2023-11-06|閱讀時間 ‧ 約 5 分鐘

翻轉筆記,數位轉型

提亞戈·福瑞迪Tiago Forte因打造個人的「第二大腦 A Second Brain」而聲名大噪,歷經疾病磨練後,養成「第二大腦」的數位知識管理系統——你不再須把所有細節記在大腦中,而是將最珍貴記憶、想法與知識儲存在「第二大腦」,也就是數位知識庫(包括檔案、資料夾或雲端硬碟),隨需取用,協助你完成工作、經營事業、管理生活。
「慣性情境」、「一種習慣」

提亞戈·福瑞迪Tiago Forte因疾病的因素,極端、專注使用數位知識庫並成為「第二大腦」,然而雲端技術並不算是新的解決方案,而且技術發展程度也相當成熟,應該是可以快速上手成功複制,儘管網路、YT與數位媒體上許多的專業達人分享書中的心得,暫且不論是出版商的行銷手法或是趨勢潮流,多數人侃侃而談的觀點,卻忽略了作者的心路歷程或是稱為「慣性情境」或是稱為「一種習慣」,也許是我們的偏執,覺得未必如作者書中所言或是如專業達人心得分享的完美效益:「可以將書中的方法與經驗快速複制並內化成思維的一部分」,這並不是數位化方法對錯的觀點,或是有無系統化脈絡可循的內容,其問題的癥結在於兩個重要的致勝關鍵:「慣性情境的不同」與「極端、專注使用數位工具」,簡單說,若是沒有與作者類似的「慣性情境」,很難有效率的聰明複製,所謂的「第二大腦」就是「緣木求魚,鏡花水月」,或許也沒有那麼悲觀與一無是處,好歹也學會CODE、PARA的方法與雲端儲存,強化自我的數位能力,而不是成為受害者聯盟的一員。

數位化工具成為救命稻草?!

作者因為疾病的因素,促使必須(Must)或是沒有其他的選項,成為困境中唯一的期待,如同救命稻草般,所以慣性的思考、極端與專注使用數位化工具,也許是一蹶不振或聲名大噪,其持續不斷的意志力開創另類的人生巔峰,或許這就是一個特殊典範的案例;回歸日常的實務面來說,只要是堅持符合「慣性、極端與專注」等三個條件,再透過持續不斷的實踐修練,相信只要是對的趨勢方向,毫無懸念,做任何事物都能夠小有所成或獨領鰲頭(至於是否登峰造極,多少與慧根、際遇有關),但就算再不濟,也能發揮淋漓盡致的程度;至於如何使用數位化工具成為救命稻草般的情境,那就是數位轉型危機感塑造的議題了。

從助理數位到數位助理

反觀普羅大眾與企業組織,當下雖無疾病困擾與營運困境的威脅(現實卻是危機四伏),但訊息競爭干擾且選項太多,失焦與焦慮而無法專注,已成為一種常態的生活方式,數位知識庫的使用程度,僅從「助理數位變成數位助理」,經由數位化方式來簡化流程與減少人力,或許有顯著的成本效益,但數位知識庫的運用只是需要(Need)而非必要(Must),更遑論「慣性、極端與專注」,簡單說就是主管交辦要做的,負責完成就好,至於結果是什麼並不重要,這就是「負責」與「當責」的最大區別;

第二大腦就是組織智商與行動力的代名詞

筆記軟體正是零碎片段文字紀錄與整合內外部資訊的解決方案

至於那些說不清講不明白的訊息就隨興紀錄,即使是隻字片段的記憶也無所謂,因為聊勝於無,所以發生斷片、失憶的現象(不是酗酒造成)也並不意外,當然離「第二大腦」的預期,就有一段距離(或稱為最後一哩路The last mile),而筆記軟體Obsidian等,正是補足零碎片段文字紀錄的解決方案,特別是「非結構與半結構」內容的文字紀錄與聯結內外部資訊的Metadata。

「第二大腦」是組織智商與行動力的解方

再者,之前風靡歐美的「卡片盒筆記法」、「第二大腦」與筆記軟體的推波助瀾下,翻轉筆記/企業筆記(企業組織使用數位筆記,稱為企業筆記)數位轉型,完成最後一哩路的建構,讓「企業筆記」實質成為企業組織的「第二大腦」(組織成員的個人也不例外),使得企業組織在落實推動「第二大腦」與「企業筆記」得到最佳的典範印證而不是霧裡看花、憑空想像;「企業筆記」記錄著組織營運過程中有脈絡情境的專業Know-how與聯結網絡(特別是「有效連結資訊孤島與強化透明度」),「第二大腦」在建構「靈敏(Agility)的思考(俱感知)且知行合一的組織,持續改善專注與精實(Lean)大腦的思維」,終將成為強化組織智商與行動力的解方。

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