任務導向筆記術，讓筆記更有價值！

上過不少筆記課、參考各種模板和資料管理、專案管理的框架，但是每每用了一段時間就覺得「不夠好用」，然後又開始尋找下一個方法來記錄經驗或知識。

這次曼陀號領航計畫講座，邀請到電腦玩物站長 Esor，分享如何建立以「任務」為導向的筆記系統，並產出具體行動方案。透過這次活動，我才明白筆記系統不需要太多規則和框架，筆記應該簡單而實用，讓我們之後能輕鬆找到所需資料並且方便使用，真正讓筆記系統成為我們的第二大腦。

你也需要 All in One 的第二大腦

同一件事的資訊可以是文件檔案，也可以是 mail 或 message，甚至是隨手記下的紙本筆記。資料散落在不同的工作管道，增加執行每件事的斷點，很有可能為了某個資訊要撈信箱，然後就讀了其他郵件而忘了自己要幹嘛。

當所有的資料、資訊都被記錄在同一個地方，這筆記才有可能被有效率地運用，成為我們的第二大腦。這裡說的 All in One，包括透過訊息而來的資訊。因為對未來的自己而言，重要的不是哪時候收到的訊息，或是哪時候開會討論的，而是「對整件事的掌握」，包括那些最最最細節的重要事情。

以往做會議記錄都是按週次按日期去記錄，並沒有察覺到這樣會讓資訊流變得破碎。因為每個專案通常會被 break down 進行討論和進度追蹤，而被記錄在不同的筆記之中。當要查找特定討論結論時，就會需要花腦力思考事件哪時候發生的，花精力點開一個個的筆記文件。但是，如果會議記錄是以「任務」為核心記錄，這些資訊就會集中在同一個任務筆記裡面，不斷更新最新資訊，更好了解整體流程和進度。

Esor 在講座中帶大家思考：「你的一則筆記，持續更新多久？」他的答案是：至少 10 年。我才理解，這才是所謂的知識與經驗的累積，筆記才能真正成為第二大腦。放心地記完筆記，然後就放下、甚至忘記，完全不佔用自己的心智空間，但是需要的時候卻能透過第二大腦，記得清清楚楚明明白白。

一個任務，一則筆記，打造第二大腦

一個任務，一則筆記，但是 how to？怎麼記、怎麼用？Esor 說要夠簡單，應該用「搜尋」的方式找到任務筆記，而不是分類。因為搜尋是最快、最直覺查找資訊的方式。

回想我在 Notion 中，超級少使用到搜尋功能，幾乎都是「用腦記住」筆記路徑。這樣的認知習慣，讓我一直在「定義資料層級」以及「整理筆記」，同時執著於那些資料層級弄得很複雜還能夠操作得出神入化的人和筆記。我很印象深刻 Esor 說：「不要額外花時間做不需要的整理。」這讓我思考更多的是記筆記的核心，其實不是漂漂亮亮的筆記，而是「好用的」筆記。

要好用，就要筆記得很「精準」，包括筆記標題和筆記內容：

• 筆記標題：為了打造能夠用搜尋找到的任務筆記
• 1. 明確關鍵字
     a. 任務名稱
     b. 利害關係人名稱
     
  2. 輔助描述
     a. 日期 → 通常需要去其他地方找時間日期，產生分散的工作流
     b. 用途 → 無法確認之後會使用當時寫的 term
     c. 內容重點 → 無法確認之後會使用當時寫的 term
     
• 筆記內容：資料本身沒有意義，Google 或 ChatGPT 多的是資料，筆記內容更重要的是記錄自己的思考（尤其很多想法是稍縱即逝的），是能夠有行動

讓筆記更好用的方法 KPT 覆盤法

持續更新筆記不只能夠掌握事件的整體，更重要的是在過程中的覆盤，讓這些任務和流程成為自己執行類似任務的模板，加速之後執行的效率，在類似任務上面迭代發展。

當然，Esor 提出的 KPT 覆盤法也是很簡單很好實踐，3 步驟：

• Keep：保留可用流程
• Problem：問題馬上寫進筆記
• Try：記錄可以嘗試的新作法、新步驟

Keep 這個步驟是幾乎不需要花時間的，基於整體事件檢視，很快就可以知道哪些流程和注意事項該被保留。

在 Problem 和 Try 的步驟，就很看重覆盤記錄的即時性。愈接近事件發生的時候，愈能夠保留住當下發現的問題，也能基於這些發現，思考之後可能的作法和步驟。當這些都完成，需要用時，就可以直接複製筆記使用。

當天舉例的使用情境是辦活動。每次活動的框架都差不多，但是如果你有經過 KPT 覆盤法記錄的活動筆記，就不用每次要辦活動就重頭開始，而可以是直接 copy 直接改，留意那些 Problem 和 Try 的內容，評估可以嘗試的新方法。這樣每次辦活動就能夠辦得愈來愈省力，也愈來愈好。

關於「筆記」的十萬個為什麼

聽講座的當下和回家路上，滿腦子想要請教的問題，還好有在 Slido 問到，其他的就待自己探索了。留下我覺得很有意思的三個 QA：

1. 忍不住想蒐集好文章，然後呢？
   
   Esor 說他自己也會這樣，所以他有一個「00 收集箱」，專門放這些「可能」有用的文章。不過有一個原則，如果 2 ~ 3 週這些文章沒有變成一個「任務」，那麼就直接刪掉，也不用再重新看過文章，就，直！接！刪！掉！
   因為如果你之後真的需要這些「好文章」，到時候也不一定會記得有一篇沒有經過消化的好文章在筆記裡，而且你一定還能在網路上找到，也一定會有新的資料，就可以直接閱讀思考，成為一個任務筆記，所以不用花時間先儲存，還要搜尋找出、閱讀確認是否合時宜。
   
   
2. 如何整合筆記和時間的排程和提醒？
   
   有 2 種方式，一個是檢視行事曆，然後到筆記搜尋想要了解的任務筆記；另外則是利用筆記軟體的 task 提醒功能。這幾天試了 Notion 前陣子推出 Calendar，不只可以整合 Google 行事曆，更重要的是將 Notion 的 Database 資料庫變成一個「行事曆檢視」，在行事曆上需要看筆記或記錄時，也可以直接點擊開啟 Notion 筆記，使用起來是滿直覺的。
   
   
3. Generative AI 的出現，如何影響記筆記？
   
   Esor 分享他現在使用最多的 2 個 AI 使用情境，包括規劃任務的架構和行動清單，節省開展新任務的時間；請 AI 幫忙摘要文章，同時帶入「問題與行動建議」的生成，透過情境與應用層面去探索和思考資訊的不同面向與加深對資訊的認識。

筆記的目的是支持我們更好地完成任務，而不是繁瑣的記錄本身。