投標的故事(六十三) #目錄設計

服務建議書一定要有目錄，

從想讓對方理解的角度出發，

目錄對服務建議書甚為重要，

翻開封面緊接就是目錄，

要是直接進入正題或內容，

審閱人會不知道如何看懂你的提案全貌。

目錄不用把每一頁在寫什麼都列出來，

重點在於讓客戶理解服務建議書大致上流程。

通常會將服務建議書內容分成幾個章節，

最好依照招標文件的要求，依序分章節撰寫，

讓評選委員能快速理解，

好的目錄會讓服務建議書一目了然。

我常看到目錄如下所示，

只是把自己想表現的專業或

負責的結果列出來，

那只是頭痛醫頭、腳痛醫腳的治標行為。

1.路徑位置的擇定

2.橋梁型式的設計

3.工程預算的估算

4.替代方案的研擬

這是看不出服務建議書的流程，

客戶會覺得只是得到片段的資訊。

除了要有邏輯性流程目錄架構外，

通常我會在目錄前或後加上一段摘要，

導引客戶如何來看及找到要看的內容，例如：

第一章前言是說計畫由來、立案目的及想解決問題是什麼等

第二章需求是說釐清問題、找出問題、解決方向、目標設定等

第三章構想是說分析問題(定性定量)、關鍵問題、解決方法、研擬方案等

第四章計畫是說作業流程、配置人力、專案管理、預期成果等

第五章費用是說投入資源、支用比例、數量單價、預估算用等

第六章CP值、第七章承諾…

只要寫上這些，客戶在看服務建議書時應該會意識到你要提重點。

通常服務建議書頁數至少50頁，

即使已經先用摘要告知服務建議書內容，

客戶也可能看到一半就忘記目錄。

為避免這種情況發生，

在變換章節的時候再次插入目錄章，

並把接下來才要開始的章用顏色標示出來，

且該章小節也詳細交代，

就能讓客戶在掌握全貌的前提下，

理解這本服務建議書在說什麼。