在準備簡報時，我指的是上台報告，常會遇到一種困擾，那就是該不該熟記報告的文稿或腳本？
背稿或許會讓你感到壓力很大，但脫稿的即興演出可能更會使你頭皮發麻、不確定會發生什麼結果。有些簡報場景，例如銷售或提案，照稿演出也會讓人覺得虛假、不真誠。
所以，到底該如何做才好？背稿，還是不背？我常在演講中提到，每個人、每個場景的條件可能都不一樣，你得找到自己的甜蜜點：自己好發揮、對方好理解與記憶。
透過投影片的輔助，通常可以更好地做到這一點，只要我們願意多花點時間在訊息傳遞上，將訊息透過視覺來植入對方的心智中，其實在口說表達上就會更省力。
早上看到一篇文章，當中對於該記住哪些內容給出了一些建議。
文中有一句話是這樣說的
"The better you know your script, the better you will be going “off script."（你越了解你的腳本，你就越能脫離腳本）
以我自己為例，會採用模組化的理由，不僅僅是為了更好地應對報告時的時間彈性，同時也是為了讓自己對於整體與單張投影片的脈絡了然於胸。如此一來，不必背起來整份文稿，照樣可以在保留核心邏輯的框架下自由發揮。
以製作一份企劃提案為例，我可以利用主題框架，以目的、關聯與效益作為簡報內容的架構，然後加上開場與結尾的三段式鋪陳，就能讓對方快速掌握企劃提案的全貌並與對方建立連結。
而內容的部分透過三階式拆解為關鍵訊息、強化根據與佐證資訊，也能讓我在有限時間內，先講述關鍵訊息，也就是企劃的目的與目標、關鍵活動與預期成果；然後視對方期待聽到、或是不夠清楚的部分進行補充。比方說，對方可能對企劃具體成果的效益感到懷疑，那麼我就可以針對效益的部分，說明強化根據、並以佐證資訊來強化說服力。
如此一來，我可以因應時間限制與對方反應，來即時調整與組裝簡報的內容，並維持一致的核心邏輯與價值主張。能做到這樣，是因為掌握的簡報中的五個關鍵部分，就能讓我更有自信地掌控報告的內容與臨場發揮：
- 簡報開場的第一句話
- 每張投影片或主題的第一句話
- 主題或內容轉換的第一句話
- 簡報結尾的最後一句話
- 簡報中出現的關鍵字
上台簡報的那一刻總是會緊張的。這不是壞事，直到現在我也會在上台時緊張，但開口的第一句話會帶來自信、也帶給聽眾安心。我們能做的就是減少不必要的意外性。準備好開場的那句話、多加練習表達的語調與節奏。
同樣的道理，將每張投影片都視為一個新的開始。從哪句話開始、哪句話結束、如何銜接到下一張投影片，以及轉換主題時的轉場話語該怎麼說？只要掌握這些要點，過程中的內容其實不必照稿演出。
最後是簡報中會出現的關鍵字。
搞懂這些關鍵字的意思，在表達時會讓聽眾更信服你的專業度。如果擔心說不清楚，不妨用圖解與文字來增進廳中的理解；圖像好理解、文字好記憶，把握這個原則。
記得，簡報是為了讓對方更好理解、讓自己更好發揮；如果口說與白板就能讓你表現得很好，就不需要簡報。
但在企業與組織中，簡報的作用更多的是為了知識留存與共識凝聚，是為了解決工作上的問題；不光是為了個人展現表達能力與專業而已。
劉奕酉｜知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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