將過程記錄下來以便後續執行時修正,做到逐步細化與優化。」

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在這個資訊爆炸的時代,職場上如何有效地整理工作資料?這是許多職場人的共同挑戰,我們每天都要接收和處理大量的資料,無論是文件、圖表、照片、影片、音檔等等,都需要有一套好的整理方法,才能在需要的時候快速找到所需的資料,而非花時間在搜尋和重做上,這不僅浪費時間,也降低了工作流暢度。

 

建立一套有效的資料管理系統至關重要,如果將資料整理看做是一個專案,從專案管理的角度會需要有以下的三個步驟:規劃、執行以及監控。

 

首先,在開始整理資料之前要先規劃目標、範圍、時間、資源和風險,先思考要整理哪些資料?為什麼要整理這些資料?使用何種方式和工具?要在什麼時候完成?有哪些限制和困難要克服?這些問題可以幫助我們明確目標,並制定一個合理和可行的計畫,方便日後迅速定位資料。

 

之後在實際執行整理資料的過程中,有兩個重要的原則需要注意,一個是檔名的關鍵字,另外一個是資料夾的命名與分層方式,檔名的關鍵字要能夠清楚地看到資料的內容、性質、版本和日期,例如:2024年1月進度報告_v1.0.xlsx。資料夾的命名與分層方式按照資料的類別、主題、專案和時間來分類和歸納,例如:工作資料/研發部門/2024年/1月/報告/。以此來建立一個有系統又有邏輯的資料架構,方便資料的查找和管理。

 

在整理資料的同時,我們要不斷透過監控來檢查、評估進度和成果,並根據實際的情況調整、改善計畫和方法。是否按照計畫來執行整理資料?是否達到了目標和標準?是否有遇到任何問題或困難?是否有發現任何機會或改進點?這些問題能幫助自己持續優化和完善資料整理,並確保這些資料的時效性和準確度。

 

不管是整理物理或是數位的資料整理都是一個耗時的過程,但我經常強調:「越怕麻煩就會越麻煩。」如果我們能在一開始就不厭其煩花時間去規劃和整理,長遠來看將會節省更多的時間和精力。而數位資料的管理還有一個重要的動作就是備份,使用雲端儲存服務或實體硬碟也是防止資料丟失的重要措施。

 

總之,有效的資料整理和事前規劃都是提升工作效率和專案管理成功的關鍵,透過這些方法不僅能節省尋找資料的時間,也能更加專注於核心的工作內容,進而提高整體的工作質量。


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