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【日商小職員學習筆記1】監査業務知多少?
更新於 2024/12/13閱讀時間約 4 分鐘
由日本100%投資台灣子公司的小職員我，也待了第一個十年了。待越久好像可以漸漸明白一些日本特有職場文化，從矇矇懂到豁然開朗。從一般人的印象中，日商似乎比美商等強調自由風氣的外商，還要多一些紀律、謹慎的感覺，日商的職場生態也是充滿神秘。趁著還年輕(自己說)，來紀錄一下日商職場的小觀察，也順便慶祝自己待了第一個十年，在這有趣(疑?)的日商職場裡。
◎監察是何物◎
中文簡單來說，就是稽核、審查。在制定的法令或規則，對監察對象實施一連串相關調查並蒐集證據，將調查結果跟利害關係者報告。日文發音”かんさ”（監査）。
除了一般大家熟知的ISO國際標準驗證ISO9001、ISO14001等等，只要有公司通過這些相關認證，都必須安排人員去外部培訓，每年也都要固定實施內外部稽核 、尤其到了要ISO改版要換證時，更是會讓公司內上上下下忙到不可開交，一點都不能鬆懈，直到順利通過外部稽核。如果有看過半澤直樹，應該就更了解其中好幾次的場景都是國稅局突襲銀行實施稽核、監察的活動。就像聽到不能說的名字，哈利波特的佛地魔一樣，一聽到「監査」就會冒冷汗，因為悠閒的好日子不多了哈哈。
◎監察種類有哪些◎
根據監察目的和監察對象來分類
淺談目前所知道的監察內容:
- 台灣ISO監察:為了符合ISO內所制定的標準並取得認定合格。會先進行公司內部自主監察後，再請外部人員來公司內監察。
- 台灣/日本會計監察:為了符合日本總公司所制定的財務標準而進行的監察。通常是因為子公司的關係，日本總社都會出差來進行監察，畢竟我們子公司賺的錢大部分還要是回到日本，另外似乎也會有台灣會計師工會(?)也會來監察，不確定是請他們來監察或是只要公司一定人數時就會派人來監察。
- 日本電氣安全監察:關於設備配電、插座、作業上會接觸到的電相關安全(例如:導電、靜電)而進行的監察。日本總社每年都派人來徹底監察，因為用電安全還是很重要的。
- 日本環境監察:針對職場環境衛生相關的監察。有點類似ISO14001。日本總社派人來監察。
- 日本情報安全監察:日本情報管制很嚴格，所以也會定期派人來監察。
- 日本業務監察:看每個部門的需求，日本總社相對應的單位會派人監察，與其說監察，這比較像業務教育之類的。主要也是確認子公司業務是否可以順利執行。
- 供應商監察:很多日本總社都是沒有生產產品的，所以經常會有日本總社來確認供應商的品質或零件補給狀況，被監察者的對象就是供應商，而不是子公司了，子公司的角色只是中間那個協助橋樑。
◎監察前該準備什麼◎
別擔心，日本總社通常也是會很貼心的準備各種範本及作業流程
就算完全沒有監察的經驗，也不需太緊張。以我們總社為例，基本上在實施監察前一個月不等，有的提早在新年度開始就會排定日程，等到監察日期快到時，日本總社會發信件聯絡說要在幾月幾號，什麼目的，實施什麼監察。這時候就是該關係者或擔當者動員的時候了!
目前為止遇到的監察都是下方這樣的流程:
- 日本發信聯絡:內容會有監察日期，實施目的，貼心的日本人大多會有夾帶自主監察表單或是監察相關資料提供參考
- 使用監察表單，事前監察:日本正式監察前，通常需要先以同一份監察表單，自主監察一次，有點像是考題給你準備，不會的地方先趕快查，不好的地方趕快改善
- 回傳表單:在日本聯絡信件中，一樣會寫上回傳自主監察表單的日期
- 正式監察:等待日本監察者到來，通常他們都會使用之前回傳的自主監察表單，直接到現場確認是否有符合相關事宜
大部分的監察活動，幾乎都是日本總社擔任監察角色，子公司擔任被監察角色，偶爾也會有供應商擔任被監察角色。今年因為疫情影響，日本總社也無法(隨心所欲)來這裡出差，所以也進化成由我們代替日本總社監察自己公司內部，或是代替他們監察供應商，當然條件允許的話，也有直接使用視訊會議的方式進行監察。
希望這篇對想了解監察活動，或是日商職場文化的人有一點點幫助~
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