[悅讀]高效能人士的7個習慣#3 要事第一 天天加班忙到爆？4步驟讓你成為時間管理大師

本篇要分享高效能人士的第三個習慣: 要事第一。在後疫情時代, 部分的人已採用在家上班, 因而家庭跟工作的界線越來越模糊。 時常要在工作與照顧家人之間拉扯。造成效率不彰, 完成工作的時間越拖越長, 導致事情越積越多, 甚至沒有足夠休息的時間。對生活帶來很大的困擾。

Mr. S也有遇到相同的情況, 在二寶出生後，被佔用的時間更多了。但Mr. S還是想要維持原有的做事品質和效率。 剛好這本書的第三個習慣解決Mr. S的煩惱, 協助Mr. S的時間管理, 而且假如讀者搭配另一本書《搞定》更將這習慣升級, 變成有具體的作法。Mr. S梳理後簡化為4個步驟, 讓讀者可以快速上手, 成為時間管理大師。

本篇文章會分成三個部分解說, 第一個部分說明4個步驟, 最後二個部分分享Mr. S具體怎麼運用在工作及家庭場景, 想替有相同困擾的讀者解決問題。接著就讓我們繼續看下去吧。

還沒看第二個習慣的讀者可以先參考這篇喔《高效能人士的7個習慣#2-以終為始-若下一秒的你離開了, 你想留下些什麼？》

要事第一, 白話來說就是先做重要的事。因此我們要將手邊的任務做一個分類, 區分出優先順序來。 而且不只是工作的事, 身邊家人的事也要包含進去。為什麼呢？因為有些時候也要在上班時間抽空解決一下家人臨時交辦的事情或是做一些決定等等, 所以最好也是提前將家人的事納入清單。各位多多少少都有上班到一半家人打來問這個問那個的經驗對吧？

Mr. S將書中教的融合部分搞定的元素合成較簡化的4個步驟, 希望可以快速幫讀者解決問題: 1) 時間管理矩陣 2) 設定截止日及下一步行動 3) 開始排先後順序 4) 一次只做一件事

接下來就讓Mr. S 分別說明吧

時間管理矩陣是一個常見的工具, 將事情分為4個象限 , 可以參考下圖

簡單來說是依照數字順序執行, 接著讓Mr. S稍微說明一下這4個象限各代表哪類事。首先是重要但不緊急的事, 這些事應該是比較長遠但是很重要的事情, 通常是與家庭、事業、孩子、健康、夢想關聯的。

舉例來說像是想像未來10年的規劃(包含職涯、退休金、家庭等) , 比如10年後想要取得什麼樣的事業成就, 或是退休資產累積到多少, 生幾個小孩等等這些諸如此類的問題。第一象限是必須提早準備的, 而非等到時間所剩不多了, 事態從第一象限移動到變成緊急的第二象限之後才開始準備, 恐怕那時已經為時已晚。

而第二個象限簡單來說比較像是臨時抱佛腳的象限。就是有時間壓力下要處理的危機, 比如當天下午2點必須要對公司高層進行專案簡報, 這個需要特別關注且花費大量的精力來完成。所以如果能在平時這些任務都還在第一象限時就提早處理, 會是比較好的狀況。

接著來說第三個象限屬於不重要但是緊急, 例如客戶突然來電詢問事情, 或者是一些郵件回覆等等的小事情, 這些讀者可以思考是否可以交辦其他人來做。

最後第四個象限屬於不重要也不緊急，像是休閒娛樂活動, 比如追劇、或是某些與你相關性不大的郵件等等。這些活動要盡量減少投入時間在上面, 但是不用完全取消, 我們偶爾需要放鬆一下。

讀者可能會問, 要怎麼做時間管理矩陣呢？這邊Mr. S推薦讀者可以參考專案管理AppTrello 來協助時間管理。(例如下圖, 延伸學習Mr. S有放教學連結)

接著開始將每項任務設定截止日期及下一步行動。為什麼要設截止日期呢？Mr. S用減肥舉例來說, 你設定目標想要減掉10公斤, 但卻沒有設一個日期。往往結果是可能1年後完全沒變, 設定一個適當的截止日期可以給自己一點壓力去完成。

然後Mr. S說明下一步行動。下一步行動有3種：2分鐘內立刻執行、指派他人跟安排時間處理。有些任務若能在2分鐘內立刻解決, 此時建議先停下手邊的工作立刻處理掉, 這樣馬上就可以解決掉一個任務。

但假如這個任務需要超過2分鐘以上,此時就先思考一下是否可以授權出去指派其他人做。若沒辦法授權出去時,此時才要評估要花多少時間處理,若是比較複雜的專案還需拆分成不同的進度,然後每次安排一定時間完成某個進度直到整個任務完成。

第二個步驟完成後,建議讀者可以拿出紙跟筆,看著剛剛列好的清單寫下哪些是今天一定要完成的任務,提醒讀者最好還是按照時間管理矩陣的順序排序喔。排完後, Mr. S要提醒大家一個最重要的事,也就是一次只做一件事。為什麼呢？繼續看下去吧！

第四個步驟是當下一次只專注做一件事情。

連股神這麼聰明的人都在強調專注的重要, 可見集中注意力在一件事上是成為高效能人士的特質之一。最後一個步驟就是專注力, 一次做一件事, 做完一件再下一件。

大家可以反思一下, 應該沒有一個成功人士會跟你說, 成功的秘訣就在於”分心”！做事心不在焉, 一心好幾用, 這樣結果往往就是做事的效率跟品質低落, 反而會花上更多的時間。所以記住一定要專心只做一件事。

理解完這4個步驟後該怎麼應用呢？接下來就讓Mr. S跟大家分享具體怎麼運用在工作與家庭。

⭐️延伸學習:

要怎麼運用在工作上呢？首先Mr. S建議讀者先整理自己的工作環境,把環境打造的適合執行要事第一且能提高專注力。建議大家可以準備一些基本的文具

1) 紙
2) 筆
3) 橫立式3層的文件收納架1個
4) 療癒心情小物

桌上除了基本電腦、電話、水之外其他東西都不要放以避免分心。並保持桌上的整潔,這樣在你工作的時候心情會比較好, 感覺很舒服。

整理好後就可以執行我們剛說的4個步驟。此時打開我們設計好的Trello時間管理矩陣,開始羅列工作清單跟所有在手的專案, 順便查看一下郵件看有沒有什麼需要新增的東西,也想一下今天家裡有哪些事情是要在空擋中處理的,盡可能把清單列出來,不要漏掉。

之後Mr. S會開始把每件任務標上日期, 看哪些是今天要完成的, 哪些可以過段時間才完成, 盡量標出來。也在每個任務裡面去選擇下一步行動。

若要指派別人時, 我通常設定1-3天之後追蹤進度。而在交辦任務時,比起命令式的「叫你做就做別問那麼多」的老梗。 我會先跟下屬講為什麼要做這件事,目的是什麼？並且盡可能的解釋該怎麼做。這個交辦動作越完整,多做幾次以後就只需要一個眼神及一句話就可以讓下屬了解並順利完成符合期待的任務。 讓下屬清楚Mr. S思考的邏輯而非直接無腦執行。

指派別人的任務完成後就可以開始把自己該做的任務依照先後順序開始排,這邊建議是依照時間管理矩陣教的順序來排,這邊就直接依序寫1、2、3…直到最後。寫完以後就放在文件收納架最上面,到這個步驟準備工作就已經差不多了, 接下來就剩執行了！

為了達成專注在一次只做一件事這個目標 Mr. S建議不妨聽個音樂協助專心（延伸學習有連結）, 然後從收納架中一次拿一個任務來做, 做完了再拿下一個, 一個接著一個直到文件收納架空了為止。

但是, 讀者可能會問, 做到一半出現臨時任務怎麼辦？沒關係, 期間若有接到臨時任務也是快速地執行上述4步驟即可。

Mr. S相信讀者們開始這樣做的話, 可以盡可能減少加班的時間, 因此能有更多時間回家陪伴家人。 那在家裡也可以應用要事第一嗎？當然可以！接著就讓Mr. S講解怎麼在家中運用。

⭐️延伸學習:

家庭運用要事第一的地方在於角色管理, 因為我們在家裡常常要切換多個角色。 舉例來說, Mr. S身為二寶爸,我的角色就有3個: 1) 太太的老公 2) 小孩的爸爸 3) 我自己。

怎麼運用要事第一的精髓呢？就是將我們的角色進行優先順序管理。在這邊Mr. S提示一個小秘密: “Happy Wife, Happy Life”。千萬不要以為Mr. S是PTT (怕太太) 才講這鬼話, 這話是至理名言呢！為什麼呢？讓Mr. S慢慢跟你說。

常常Mr. S下班回家第一件事不是抱怨上班一堆鳥事, 而是拖著疲累的身體一個健步對太太噓寒問暖, 說太太一整天帶孩子辛苦了, 一定很累吧。並且在太太尚未提出按摩需求時就搶先提出要不要抓龍一下？這時太太往往就會露出笑容來。因為她感覺老公有把太太放在心中第一個位置去伺候並且訴諸行動。

為什麼要先哄太太呢？原因在於太太開心後, 就可以化身神隊友, 說不定可以繼續延續照顧孩子的任務🤭 這時老公就有一點點自己的時間啦！看是要刷手機耍廢還是要做斜槓副業。 這時太太通常都不太會有意見, 當然也是要適可而止, 不要太超過。

其實這道理電影也常常演給你看, 各位有看過葉問嗎？為什麼葉問能整天在外面趴趴造動不動就打十個？從他看太太那尊敬的眼神就知道, 他已經先”安內”而後才能攘外。其實在家要事第一的攻略就是凡事以另一半為優先, 其他自然就會水到渠成。但別忘了除了自己的事情外, 也要花時間在陪伴自己的小孩上面, 不然小孩會跟你漸行漸遠喔, 從此就不會理你了。

Mr. S想用憲哥說的這句話來總結要事第一這個習慣, 我覺得是很好的詮釋。其實人生沒有什麼平衡, 就是看你怎麼取捨。如果你花費大部分時間投注在解決瑣事上, 你最終就是成為一個很會做雜事的人。如果你能夠利用這4個步驟把你的精力優先集中在重要的任務上, 久而久之你就可以成就了更多對你來說真正重要的人、事、物, 而你的人生也可以活得越來越圓滿。

希望這次的公開分享文可以帶給讀者們有用的資訊, 下一個習慣我們來講雙贏思維, 如果想不錯過文章的話, 歡迎追蹤並訂閱Mr. S通往財務自由的偉大航道, 請讀者盡請期待。

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