筆記的方法 #010: 如何有效管理筆記標籤

在數位筆記管理中，標籤混亂是一個常見問題，尤其是當出現許多重複標籤時。例如，“#人力資源”和“#人力資源管理”，“#旅行”和“#旅遊”，“#啟發”和“#啟示”這些類似的標籤會導致分類繁複而臃腫，長期下來不僅無益反而有害。

a pile of tags

出現標籤混亂的主要原因有幾個方面：

1. 個人主觀性和即時性：每個人對事物的理解和感知都不完全相同，因此在打標籤時可能會根據自己當下的理解和需求來命名和使用標籤，而不一定遵循一致的標準或規範。這種主觀性和即時性容易導致標籤命名的不一致性和混亂。
2. 標籤類型和用途的模糊性：有些標籤可能在意義上相似或重疊，但用戶卻可能因為個人偏好或認知差異而使用多種類似的標籤，如例子中的“#人力資源”和“#人力資源管理”，這類標籤雖然相似，但含義卻可能有所不同，這種情況導致了標籤的重複和混淆。
3. 缺乏統一的標籤管理機制：在缺乏統一的標籤管理機制或標準指導下，用戶可能不清楚如何規範標籤的使用，或者缺乏對標籤使用的明確指導。這種情況下，每個用戶可能根據個人習慣或需求任意使用標籤，導致了標籤的不一致性和混亂。
4. 長期累積和管理疏忽：隨著時間的推移，如果沒有定期進行標籤的清理、整理和調整，原本清晰的標籤體系可能會逐漸變得混亂和臃腫。這是因為筆記和信息的積累會使得標籤數量增加並可能產生重複或過時的標籤，而沒有有效的管理措施則難以維持整體的管理效率和清晰度。

那麼，我們該如何解決這個問題呢？這裡介紹兩個實用的方法：製作標籤說明書和設置緩衝區。

方法一：製作標籤說明書

首先，你需要創建一個專門的標籤說明筆記，列出所有使用的標籤及其命名規則，並定義每個標籤的用途，說明它們標記的資訊類型。例如，你可以設立標籤#靈光乍現來記錄內在冒出的想法，#靈感收集來標記外在啟發並促使行動的輸入，#內心力量支持來收集鼓舞和激勵的內容，#詞句表達牆來記錄觸動人心的文字，#我的又見來記錄對自己的新認識，#武器工具盒來標記發現的有用工具，#這個是什麼來記錄感興趣但尚未了解的新知識，#哇哈來標記新視角或思考維度的改變，以及#待讀書單來標記被“種草”但未讀的書籍。

有了標籤說明書，你和未來的自己達成了一致，每次打標籤時有了依據。這樣做的好處在於它能夠減少因隨意打標籤導致的重複和混亂，保持標籤的一致性和規範性。此外，標籤說明書是動態的，可以根據需要定期更新，隨著認知進化不斷迭代。這樣一來，你在不同時間點能夠保持一致的標籤使用習慣，減少每次打標籤時的思考負擔，從而建立起結構化的信息管理方法，有助於更高效地組織和檢索信息。

方法二：設置緩衝區

在日常記筆記時，未必能立即將每條筆記歸類，這時可以使用緩衝區來臨時存放未分類的筆記，以避免混亂。具體操作上，你可以設置一個或多個緩衝區標籤，供臨時存放未分類的筆記，並定期檢查和整理緩衝區，將其中的筆記重新分類，歸入合適的標籤。

設置緩衝區的好處在於它能夠減少即時分類的壓力，避免因無法立即分類而導致的標籤混亂。通過定期整理緩衝區，你可以確保筆記分類長期有序。緩衝區提供了一個靈活的解決方案，允許你在繁忙時快速記錄信息，而不必擔心立即歸類。這種方法的核心在於延遲決策，讓你將分類決策推遲到更適合的時間進行處理，從而緩解信息過載的壓力，防止分類壓力過大。同時，定期整理緩衝區讓你在更寬鬆的時間內進行分類，保證分類的準確性和合理性。

舉例來說，當你忙碌地參加會議或是處理其他緊急事務時，可能會有很多筆記需要記錄，但卻沒有足夠的時間立即進行分類。這時，你可以使用緩衝區標籤，如#臨時存放來記錄這些筆記，暫時先不進行詳細的分類。等到工作空檔或是日程較寬鬆的時候，再進行逐一檢查和整理，將這些筆記歸入正確的標籤，確保整體的筆記管理清晰有序。

總結

標籤說明書建立了統一的標籤體系，減少了重複標籤和分類混亂。

緩衝區則提供了臨時存放空間，減少了即時分類的壓力。

這兩種方法結合使用，可以顯著提升筆記分類的清晰度和管理效率，幫助你更高效地管理和分類筆記。