如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?

為什麼要自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟呢？

本篇為 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) - NoCode 工作術 #003《自動化儲存 Gmail 附件至 Google 雲端硬碟》篇的詳細介紹文，如果還沒看過那篇貼文的讀者，歡迎前往我們 IG 查看、了解自動化流程與情境唷～

我們在 IG (@notime_nocode) 每週更新 NoCode 工作術 ✨ 持續和大家分享 NoCode 自動化工具，以及如何善用它來解決繁瑣任務、成為省時達人！把時間和專注力還給自己

如何建立自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟的流程？

• Gmail
• Google 雲端硬碟 (Drive)
• Make (自動化串接工具) :

什麼是 Make 自動化串接工具？

你可以把 Make 想像成數位工具界的「強力膠水」！

它整合了 1,000+ 常見的雲端軟體應用程式 (e.g. Google Sheet, Slack, LINE, Gmail, Mailchimp, Hubspot ... 等)，透過直覺且視覺化的拖拉模組，幫助你無需寫程式就能實現複雜且多元的自動化串接與資料流程處理功能～

不論你是業務、行銷、人資、行政 ... 等專業工作者，即使不懂程式也可以輕鬆串接整合數位工具唷！

🎉 如果你是還沒使用過 Make 的新朋友，現在可以透過我們此 專屬連結 註冊體驗，將可以在註冊後免費獲得專業版 1 個月的方案升級 (免綁卡，價值超過 NT$500+)，讓你更好地嘗試與體驗 NoCode 的方便～ 🥳

ps: 從免費版事前升級的好處是，在還不熟悉 Make 操作時，避免使用免費版試錯到設計好流程後，根本沒剩多少自動化流程的作業餘量 “Ops” 可以使用 (以上圖流程示意，每一個數位工具節點在 Make 內執行一次則消耗 1 個單位的作業用量，稱為 1 個 “Ops”。詳細說明與比較可以參考 Make 官方比較表)～

• Step 1. 在 Google 雲端硬碟中建立要建檔的資料夾
• Step 2. 思考規劃 Gmail 信箱附件的分類規則
  (e.g. 寄件者網域、信件標籤、標題關鍵字 … 等)
• Step 3. 建立兩個數位工具分類建檔的流程串接與整合

🎉 如果你希望可以更快地實作此篇自動化附件分類建檔流程，我們也有提供此流程的進階範本 (額外新增自動建立 Google 雲端硬碟資料夾、以 Google Sheet 作為信件總表統整的「附件連結清單」模組節點應用)，方便你直接匯入 Make 套用哦！有興趣的讀者可以前往我們 🔗此範本市集連結 選購套用！🎉

Step 1. 在 Google 雲端硬碟中建立要建檔的資料夾

Step 2. 規劃 Gmail 信箱附件的分類規則

1. 方法一、依指定寄件者 / 信箱網域
   - 情境可能是希望把特定信箱 or 網域寄件者的信箱分類建檔到特定 Google 雲端硬碟的資料夾中
   - 例如: 希望將來自某位重要同事 / 客戶 / 供應商的信件附件 (可能包含報價單 / 合約 / 產品資訊 … 等)，自動存入該同事 / 客戶 / 供應商名稱的 Google 雲端硬碟資料夾
   
2. 方法二、依指定信件標籤
   - 情境可能是已經在 Gmail 信箱內設定好不同條件的信件標籤，希望只針對含有特定標籤的信件，進行其附件的自動分類建檔
   - 例如:「發票」標籤所對應的是各類型供應商 / 內部同事針對請款所寄出的信件，不分寄件者 / 信箱網域，只要是特定主題標籤的信件附件，都想先存下來
   - ps: Gmail 信箱標籤可以透過人工 or 建立篩選器來為信件自動套用特定標籤哦! 也建議可以在進行 Gmail 信箱與 Google 雲端硬碟的串接整合前，就先設定好信箱標籤的套用篩選機制，這樣在設定過程中，可以更清楚區分有標籤的信件
   
3. 方法三、依指定信件標題關鍵字
   - 最後一種，跟方法一類似都相對直覺單純，我們可以直接依照所指定的信件標題關鍵字來建立分類規則
   - 例如: 只要信件標題有包含「報價單」的信件，就要將信件內的附件自動存下來

Step 3. 建立兩個數位工具分類建檔的流程串接與整合

1. Gmail - Watch emails
   - 作為整個自動化流程的觸發起點，定期檢查是否有收到新的信件
   
2. Flow Control - Iterator
   - 這個是 Make 官方的功能型模組節點。
   - 簡單來說，因為有時候信件內的附件會超過一個檔案，所以會需要透過 Flow Control - Iterator 模組節點將附件進行拆分處理，這樣才能將其逐一儲存到 Google 雲端硬碟中
   - 若希望了解更多關於 Iterator 的介紹說明，可以參考此官方教學
   
3. Google Drive - Upload a file
   - 用於將前者所取得的附件檔案資料，上傳到 Google 雲端硬碟的指定資料夾內

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1. 從左側欄點擊前往 Scenarios
2. 進入下一頁的右上角會有按鈕「+ Create a new scenario」可以建立新的流程
3. 進入新流程以後，可以參考下方 gif 動圖，點擊「+」並搜尋 Gmail 模組內的「Watch emails」這個選項就完成第一步的新增囉

如果你是個人 Gmail 信箱帳號 (非 Google Workspace 信箱帳號)，則可以參考這篇官方的帳號授權與綁定教學。也補充在 Create credential - Authorized redirect URIs 時，這個 URI 記得設定為 https://www.integromat.com/oauth/cb/google-restricted 哦。因為官方提供的 make.com 網域 URI 經過測試可能會發生錯誤，所以我們可以使用 Integromat.com 的網域 (Integromat 為 Make 的舊名稱)

操作過程中有任何問題，也都歡迎私訊我們 IG (@notime_nocode)、FB 粉專，或來信 [email protected] 唷！

• New Drive Location:
  可以設定成自己的雲端硬碟 My Drive
  或也可以將檔案儲存到共享的雲端硬碟 (只要你的帳號有權限，該雲端硬碟選項就會出現在此欄位的下拉選單)
• New Folder Location:
  還記得 Step 1 我們有事先在 Google 雲端硬碟中建立要儲存附件的資料夾嗎？
  在此欄位就看以指定原先建立好的資料夾，來儲存附件使用哦！
• New File Name:
  這個欄位可以讓你重新命名所儲存的附件
  最棒的是你可以直接透過前面模組節點的參數進行文件名稱的組合命名，例如下面截圖示意，我們的附件名稱被重新命名成：{{寄件者名稱}}_{{檔案名稱}}Google 雲端硬碟附件檔案重新命名示意

耶～ 恭喜！自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟的流程已完成！

Bonus 延伸應用情境分享

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結論