【日商小職員學習筆記1】監査業務知多少?

◎監察是何物◎

中文簡單來說，就是稽核、審查。在制定的法令或規則，對監察對象實施一連串相關調查並蒐集證據，將調查結果跟利害關係者報告。日文發音”かんさ”（監査）。

◎監察種類有哪些◎

根據監察目的和監察對象來分類

• 台灣ISO監察:為了符合ISO內所制定的標準並取得認定合格。會先進行公司內部自主監察後，再請外部人員來公司內監察。
• 台灣/日本會計監察:為了符合日本總公司所制定的財務標準而進行的監察。通常是因為子公司的關係，日本總社都會出差來進行監察，畢竟我們子公司賺的錢大部分還要是回到日本，另外似乎也會有台灣會計師工會(?)也會來監察，不確定是請他們來監察或是只要公司一定人數時就會派人來監察。
• 日本電氣安全監察:關於設備配電、插座、作業上會接觸到的電相關安全(例如:導電、靜電)而進行的監察。日本總社每年都派人來徹底監察，因為用電安全還是很重要的。
• 日本環境監察:針對職場環境衛生相關的監察。有點類似ISO14001。日本總社派人來監察。
• 日本情報安全監察:日本情報管制很嚴格，所以也會定期派人來監察。
• 日本業務監察:看每個部門的需求，日本總社相對應的單位會派人監察，與其說監察，這比較像業務教育之類的。主要也是確認子公司業務是否可以順利執行。
• 供應商監察:很多日本總社都是沒有生產產品的，所以經常會有日本總社來確認供應商的品質或零件補給狀況，被監察者的對象就是供應商，而不是子公司了，子公司的角色只是中間那個協助橋樑。

◎監察前該準備什麼◎

別擔心，日本總社通常也是會很貼心的準備各種範本及作業流程

1. 日本發信聯絡:內容會有監察日期，實施目的，貼心的日本人大多會有夾帶自主監察表單或是監察相關資料提供參考
2. 使用監察表單，事前監察:日本正式監察前，通常需要先以同一份監察表單，自主監察一次，有點像是考題給你準備，不會的地方先趕快查，不好的地方趕快改善
3. 回傳表單:在日本聯絡信件中，一樣會寫上回傳自主監察表單的日期
4. 正式監察:等待日本監察者到來，通常他們都會使用之前回傳的自主監察表單，直接到現場確認是否有符合相關事宜