成為部門新人教學手冊始祖，邁向不同層次的我們｜家具店工作日誌

最近趁著部門有新人的加入，同時也開始著手完成部門的『新人訓練手冊』。在培訓新人的同時，也請新人把教給他的流程記下，並彙集成步驟教學簡報。將一些基本的簡單流程變成一份手冊，讓不管是怎樣經歷跟程度的人，都能根據工作內容找到對應的教學，然後快速上手完成工作。

減少新人學習時間與需要消耗的成本。

由於部門在短時間內，同時少掉兩個相同職位的人員，因此對於人員的流動特別有感。在短時間內根本無法完全交接，被交接的人也無法完全學習，導致就算新人到職，還是有許多東西變得不可考。

像我就遇到說同事離職時確實有交接，但是因為交接時間短的關係，也沒能讓新人真正操作過一次流程，也可能新人根本還沒時間搞懂，導致後來整個部門沒有人知道那個平台要如何操作。頓時，過去兩年的經驗全部變成零！不過幸好前同事們還願意教學，才慢慢找回大部分的內容，但這個經驗讓我覺得非常印象深刻，因為已經做過兩年甚至三年的事情，竟然差點得要重頭來過。

雖然人員的流動是必然，但是我在思考，如何在人員流動時，盡可能地留下更多的資料，或是更完整的交接，才能夠避免每次部門人員流動就像砍掉重練。

用不同視角，所看見的世界。

會整理這樣的新人手冊，還是回歸到自己嘗試從不同的角度去看世界。若是身為基層員工，大概不一定會希望做這樣的新人手冊，畢竟要把自己過去辛苦摸索所學的，整理成好上手的檔案並主動公諸於世，好像有點大愛。

但從不同的角度來看，卻是想到這樣的新人手冊，能夠為部門減少更換人手的陣痛期，就算是因為缺人需要其他人員資源，都能透過手冊讓對方快速上手。每次新人進來時的教學成本，不管是教學時間、教學人力，甚至是新人的學習時間，也都能夠減少。

從部門的角度來看，其實誰來做這件事情並沒有那麼重要，重要的是能夠快速補上缺少的人手，能夠有人來完成事情，讓部門的目標能夠達成。

放下你現在會的，才能再學習你不會的。

過去我也曾收到同事交接給我的教學流程，當時不管我碰到什麼問題，只要翻翻那本書再自己研究一下，大部分的問題通常都可以解決。儘管那時候我只是剛畢業還剛進公司的新人，但就算交接時間只有短短的兩個禮拜，透過這本手冊我竟然也能夠獨當一面。整理出這樣的流程後，雖然能夠讓所有人都快速上手，但這也會讓人懷疑，是不是這也代表自己的工作內容將變得非常容易取代。

但近幾年工作之後，我反而覺得，如果是這種能夠透過一本教學手冊，就被對方學走的事情，那根本不算是個你該死守著的工作技能。你該做的是，放下守著這些簡單的東西，去鑽研更深入的部份，例如：每個人都會上架官網的產品，但你除了上架之外，能不能提出如何優化商品上架的流程等。

簡單的事物或許能夠在一開始當作吃飯的工具，卻也不能一輩子靠這種簡單的事情吃飯。像是公司引進一套新系統，或許你在一開始因為過去的經驗，讓你能夠成為操作這套系統的先驅，但其實不需要太久的時間，其他人也都會陸陸續續學會這套系統，而且時間通常不會太久，這時你的特色將會瞬間消失。

避免將很簡單的雜事都壟斷在自己身上，丟出去讓其他人學習，也讓自己不得不再去學習新事物，或者做更深入的思考，來避免被取代才是真正能夠不被取代的人。