時間管理,是你每天都會遇上的問題,無論是個人日常生活,還是公司學校的效率追求,從家庭主婦、自由職業者到公司主管都需要時間管理。本書會用30天養成三個習慣,來改變你的時間管理!
本書分為三個部分
第一個習慣,講授如何吃掉一隻青蛙,藉由FAST原則,架構每日行動計劃系統。
第二個習慣,說明清空收件夾的方法,與捅人利器原則,用一張時間管理帝王表單讓你思考自己時間管理的樞紐,管理好雜事,放入收件夾,最後放入STAR資料庫。
第三個習慣,從每日檢視到每周檢視,讓自己的人生得以重開機,並詳述企業中架構STAR資料庫的方式,組合成完整時間管理系統。
這是一本結合觀念、實務、工具的一本書,可以按造書目一天閱讀一章,並執行後面的練習章節,有句話說,學習做愈多愈慢越能夠學得好,時間管理是大學生來說最重要的一門課,如何在如此多空堂的時間裡,安排好事項,在一周開始前弄清楚方向,在未來一年裡給自己一個展望!
第一個習慣:先吃了那青蛙
大的改變,往往從小的行動開始,FAST吃青蛙的習慣,要改變的是每一天的個人效能;第一個開始學習及實踐的習慣F(青蛙)、A(行動)、S(切小)、T(時間)四個原則。
選出每天的三隻青蛙,依事情的「重要性」做選擇,而非「緊急性」,然後一口一口吃掉他。
時間管理最重要的就是分配好自己的工作,「列出青蛙」(列清單)這件事情,可以幫助頭腦釐清整天的思緒,並選擇青蛙(困難、重要性高)的工作先下手能幫助自己維持好高產能的習慣,而在我實做幾天後,確實若處理掉青蛙,到了下午或晚上總會有給自己怠惰或他人干擾的理由。(雖然只是自己的惰性發作)
生活就像麥可喬丹打籃球,看起來是非常快速的上籃,但他的『快』卻是用無數個『慢』組合而成。
雜事加工成行動的方法:
- 產生預期結果
- 下一步行動
常常問自己,下一步行動是甚麼?光列出清單是不夠的,如何把清單加強催化自己行動才是重點,假如今天要寫一篇文章可以從「早上最重要的三件事」→「撰寫早上最重要的三件事並上傳」,增加一個動詞能提升能力。
養成每天列出1-3件青蛙,5-7隻蝌蚪;重點是「列出夠少的事情」。
第二個習慣 清空收件夾
時間帝王管理中樞-捅人利器
1.馬上丟棄(封存訊息
2.立刻行動(進行任務
3.授權他人(轉移任務
4.放入系統(列入清單 (STAR
- 區分你的收件夾,整理收件夾,化為行動步驟 (收集、加工、組織
本章節,從筆記本到線上工具作為工作中樞,讓時間管理、做事更有效率
在第二章清空收件夾,類似於整理清單,我自己會在早上打開工具(FB、Gmail、google日曆、LINE、筆記本)加以整理,並區分桶人利器,便能馬上提高效率;這章最重要的就是在整理各工具到一個平台的過程中,若使用筆記本紙本會降低整理速度,在外面若要即使回覆也不方便;也讓習慣於攜帶筆記記事的我開始學習使用APP等工具,目前效果都還不錯。
LINE很方便,但太過於即時也會影響當下工作運作
要說到即時訊息一定少不了LINE,然而在我進入工作狀態(Flow)時,最快被叫出來會被影響的會是LINE的通知聲音或訊息,所以盡量讓這些工具在你要專一辦公時,避免干擾。搭配番茄鐘工作法,也能讓自己在25分鐘或52分鐘內有高效產能!
第三個習慣 每日重新開機
- 早晨Reboot時間 (清空收件夾,將雜事加工成行動;寫日記,沉澱思緒後寫出青蛙、蝌蚪)
- 每週Reboot時間 (花一小時,檢視上週做的事情,規劃下周的事情;沒時間的話拿出紙,把所有煩惱的事寫下,再拿另一張紙寫下週的事項)
STAR原則
- S行事曆 :在一週開始前,把下周的行事曆規劃好。
- T任務清單:以個人角度,任務清單管理個人一年內的大小任務,以及較高的高度(年目標、五年計畫、價值觀、人生目標等。)最好做到下周。
- A行動清單:1.明確可以行動的行動敘述 2.有明確的行動日期 3.標示屬於哪個任務。
- R:參考資料庫:靜態文件,能幫助任務需要十,放到相對應收件夾,順利推進任務。
反省、反思是人類最重要的能力,猶太人週五開始便有安息日到周六晚上,這段時間與家人共度美好的夜晚,也會反省自己,透過寫反思日記,或在每天晚上檢討一下今天的作息,能夠讓我更清楚哪些地方能方便改進。
做好以下三步:
一、把雜事加工成行動:每周檢視就是要快,明月下周前進方向,不是鉅細靡遺的檢視。
二、更新STAR清單
三、用更高的高度綜覽全局:建立習慣清空收件夾;半年後專注在任務清單更新;最後開始往目標及願景邁進。
卓越不是行動,而是建立一種習慣-亞里斯多德
這句話我把它抄錄在每日清單上,用來提醒自己養成時間管理的好習慣,行動很重要,但要培養自己養成一個好習慣需要不斷累積,這就是一門功夫!期許大家一起把時間管理做好、做滿!