廿五、啟動
凡是專案，就一定有啟動會議。
啟動會議最主要的目的是讓專案成員、利害關係人齊聚一堂、互相認識，瞭解專案的目標、工作大項、程和里程碑，最重要的是要爭取功能主管對專案的支持，能夠派出成員利用在原部門工作的時間來參與專案。
ERP專案的啟動會議有兩次，第一次是公司內組織的啟動會議，第二次是與決定合作的廠商，在簽約時，和廠商的專案小組成員合辦一次，讓雙方人員能互相認識並瞭解每個專案成員的職責。
更重要的是，當確定顧問公司的專案成員時，要建立專案成員組織表和通訊錄，讓專案成員知道如何聯絡彼此。
選商，最重要的目的是在選擇最能和公司企業文化相配合的ERP顧問公司。 有時候，ERP系統功能雖然很強大，但因顧問公司所派的顧問群與公司企業文化不能配合，白白浪費了一套好系統。
所以，選商時務必要要求ERP顧問公司把未來輔導上線的顧問找來面談，最好是由各主管一起來面談，以確保未來合作上不會有沒必要的磨擦。
一定確認合作廠商，接下來的階段就是簽約，這裏面有很多暗盤，尤其是對負責ERP系統的採購人員，會面對更多的ERP廠商間的勾心鬥角，以及各種利誘。
文中所提任何人名及公司名，及故事情節，純屬虛構，如有雷同，請多多包涵。
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「如果只是一夜情，我還可以忍受，但，那個什麼跟什麼，你居然跟她說那句話…那我呢？在你心裏我算什麼?」老婆哭泣著。
「只是逢場作戲而已！」現在一定要說謊，不然這一關難過了。
「鄭耀東！我告訴你，認識你也不是一天兩天了，以前是我不對，我忍了，但這次我絕對不會忍，忍不下這口氣。 離婚！小孩都歸我帶，反正你也沒父母可以幫你帶。」
「不要搞到這個地步嘛！都老夫老妻了，鬧這像話嗎?」
「誰跟你老夫老妻了?！你摸著良心問自己，什麼時候把我放在你心了？那都多少年前的事了。」
「對呀！都多少年前的事了，你還記得結婚沒多久和以前男朋友在一起深夜才回來的事?」大家一起來翻盤，誰怕誰呀~！「要不要去驗DNA看看老大是誰的呀~！」
「你~~好…原來這些年來你有時很冷淡都是猜這些。」
「對啦~~誰不知道你們這些年還偶爾在聯絡啦~~」要攤就攤牌。
「你…鄭耀東，你記住！再說一次，我從來沒有做對不起你的事，朋友偶爾在一起聊聊天，你要這樣看，我……」哭泣…。「算了，離婚吧！反正你的心也不在我這邊，留人在又有什麼意思。」老婆說著拿出文件和印章…「我都蓋好了，你蓋一蓋，我拿去戶政事務所登記。」
「哼！蓋就蓋，懶得再和妳糾葛，三天兩頭來吵，誰不知道你和那個誰誰誰又在一起了。」用力把離婚文件都蓋個章，然後隨便一甩就走出大門去上班。
唉！一大早就遇到這種事，今天是專案啟動會議召開的日子，看來難過了。 這些天，幾乎相同場面按三餐上演，吵的岳父岳母都不耐煩的說離就離了吧！
「鄭副理，可以開會了嗎?」王大仁過來問。
「喔，時間到了…」看看手表只差兩分鐘就要開啟動會議了，恍神也不這種恍法…「走吧！」
到了會議室，還好王大仁已經把簡報檔都打出來了，只要進去開場就行。
「總經理、副總，各位長官和各位同仁，大家早。 今天是我們ERP系統更新專案的啟動會議，會議議程是……。」還好啟動會議已經召開過好幾次，就把以前的老招數搬出來照演一遍。
「接下來，請總經理為我們講話。」
「現行的ERP系統導入我們公司後，並沒有帶來預期的成效，這些年來，各部門都不斷的在忍受這套ERP系統的缺陷，也在平時的操作中，耗用了不少人力來彌補這套系統中資料不齊全的問題。 之前幾位資訊主管，雖然提出改革建議，但最終還是沒有完成任務，這次鄭副理來我們公司，力精圖治，各位在前陣子的網路系統更新與虛擬化平台建置案中，可以看到副理週詳的規劃與積極的行動力，讓系統順利完成升級。 現在副理提出ERP系統更新專案，是我們公司今年除了成都廠外，最重要的任務。 希望各部門主管全力支持與配合這個專案，指定參與這個專案的成員要盡全力參與這個專案，務必讓ERP系統更新順利、成功。」大家為總經理的話鼓掌…「在這裏，我任命副總為專案負責人，鄭副理為專案Leader，向副總負責。 鄭副理好好做…副總…」
「是，這次ERP系統更新專案是我們公司改變體質的重要關鍵，也是影響公司未來發展的重要任務。 我長話短說，請參與這個專案的各位成員，務必要全力配合鄭副理與資訊部。現在，請副理繼續啟動會議簡報。」
「是的，謝謝總經理和副總的講話，接下來我要報告專案組織……。」
等因奉此的把啟動會議簡報內容報告完畢。
「接下來，專案小組的工作項目是要進行選商會議，預定在兩個星期後，我們將安排三家ERP系統供應商來報告，每家公司一天…」我把選商會議進行的方式大略說明…「如果一天下來，對那家ERP公司還有更多的問題，就在三天之後再安排會議討論，直到我們找到合適的供應商為止。」
「各位更要注意時程，為了要配合成都廠開工，我們希望成都廠能以新系統上線，不要再用現在這個爛系統，要請各位務必全力配合。」副總說…然後看著總經理，總經理搖搖頭。
「好，各位都已經清楚這個專案的目標，以及公司的期許。」副總繼續說…「現在，請各位在這份宣誓書上簽名，然後等鄭副理召開選商會議，確定合作廠商。 有沒有問題?」副總看一看大家都沒問題就宣佈散會了。
「鄭副理，鄭主任，你們下午兩點到我辦公室，我有事情交待。」副總臨走前說。
「是。」
「副總，我們來了。」我和鄭雅萍一起到副總辦公區，副總正埋首在成都廠的建廠藍圖中，似乎有很大的困難。
「好…我等下就要出發去成都，到那邊監督建廠進度，直到工廠結構完成前，我不會回到台灣。」副總交待著…「所以照時程來看，可能你們選商和簽約，以及後續的廠商專案小組啟動會議，我都可能無法參加，因此，我已經和總經理談過，現階段你就是專案負責人，專案Leader的角色，可以由雅萍來擔任。」
「是…」我問…「這段時間我還是可打電話向您請求協助判斷嗎?」
「可以，我會帶小芳一起過去，你有任何問題，可以請小芳轉達給我，我會直接打電話給你，但也可能會要小芳回覆給你，看我當時的情況。」副總說。
「是…可以請問為何會出現這樣的變化?」我問。
「嗯…成都那邊建廠進度現在嚴重落後，因為管理局對我們的廠房結構有疑問，要求停工等候，本來周廠長說是協調完成了，但是昨天下午又說還要停工一個月，這種政治問題是最難搞定的。」副總詳細解釋…「好吧！大概就這個樣子，你們去忙吧！我也要準備出發了。」
「是，一路順風。」我說，副總舉個手表示聽到了，就又回到他關心的藍圖去了。
「副理，接下來怎麼辦?」鄭雅萍問。
「我們已經把全部廠商都邀來談過一次了，我想和你先討論，決定一下讓那些廠商進入第二輪。」我說。
「現在，我們已經找過五家ERP系統顧問公司: 高貴、黑心、愛國、動力和亂飛，我們現在先踢掉一家。」我說…「你會想先把那家踢掉?」
「亂飛。」鄭雅萍不假思索。
「好，我們有第一個共識，把亂飛刪掉。」我說。
「不用理由?」
「嗯，接下來，要作四件事，你記下來…」鄭雅萍去找紙筆…「首先，要各家公司提初步報價，以150個User License為基礎，讓各家廠商自行評估如何報價。」
「我打電話去問嗎?」鄭雅萍問。
「對，我讓你去發揮。」我說…「第二件事是RFP(Request for Proposal，廠商建議書徵求文件)，我在專案計劃書裏有一份附件是要給各廠商的，要求廠商提供建議書。第三件事是合約，請廠商提供他們的合約書範本，在專案計劃書中我列了一份合約書要求條件。第四件事是要和廠商討論我們的選商程序，有些廠商會拒絕配合，拒絕配合的廠商就不用再談了。都記下來了?」
「嗯…這些都是我要去連絡的嗎?」鄭雅萍問…「我擔心我會傳達錯誤。」
「不，你處理報價就可以了，其他我來和廠商談。」我說，鄭雅萍鬆口氣。
「小郭，我是鄭耀東。」
「鄭副理，您好，現在案子情況如何?」
「我想和你討論需要提供的廠商評估文件，包括建議書和合約範本，以及要向你說明我們的選商程序。」我說。
「這樣…可能要花些時間囉…副理方便我請您吃個便飯，同時討論您剛才談到的議題嗎?」小郭問。
「嗯…好吧！你把時間地點傳簡訊給我，我一定會到。」我說。
「陳經理，我是鄭耀東。」我撥給黑心公司的業務。
「鄭副理您好，真巧，才和你們鄭主任談完提供初步報價的事。」
「我和鄭主任分工處理選商的事，我要找你討論後續要配合的事項。」我說。
「是…有那些事需要我們配合?」
「我等會兒會發郵件給你，我會提供RFP，請你們提供建議書。」我說…「還有，就是需要你們提供合約範本，同樣的，我會提供一份要約書。 此外，還要向你們解釋我們選商的做法，看看你們能不能配合。」
「請問副理明天上午有空嗎？我們副總想拜訪您，可以同時討論您剛才提的事情。」陳經理說。
「好，請你們九點半到，可以嗎?」我說…果然，想開始搶案子了。
「九點半，我們準時到。」陳經理說…「明天上午見。」
另外兩家公司明天再聯絡吧！我想早點下班，先回家去看看，然後再去赴小郭的約。
回到家，我只見到三個行李箱和一個背包在大門口，加上一張便條…「姓鄭的，房子是用我媽的錢買的，所以你也別想住這裏，車子我我不跟你爭，管你想住那就住那…SHIT！」
想當然鎖也換了，好吧！我自找的，用力踢了大門，我把行李拖上車，就出發去找小郭了。 今晚住那呢？隨便找個Motel將就幾天，這週末要租套房。
「嗨~~鄭經理，我們在這邊…」小郭約我在陶板屋見面，同行的還有黃顧問和一位不認識的女生。
「黃顧問，您好！」我向黃顧問打招呼。
「這位是我們公司剛來的技術顧問…張小姐。」小郭介紹著。
「張顧問…」我拿出名片和張顧問交換…
「小郭…」點餐完我拿出一疊文件說…「這是RFP，想你們都知道該如何寫。」小郭和黃顧問點頭。
「什麼RFP?」張小姐問，顯然經驗還有些不足。
「RFP是說業主訂出系統規格需求，另外還說明了來投標的廠商應具備的資格，和配合這個案子要提供什麼樣的服務要求。」我看小郭和黃顧問都沒反應，就向張小組說…「廠商拿到RFP，是Request for Proposal的簡稱，中文一般叫廠商建議書徵求文件，就針對RFP的內容準備一份建議書，一般稱為Proposal，來說明你們公司要如何達到我們業主所提的要求。」
「嗯...我知道了，在公司常聽到Proposal被掛在嘴邊，一直沒去問是什麼。」張小姐笑笑說。
「另外，有份要約書，這是你們提出的合約範本內容的規範。」
「嗯…我知道。」小郭邊聽我說邊翻文件。
「我們安排的選商程序和條件，這要花點時間講，邊吃邊談…」上菜了，我拿起刀叉邊吃邊講…「首先，廠商要用半天時間展示系統功能，我們會提供Sample Data，採用Sampe Data來完整展示系統功能，對評選委員越有幫助，因為，我們的評選委員都是由各部門主管和種子人種組成，越能採用我們的資料來展示，對評選委員會有更好的印象。」
「這部份沒有問題，Smaple Data什麼時候可以提供?」黃顧問問我。
「就在這裏。」我拿出一個USB隨身碟…「裏面有幾個Excel檔案，包括Master Item Data、BOM、Sales Data和一些財務基本資料，你們先研究。」我把USB隨身碟交給黃顧問…「下回見面再還我就可以了…接下來，第二個條件是展示功能的顧問，必需是日後輔導我們上線的顧問，最好不要用Presales顧問來簡報。」
「我可以問一下這個條件是為什麼嗎?」張小姐問…「因為我目前主要都在支援Presales。」
「其實ERP系統導入是一種連續作業模式，最理想的狀態是顧問從頭到尾都和業主的專案小組一起合作，這樣會有連貫完整的Domain Know-how，不致於因為成員異動，造成專案知識斷裂; 連續的專案知識累積，對ERP系統專案進度也有好的影響，因為不必花時間教育新成員所需的Domain Know-how。」我一口氣講了一大堆…「而專案的Domain Know-how就從廠商來Demo的時候開始。」
「對，副理的講法我完全同意，只是這是最理想的狀態。」黃顧問接著說…「在實務上，人會異動，專案也會受影響，所以專案經理就要有對策來因應人員異動帶來的響影，減少因為這些影響造成的專案時程延遲。」
「是的，也因此顧問公司派來的顧問水準，以及能不能和業主方的專案成員愉快的合作，就是ERP專案品質與進度的主要關鍵，而這些，都是選商會議要評估的重點。」
「所以，副理是想用選商會議就完成對顧問的評選?」張小姐問。
「這是一部份原因，另一部份是…有些ERP公司會說他們會提供顧問面談的時間，等簽約後，就可以進行顧問面談。 但是，我認為，不如把這個面談時間放在選商會議中，大家都省時，也可以讓雙方有第一次溝通機會。」我繼續解釋…「因為顧問面談時，顧問公司一定會想辦法護航，也因此可能會讓一些還沒受訓完成的顧問加入專案，導致專案的進度延遲。」
「可是顧問公司培養顧問，本來就需要案子來養成。」張小姐又說。
「我同意，但是不能把沒有完成訓練的顧問放在第一線，可以放在第二線或第三線，但不能放在第一線，這樣不僅專案進度影響嚴重，專案品質也會嚴重影響。」我說…「但是台灣很多顧問公司現在都成了ERP顧問養成速成班，這也就是很多ERP專案失敗的原因之一，沒有足夠的、有經驗的ERP顧問來支援ERP專案。」
「對，所以我也多次向公司反映顧問品質問題。」黃顧問看著小郭說，小郭嘴裏塞滿了牛排只能嗯嗯嗯點頭，黃顧問轉向我…「所以，我們公司採取的做法就是建立一套顧問評鑑制度，所有專案一定會由資深顧來主導。 副理要求選商會議中負責展示的顧問就是日後導入顧問，我們可以安排，做法上會有三位資深顧問解說，但由比較資淺的顧問來展示功能，而這些參加選商會議的顧問，就是日後負責專案的顧問。」
「好，這樣我想我們會合作愉快…」我說。
小郭總算把嘴裏的牛排吞下去…「是的，我們公司現在導入作業都是用這樣的方式，所以，副理請放心，到時我們會派日後負責導入的顧問參加選商會議。」
「嗯…好，這樣我們今天這次晚餐會議就有了非常好的進展。」我說，小郭他們三人陪笑著。
那天隨便找了一家Motel住宿，沒想到高雄地區的Motel價格都漲這麼多，明天換到一般旅館住幾天。
「江副總，您好。」黑心公司的陳經理和我已經認識的江副總，以及一位看起來是顧問的資深熟女。
「鄭副理，好久不見了。」江副總說…「陳經理您已經見過面，我右手邊這位是王協理，也是黑心公司在南部的總顧問。」
「王協理您好，請多多指教。」我和王協理握握手，然後介紹說…「這位是鄭主任。」
「雅萍現在是主任啦…」王協理對鄭雅萍熱絡的說著。
「鄭副理的提攜。」鄭雅萍說。
「好吧…我們切入正題。」我接著把昨天晚上對小郭他們說的三個選商條件詳細解釋了一遍。
「原則上，我們公司都能配合。」江副總看著王協理，王協理點頭支持…「因為厚黑企業是我們公司很重視的客戶，所以，在這次系統升級，我們願意直接把原來的合約結案，尾款就當是罰款處理，這樣你們財務帳上也可以銷案。」
「Sample Data什麼時候可以提供給我們?」王協理問。
「現在。」我拿出一個USB隨身碟給王協理…「下回見面再還我就可以了。」
「關於報價，」陳經理說…「我們會提供優惠價格，加上前案尾款不計，較之前的報價少掉將近一千萬。 對了，這個案子的採購由那個部門主持?」
「就是由資訊部主持，已經總經理同意不用經過採購部，算是專案採購。」我說。
「好，那麼今天就先談到這裏，我們要回去開始準備了。」江副總說著站起來…「副理、主任…」點個頭表示Bye-Bye就走出會客室。
「哇嗚，少掉將近一千萬，這樣很有競爭力了。」鄭雅萍高興的說。
「你比較傾向於繼續採用黑心系統?」我問。
「嗯…因為大家比較熟，或許有了一次失敗經驗，再合作會比較瞭解彼此的需求。」鄭雅萍說。
「或許吧！等選商會議時比較比較再說。」
「嗨…曉軍…」我打電話給曉軍，這些日子一直沒和她聯絡，她也沒打給我。
「副理，怎麼一直不打電話?」曉軍埋怨的說。
「在處理事情忙著了。」
「你還好吧！」曉軍似乎感受到我的情緒…「怎麼聽起來很累的樣子。」
「再說吧！我晚點再打電話給你。」鄭雅萍要我接分機。
「我是鄭耀東。」
「副理好，是動力系統的Sean，上次見過面。」
「Hi，Sean，我想和你談談我們選商會議的事。」
「可以，但，明天副理有沒有時間，我們總經理想過去拜訪您，不如，明天再一起談?」Sean說。
「這樣更好，有決策權的主管在場，會省時很多。」我說…「明天上午十點好嗎?」
「可以，那明天上午見。」
和愛國公司討論選商程序的過程就完全沒共識，該公司擺出完全的高姿態，一付你們就是會用我們的系統的樣子。
建議書？合約範本？我們有自己的版本，不會為了配合特定客戶來修改。
展示時要由日後配合導入的顧問來進行，抱歉，公司政策是由專門執行簡報任務顧問來報告，而且，還沒簽約，要等簽約後才能確定派來導入的顧問是誰，但是…好像是很大的恩惠似的…你們可以面談篩選。可是又說這是完全沒必要浪費時間的過程，因為該公司的顧問都經過完整的培訓，有足夠能力支援客戶。
用Sample Data？完全沒必要，這樣也不能有效展現愛國ERP系統與其他系統不同的特色。
最後又說，雖然這些都不能配合，但，他們保證愛國ERP系統是最適合我們公司使用的系統，所以，現階段先不參與選商會議，等我們選商會之後再來談。
「方便見你們總經理嗎?」愛國公司來的協理一付高高在上的樣子說。
「我是專案負責人，和我談就可以了。」我說…「如果不參加選商會議就完全沒有入選的機會。」
「我相信最後 貴公司一定會瞭解愛國系統才是最佳選擇。」
「那，何不參加選商會議?」
「在這樣的條件下，不能配合。」
「好吧！那就談到這裏結束了。」我說。
「可以讓我見你們總經理嗎?」
「沒有預約無法見。」
「可以幫我預約嗎?」
「沒有經過選商會議到議約階段的廠商，我不會去預約。」
「鄭副理不要這樣嘛~~就禮貎拜訪一下吧！」
「所有廠商都在同一基準點上，這樣才公平。」
「好吧…請問有那幾家公司?」
「不能告知，這是業務機秘。」
「好吧…那希望有機會再合作。」
「嗯…不送。」我轉身先走出會客室，鄭雅萍小跑步追上來。
「副理，不找愛國了嗎?」
「等和動力公司討論後再說。」
和動力公司的總經理、Sean談的結果還算順利。 和鄭雅萍討論後，最後決定找高貴、黑心和動力三家來進行簡報。
「曉軍，不好意思，現在才打給你。」
「在忙ERP系統的事?」
「嗯，在進行選商會議前的準備工作。」
「還好嗎?」
「已經決定找高貴、黑心和動力三家來進行簡報。」我說…「曉軍…我有件事要跟你說……。」
