許多人在製作簡報投影片時，習慣將投影片當作書面報告製作，導致投影片中的文字長篇大論，不但造成閱讀困難，也容易讓聽眾對簡報內容失去興趣而分神。其實，簡報的精髓在於簡報者的口頭發表內容，因此文字必須恰如其分地扮演輔助角色，把握一張投影片說明一個重點的原則，用最精簡的方式表達。
《簡報+》作者韓明文認為，投影片是視覺的溝通工具，在設計上必須謹記「觀眾是『看』投影片，而非『讀』投影片」的原則，所以在輸入文字時，必須特別注意文字數量、字型字體、排列方式，讓觀眾在第一時間內，一眼望去就能掌握投影片想要表達的內容。
條列重點：把握減法原則，精簡文字 4 要訣
- 一張投影片出現的文字應以一個段落為限，呈現重要的核心概念
若是能夠將龐雜的文字重新做整理，像做筆記、畫重點般以條列句呈現，將更能幫助聽眾快速吸收重要資訊。