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【職人觀點】簡報時我該照稿演出,還是即興發揮?掌握五個關鍵,讓你展現自信與專業

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘
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在準備簡報時,我指的是上台報告,常會遇到一種困擾,那就是該不該熟記報告的文稿或腳本?​

背稿或許會讓你感到壓力很大,但脫稿的即興演出可能更會使你頭皮發麻、不確定會發生什麼結果。有些簡報場景,例如銷售或提案,照稿演出也會讓人覺得虛假、不真誠。​

​所以,到底該如何做才好?背稿,還是不背?​​

我常在演講中提到,每個人、每個場景的條件可能都不一樣,你得找到自己的甜蜜點:自己好發揮、對方好理解與記憶。​

透過投影片的輔助,通常可以更好地做到這一點,只要我們願意多花點時間在訊息傳遞上,將訊息透過視覺來植入對方的心智中,其實在口說表達上就會更省力。​

早上看到一篇文章,當中對於該記住哪些內容給出了一些建議。

文中有一句話是這樣說的​

"The better you know your script, the better you will be going “off script."(你越了解你的腳本,你就越能脫離腳本)​

以我自己為例,會採用模組化的理由,不僅僅是為了更好地應對報告時的時間彈性,同時也是為了讓自己對於整體與單張投影片的脈絡了然於胸。如此一來,不必背起來整份文稿,照樣可以在保留核心邏輯的框架下自由發揮。​

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以製作一份企劃提案為例,我可以利用主題框架,以目的、關聯與效益作為簡報內容的架構,然後加上開場與結尾的三段式鋪陳,就能讓對方快速掌握企劃提案的全貌並與對方建立連結。

而內容的部分透過三階式拆解為關鍵訊息、強化根據與佐證資訊,也能讓我在有限時間內,先講述關鍵訊息,也就是企劃的目的與目標、關鍵活動與預期成果;然後視對方期待聽到、或是不夠清楚的部分進行補充。比方說,對方可能對企劃具體成果的效益感到懷疑,那麼我就可以針對效益的部分,說明強化根據、並以佐證資訊來強化說服力。

如此一來,我可以因應時間限制與對方反應,來即時調整與組裝簡報的內容,並維持一致的核心邏輯與價值主張。能做到這樣,是因為掌握的簡報中的五個關鍵部分,就能讓我更有自信地掌控報告的內容與臨場發揮:​

  1. 簡報開場的第一句話
  2. 每張投影片或主題的第一句話
  3. 主題或內容轉換的第一句話
  4. 簡報結尾的最後一句話
  5. 簡報中出現的關鍵字

上台簡報的那一刻總是會緊張的。這不是壞事,直到現在我也會在上台時緊張,但開口的第一句話會帶來自信、也帶給聽眾安心。我們能做的就是減少不必要的意外性。準備好開場的那句話、多加練習表達的語調與節奏。​

同樣的道理,將每張投影片都視為一個新的開始。從哪句話開始、哪句話結束、如何銜接到下一張投影片,以及轉換主題時的轉場話語該怎麼說?只要掌握這些要點,過程中的內容其實不必照稿演出。​

最後是簡報中會出現的關鍵字。

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搞懂這些關鍵字的意思,在表達時會讓聽眾更信服你的專業度。如果擔心說不清楚,不妨用圖解與文字來增進廳中的理解;圖像好理解、文字好記憶,把握這個原則。​

記得,簡報是為了讓對方更好理解、讓自己更好發揮;如果口說與白板就能讓你表現得很好,就不需要簡報。​

但在企業與組織中,簡報的作用更多的是為了知識留存與共識凝聚,是為了解決工作上的問題;不光是為了個人展現表達能力與專業而已。



劉奕酉|知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問

擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報,擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家,多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

相關著作:《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析

培訓、講座、專欄、顧問服務邀約,或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)

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