你是否曾在面對複雜任務時感到無助？
你是否想要找到讓工作更有效率的方式？
我將會告訴你一個神奇的公式：複雜的事簡單做，簡單的事重複做。
★新手學習地圖
以一個工程師來說，
他的工作充滿了許多複雜性，
如項目規劃，作業安排，問題解決等等。
那他是如何簡單化這些複雜的任務的呢？
為加速新人快速上手，
我在建立團隊發展上，
首先會製作新手學習地圖，
讓新人好像去陌生城市旅行般，
帶著探索及好奇心踏上旅途，
再由資深前輩像導覽員解說。
這是每位新員工告訴我，
如何利用這張地圖，
並在資深前輩的指導下成功解決問題，
使工作變得簡單。
★日常進度會議
我設定每周的短會，
重複做的目的在於保持與團隊的日常溝通，
及時解決問題並更新項目狀況，
並讓所有人都能夠跟上項目的進度。
我也會讓新手報告他所看到學習地圖，
我看到同事在學習地圖上寫下這句話：
“複雜的事簡單做，簡單的事重複做”
我認同這句話，也認為這才是核心競爭力，
★問題的探索和解決方法
於是我追問怎樣簡單做？如何重複做？
老鳥答：依作業規定、流程及表單辦理，
再拿類似資料參考，同行都這樣做。
我再追問每個服務環節的做法，
例如：提醒施工廠商提早因應防治，
是要如何提醒？如何提早因應？如何防治？
老鳥答：會議上或電話告知，要提早因應防治。
我問：如何確認施工廠商有提早因應防治？
老鳥答：請施工廠商回報防治的進度
我問：你怎麼知道防治的事是有效的？
老鳥答：這不是我能處理，我們已盡告知責任。
我問：是客戶認為我們盡責嗎？
一再追問大家，突然發現複雜的事並未簡單做，
也未將簡單的事重複做。
★黃金圈法則思考步驟
所幸團隊把這件事當做值得精進作業的重要事，
於是把每個環節可以精進作法一個一個找出來，
並用黃金圈法則把思考和問題畫成「三個圈」
最內圈：Why 為什麼，指為什麼要做。
中間圈：How 怎麼做，指實現目標的方法。
最外圈：What 做什麼，指在做的事情本身。
我們再用PDCA方式持續優化每個服務環節，
並用持續創新工具來加速作業效率，
讓專案降低學習成本、提高風險管理能力，
如果團隊可以持續優化每個服務環節，
那時間就會是我們的好朋友。
★持續創新思維走向未來
在這討論過程，我們做了一個檢討，
為什麼過去沒有發現這些可以增加競爭力的事，
因為習慣的作業框架綁住了我們的行動。
大部分時間只盯著業務機會，
用太多的時間、精力，來觀望市場未來的變化，
幾乎沒有花時間去優化業務核心能力，
這種行為可能是大家都會幹的事，
如要與眾不同，其根本要優化業務每個環節。
如果你已經做好你的準備作業，
並徹底瞭解你需要優化核心能力，
同時堅信自己比同行更瞭解業務核心，
那就開始優化每個服務環節吧！
那每年會發生：
“複雜的事簡單做，簡單的事重複做”，
就像過生日。
★Just Do It
在我們的工作和生活中，
"複雜的事簡單做，簡單的事重複做"
是一個實用的策略。
現在，我邀請您嘗試實行這一策略，
看看您能否使生活更簡單，更有效率。
更重要的是，別忘了分享您的故事。
看看您如何能簡化一個複雜的任務，
並找到一個可以反覆實踐的簡單任務。
然後，告訴我們您的故事。
期待您的故事，讓我們一起挑戰更好的自己，
共同創造一個更高效、更簡單的工作和生活環境。
