如何把工作變簡單，效率三級跳 ?
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2024/5/23 (四)晚上8:00
(書名: 不想累死自己，一定要學會把工作變簡單：丟掉80%的無效人際，工作效率3級跳！)
3/29讀書會已圓滿完成，簡單分享讀書會中的重點給大家: 在這個快節奏的時代，工作壓力似乎成了我們生活中不可或缺的一部分。每天，我們都在為了趕上無止境的截止日期而奔波，經常感覺自己像是在一場沒有終點的馬拉松中奔跑。但是，當我讀到中島孝志的《不想累死自己，一定要學會把工作變簡單：丟掉80%的無效人際，工作效率3級跳！》這本書時，我意識到，也許我們真的可以有選擇地減輕這些壓力。
作者中島孝志，一位日本知名的效率專家，他的工作生涯中從未加班，卻能在多個領域取得驚人的成績，這本身就是一個謎。他是怎麼做到的？透過這本書，他分享了他的秘訣。這本書旨在幫助讀者通過簡化工作流程和建立更有效的人際關係來提高工作效率，從而達到更平衡的工作和生活狀態。
在這篇文章中，我想和大家分享我從這本書中學到的幾個關鍵點，以及我如何將這些理念應用到我的工作和生活中，以達到更高的效率和更佳的生活質量。
今天分享三個重點:
第一個重點就是: 今天能不能準時下班的人，其實是我們自己，而不是老闆
擁有高效工作能力的人總能脫穎而出，他們之所以能夠在壓力之下保持鎮定自若，很大程度上歸功於他們對工作的俐落分類處理。這種方法不僅提高了他們的工作效率，也讓他們在面對挑戰時更加從容不迫。
首先，這些高效能的工作者明智地將工作分為三大類：自己該做的工作、可以交給別人做的工作，以及做不得的工作。這種分類方法使他們能夠清晰地識別哪些任務是需要親自處理的，哪些可以委派給他人，以及哪些是應該被排除在外的。這樣一來，他們不僅能夠專注於最重要的任務，也能有效地利用團隊資源，同時避免浪費時間在那些無關緊要或不可行的工作上。
更為關鍵的是，這些人遵循著一個簡單卻極其有效的原則：永遠空出一隻手。這個原則背後的哲學是，保持一定的靈活性和準備度，以便在必要時能夠迅速應對突發情況或把握突然出現的機會。這種做法讓他們在工作中游刃有餘，不會因為過於忙碌或手頭工作過多而感到不知所措。
因此，工作能力強的人之所以能夠在職場上脫穎而出，很大程度上是因為他們懂得如何高效地分類和處理工作，同時保持一定的靈活性和準備度。這不僅使他們能夠更有效地完成工作，也為他們帶來了更多的個人時間和心理上的滿足感。對於那些希望提高工作效率和職業成就的人來說，這無疑是一個值得學習的好方法。
第二個重點: 別和會浪費你時間的人一起工作
在追求職業成就的道路上，時間是我們最寶貴的資源之一。然而，我們經常發現自己陷入了無休止的討論和努力，試圖說服那些最終只會浪費我們時間的人。這種情況下，最重要的認知是：並非所有的合作或溝通都值得我們投入時間和精力。有些人，不論出於何種原因，與他們一起工作只會導致我們的努力付諸東流。
首先，那些沒有做好事前準備的人往往無法有效地參與到任務中來。他們缺乏必要的信息或背景知識，使得任何形式的合作都變得低效，甚至是無效。其次，花時間去說服那些沒有決定權的人同樣是一種浪費。這些人可能對你的想法表示出表面的興趣或支持，但他們無法對結果產生實質性的影響。最後，那些根本沒興趣聽你講話的人，無疑是最大的時間黑洞。無論你的論點多麼有力，他們既不願意接受，也不打算改變自己的立場。
這並不是說我們應該對人冷漠或避免合作。相反，這是一種認識到社會本來就存在偏心和不平等，從而更加聰明地選擇我們投入時間和精力的地方。認清這一事實，可以幫助我們減輕壓力，避免在那些「無謂的事」上白費力氣。畢竟，將時間和精力集中在那些真正值得的合作和溝通上，不僅能提高我們的工作效率，也能讓我們的職業生涯更加順利和有成就感。
至於在與人工作時，何時要做決定放手，還是該繼續等待別人回應，在這點上筆者認為得斟酌一下。初期盡量以開放的心態來看待每一個人；總是相信，對方會是個好人。因此，願意給予雙方一些時間和耐心去深入了解。但說實話，如果試了一兩次後發現，溝通無效或對方根本沒打算幫我解決問題，那就會認為繼續這樣下去不會有任何結果。假如真成了這樣，或許就該果斷放棄這段關係，尋找新的管道。
在此想要強調的是，放手某段人際關係，並不代表我們要絕交或對這個人持有敵意。重點在於要學會收起你對這個人的期待，不再把希望寄託在對方身上。他還是你的朋友，你仍然可以跟他輕鬆地聊天、開開玩笑。但你原本投入大量心力想要透過對方達成的事項，現在你需要把它放下，因為我們還有其他重要的事要做。只有這樣，我們才能讓生活更有效率。
簡而言之，我們要有耐心去了解一個人，尤其是剛開始的時候。了解一個人的工作性格，嘗試與之磨合。但如果磨合幾次後發現，真的無法達成共識，那就意味著我們需要學會斷捨離。斷捨離不意味著你不再跟這個人來往，因為維護工作場合的和諧也很重要；我們不應該輕易地樹立敵人。但在工作上，我們需要能夠識別出哪些人際關係是低效的，並尋找方法提高溝通效率。
第三重點: 邊行動邊思考
要判斷是否做一件事，你需要有幾成資訊才會開始做?
1.需蒐集到100%完整資訊才能下決定
2.需蒐集到70~80%資訊才能下決定
3.蒐集到60%資訊就能下決定
在面對決策的時刻，我們經常會問自己：要開始一項任務或做出一個決定，我需要多少資訊才足夠？這是一個極其關鍵的問題，因為它直接影響到我們的效率和決策質量。在這個信息爆炸的時代，追求100%的完整資訊似乎是一個理想的選擇，但實際上，這往往是不現實的，也可能導致決策的延遲，甚至錯失良機。那麼，是否存在一個「黃金比例」，能夠幫助我們在有限的時間內做出合理的決策呢？一些專家建議，當我們蒐集到70~80%的相關資訊時，就已經有足夠的基礎來做出決策。這個比例提供了一個平衡點，既考慮到了決策的及時性，又能夠保證決策的質量不會因為資訊不足而受到太大影響。
然而，有時候，情況要求我們必須更加迅速地做出反應。作者認為在這種情況下，即使只有60%的資訊，也可能是開始行動的信號。這要求我們能夠在較高的不確定性中做出判斷，並且有能力在後續的過程中調整方向。這種方法更加強調靈活性和適應性，適用於那些快速變化的環境和需要迅速反應的情況。
那做一件事情大家是不是真的能夠在收到60%資訊時就下決定呢？參與讀書會的來賓有講到，其實，若因為他前面已經有思考過了，他有一些經驗值或是他曾經想過這問題，因此當問題來的時候，他可以立刻在三秒鐘下決定，並不會造成後面的意外事件，或者是說風險的產生。所以我們平常都是在累積我們的經驗跟一些實力。但有些事情，你要是連碰都沒碰過，想都沒想過，這時候貿然要讓你60%就下決定，這其實還蠻風險的。所以大部分來賓都選擇70%~80%，這我也是非常認同，但是呢，這裡面我們就要判斷說哪些是關鍵資訊，當關鍵資訊我們已經收集到了，這時候雖然整體資訊只有60%，還是可以下這個決定。比方說當你要決定做一件事情，你的資訊可能需要有十個，其中關鍵資訊有三個，若是裡面最重要的一個決定成敗的關鍵資訊，如果一直不來，就算已經收集到七八成了，還要不要做啊？
我個人覺得還是不要做。如果可以判斷說那個關鍵資訊會影響到後面的生死的話，還是要稍等一下，所以這個就是個人的一個經驗、一個判斷能力。
總之，決定何時有足夠的資訊來開始一項任務或做出決策，並沒有一個固定的答案。這取決於具體情況、個人的風險承受能力，以及決策的緊迫性。然而，通過理解70~80%資訊的「黃金比例」和在特定情況下以60%資訊作為起點的策略，我們可以更加靈活和高效地應對各種決策挑戰。
因此，筆者認為基本上在這個快節奏的世界裡，我們得邊走邊看，邊做邊修。就像是PDCA循環那樣，行動之後再檢查一下，然後調整再繼續行動。這種滾動式調整的方法現在真的是挺流行的，因為它基本上就是告訴我們要在行動的時候同時保持頭腦清醒，隨時準備調整方向。這也暗示我們得先搞明白是什麼把我們的節奏搞亂了。是不是因為工作太多、太要求完美，還是計畫太草率？ 大家都知道計畫跟變化之間總是有落差，所以千萬別等到計畫完全成型了之後才開始按部就班，那時候想調整就晚了，效率也會大打折扣。所以得一直保持著那種以結果為導向的思維，不停的調整執行的步驟。
「邊行動邊思考」這不僅是一種高效的工作方法，更是一種能夠在不斷變化的環境中保持競爭力的關鍵。然而，在我們嘗試掌握這一策略時，首先需要識別出那些打亂我們工作步調的「六大天敵」: 這些天敵包括勉強、浪費、亂來、不完善、遺漏和錯誤。
1.勉強自己接受工作量過多、過於困難或要求過於完美，往往會導致效率低下和壓力增加。
2.浪費資源，無論是成本、人員還是時間，都會耗損我們寶貴的資源。
3.亂來，即內容雜亂、計畫草率或預算過高，會讓我們的努力變得毫無方向。
4.不完善的流程、分工或預定計畫會導致工作進展不順。
5.遺漏工作項目、程序或負責人員會造成溝通和執行上的漏洞。
6. 最後，計畫的錯誤、順序的混亂或預定行程的不合理都會直接影響到最終成果的質量。
要有效地對抗這些天敵，我們需要意識到計畫和流程不應是一成不變的。在面對不同情況時，我們必須隨時準備改變計畫，而不是僵化地按照原定計畫行事。這意味著，我們需要保持靈活性，根據實際情況調整工作的方法和順序，以確保在有限的時間內交出最佳的成果。
「邊行動邊思考」不僅是一種工作策略，更是一種思維方式。它要求我們在行動中不斷地評估和調整，以應對那些可能阻礙我們前進的障礙。通過識別和克服這些「六大天敵」，我們將能夠更加有效地推進我們的工作，並在職業生涯中取得成功。
排除六大天敵後，要開啟一個工作首先得先看它的全貌，先把一個計畫看到全貌後再去分解，然後把關鍵的工作先挑起來做，其他部分再一個一個完成。剛剛有提到蒐集關鍵資訊，現在來講關鍵工作，關鍵工作先做了以後，你就知道你的安排合不合時宜，如果比你規劃的，還要花的時間更長，需要的資源更多，或者是你缺乏這個資源的，其實多半可以預料到後面這個專案可能會做不完，或者說做不來的，這時候要趕快提出變更作法，這樣子才有可能完成我們的工作。
最後，這本書不僅提供了實用的工作和人際關係管理策略，更重要的是，它讓我們意識到，通過簡化工作流程和建立更有效的人際關係，我們真的可以選擇減輕生活中的壓力。如果你也像我一樣，在尋求工作與生活平衡的道路上掙扎，我強烈推薦你讀一讀這本書。記住，改變始於行動，成功源自於持續的努力和調整。讓我們一起邊行動邊思考，找到屬於自己的平衡吧！
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(書名: 不想累死自己，一定要學會把工作變簡單：丟掉80%的無效人際，工作效率3級跳！)
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