【職場48】什麼是簡報？從職場到生活的重要技能

「簡報」是什麼？你可能在工作或生活中經常聽到這個詞，覺得簡報不就是打開 PPT 或Keynote，然後開始講嗎？但其實，簡報是一門需要精心設計和準備的藝術（稱為技術也許更貼切）。

^{PS. Microsoft PowerPoint 是微軟出的簡報軟體，算是製作簡報的祖師爺工具，很多人簡稱 PPT，其實也可以叫他 slides；而 Keynote 是 MAC 系統原生的簡報製作程式，通常隨附於大多數的 Apple 裝置中。}

滔滔不絕，沒有迴響

記得有一次，我參加了一場由學校舉辦的主題研討會，聚集了各家教育服務和科技廠商，讓大家說明、展示自己的產品方案，看看是不是有什麼合作機會。有一位產品經理（或是負責撰寫方案的售前人員）的講者在台上滔滔不絕，但整個過程中，現場參與的學校代表、廠商代表、銷售團隊人員以及合作夥伴顯得漫不經心，有人甚至整場都低著頭在滑手機。

簡報結束後，看來沒能達到預期效果，掌聲奚奚落落，沒有人提問，也沒有人在會後前去討論後續可以有什麼合作。引用一句台下聽眾的低聲抱怨：「這根本在浪費我的時間！」

後來，我和講者聊了聊，發現核心問題所在。他的簡報缺乏結構，內容冗長、繁瑣且不夠聚焦，最重要的是，沒有針對參與者的目標期待或需求來準備。

什麼是簡報？

簡報，簡單來說，就是一種有目的、有結構的資訊傳達方式。它不僅是把資訊或數據的堆在一起，而是一門需要精心設計和準備的技術（或有人認為這是藝術）。

透過有條理的邏輯框架、吸引人的視覺設計（這也許重要，但絕對不是最重要的）和有效的演講技巧，把重要的資訊或想法清晰地傳達給目標對象。這些目標對象可能是你的老闆、主管、客戶、同事、下屬，甚至是家人和朋友。

簡報能力在生活中的應用

簡報能力其實不僅限於職場，在生活中的很多方面也能發揮重要作用，例如說...

1. 職場簡報
2. • 內部會議：匯報自己或團隊的工作規劃、工作進展、說明成果、分享經驗，讓團隊成員清楚了解目前的狀況和未來的計劃
   • 客戶提案：向潛在的目標客戶介紹公司或自己的產品或服務，展示解決方案的價值與優勢，以爭取後續合作和銷售機會
2. 教育應用
3. • 課程教學：教師通過簡報展示教學內容，讓學習者能夠更直觀地理解知識點，也能作為課後複習的參考素材
   • 主題培訓：培訓師使用簡報來組織、呈現課程內容、輔助培訓活動的進行，以提高培訓效果和學員的參與度
3. 個人表達
4. • 公共演講：在各種場合進行公開演講時，使用簡報可以幫助觀眾更好地理解和記住演講內容
   • 社交場合：在聚會、活動或聚會中，用簡報分享旅行經歷、愛好或個人故事，讓交流更加生動有趣
4. 學術研究
5. • 研究匯報：研究人員向同行、評審或公眾展示研究成果，強調研究重點和創新之處
   • 論文口試：在論文口試中 (oral defense)，通過簡報清晰地闡述自己研究的主題、背景、目的、問題、方法和結論，獲得口試委員的認可

該如何提升簡報能力？

1. 明確目標：首先要清楚簡報的目的，是要說服對方、進行教學還是主題匯報等。
2. 了解對象：針對不同的聽眾群體，設計他們容易理解、對應期待和需求的內容。
3. 結構清晰：運用「總-分-總」、結論先行等策略，有層次、環環相扣地呈現說明。
4. 視覺設計：使用簡潔的圖表、圖片和文字，避免過多文字、複雜的圖案和動畫。
5. 反覆練習：多次演練，提高自信心和流暢度，確保在實際簡報中能自然地表達。

簡報是資訊傳達的一種重要方式，無論是在職場還是生活中，都是一項不可或缺的技能。如果你在準備簡報時不知道從何下手，上台報告或公開演講時不知道如何展現專業和特色，想有效地提升自己的說寫表達能力，進而長久提高自己的職場競爭力，歡迎加入我的社團，透過私訊或預約諮詢會議來聊聊，看看是否能幫忙到你哦 : )

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