每週心得 | 個人專案工作省思(上)

• 自我省思的四個步驟：客觀紀錄、分析總結、提出解法、結果分享。從過去獲得力量，著眼於未來，從檢討中翻盤，及時糾正錯誤，並且回饋循環。
• 近期有個專案計畫沒有處理的很好，差點促成大錯，想紀錄下來並自省要如何改善，才能避免再犯類似的問題。

客觀紀錄

• 背景介紹：公司這2年受惠於AI人工智慧及Cowos封裝的蓬勃發展，積極的擴增產品產能，所以每個工程部門都會有工具機台的驗證與試產，而本人是身為部門規劃的小組成員，負責其中一部份的機台時程規劃跟進度追蹤。
• 事情緣由：

1. 舊機型機台產能不足，但又需要擴充產能，這時該怎麼辦呢？就用類似的新型機台來做產品的驗證跟試產吧！但畢竟機型不相同，所以驗證的程序過程也就相對複雜，品管單位要求的試產條件也相對嚴苛(畢竟沒有經驗，一但出事情，就是幾百萬的美金離公司而去)，但是我交出去的機台時程規劃卻沒有考慮到這個問題，因此給出去錯誤的日期。
2. 在內部例行性週會時，老闆發現我給出去的時間怎麼不符合他的認知，日期不應該這麼快，經過我重新去翻閱品管單位要求的驗證新型機台試產的條件，才發現我給的日期是按照舊機型機台的試產條件去評估的，所以在我給出去的時間內根本無法驗證完成，這甚至可能造成整個公司的產能計畫有問題，損失信用跟訂單。

分析總結

• 事後在復盤這整件事的來龍去脈，當然有很多許要檢討的地方，但我自我分析覺得在「心態問題」跟「做事方法」有很多可以再加強的部分。

心態問題 (謹慎➜鬆懈➜出包)

1. 謹慎：一開始其實我對於這專案還滿謹慎小心，畢竟之前沒做過這麼大的專案相關的工作，深怕一個閃失，沒有把握好進度或是排程沒有達到公司預定的產能計畫，但也因為專案攸關於整個公司的重大發展，所以每週每月都有開會，需要按時更新狀況，所以這專案的總負責人跟我老闆都有盯進度盯的很積極。
2. 鬆懈：人就是有個惰性，因為進度別人(老闆)追的都很緊迫盯人，加上掌控大家機台的驗證狀況，確定大家都沒有滑掉進度就好，所以我後來就開始鬆懈，加上反正進度有照進度走加上都有上頭看著，一定出不了什麼事，當你越這樣想，通常就是這種懈怠的心理狀況就真的出事。
3. 出包：新一波新機台在估廠能的時候，我其實就直接照Excel表格內埋的公式，做出每個階段的機台驗證情形，我知道這一波是新型機台跟原先舊機型有所不同，但我以為這跟舊型機台品管設定的試產條件是一樣的，而且我也沒確認品管單位的新機型設定條件的文書規範為何，我就直接按照Excel表格內公式帶出來的日期去做回復，完全沒意識到這是一個錯誤的評估日期。

• 做事方法 (散漫無章，沒定時檢查效果)

1. 散漫無章：長時間以來，我其實有認知到我沒有一套固定的做事方法跟整理習慣，通常都是人家給我的表格或相關格式才做回覆，也因為是片段性的回覆，所以很多資訊都散落在各個回覆的信件內或資料夾，這導致我資料都沒有集中管理，回頭要翻資料數據都常常要找很久，有時候稍微久遠的都找不到，像這次專案為例，我表格及相關內容也散落在好幾個不同地方，要整理一些機台量產的品管資料或是一些新型機台的階段成果展示，很多時間都花在尋找散落各地資料夾或信件的資料，也因為散落，所以也沒有心思定時把自己的大盤整理出來，也就不可能定時做階段性的總結。
2. 沒定時檢查效果：另外一個問題在於我做完事很少回頭看，這次就是因為老闆在看週報內容時，詢問機台的狀態時，才發現這件估錯機台試產日期的事情，通常是老闆提醒或是出事情後才發現當初做的某些事都有後遺症(side effect)，或是被要求提供資料的結論才趕忙去做整理，這就是在戴明循環裡(PDCA Cycle)裡面的Check and Act，就是需要查核驗證效果跟行動標準化的概念。查核驗證不確實，一來無法察覺事情是否有後遺症，二來好的事情成果不能做有效的整理跟展示(這是可以當做你未來表達自己的一份好成績單)，若能加上行動標準化，不但這件事情可以提供自己以及團隊的一個標準規範或是行動準則，甚至能在未來其他相關的領域提供一個好的想法跟概念，降低大家走錯路或是更有效率的解決難題，這將是一個很好的自我品牌效應。