昨天跟一位大學學妹聊到工作上的困擾，因為她也是身為業務人員，常常需要跟客戶開會，並從中抓取會議重點，最後總結收尾。然而她遇到的困難在於「會議討論的內容細節很多，不知道如何做總結？」經過一番細節上的了解之後，我給她一些也許能讓結尾更加順利的建議
能否抓到細節所討論的主軸
通常在討論議題的時候，通常都會圍繞在一個主軸，所以第一項任務在於「是否能夠辨識細節的主軸為何？」
假設今天在談論某家手調店的哪些飲料最好喝，細節就會在於哪一款飲料的風味，甚至可以討論到甜度與冰塊，甚至還可以加料。但不論討論的細節是什麼，主軸依然會是哪些飲料最好喝所以一個主軸的大議題，一定還可以衍伸出中議題，再衍生小議題。所以能辨識細節的主軸，就可以逐漸抓到議題的分支脈絡，就會有利於後續的總結
既然是總結，可以忽略小細節
學妹反應無法做總結的原因之一「當客戶跟研發人員討論細節時，無法分心思考」
這的確在會議過程當中，要能專心聽同時還要思考，是一件較為困難的事情。所以當能做到前面的「辨識主軸議題」，自然就可以先節省許多腦力。再加上是可以「適度忽略小細節」，比如說研發人員跟客戶正在討論使用哪些技術或是方式，在研發人員介紹技術或方式的時候，就可以省略這一段。
因為這一段可能是自己已經了解的部分，就算真的不懂，事後再回去問研發人員一樣還是可以得到解答。能夠忽略的小細節的能力，會隨著從業的經驗會逐漸成長，最後會演化到「抓重點聽」
備註結論或未完成事項
一場討論當中最重要一定會是「結論」，當研發人員與客戶之間達成任何結論，這都需要記錄下來，然後再把「結論歸類到某個主軸」
另外一種也很需要注意的在於「未完成事項」，無論是還要找資料、礙於時間因素等等原因，把未完成事項記錄下來就是非常好的「資料收集」，都能有助於下次的會議更加順利，另外也可以給客戶塑造出「重視感」。當然也要把這些「未完成事項歸類到某個主題」方便後續的總結
如果看完這些方法，可能你也會想到這跟「心智圖」的概念非常相似。是的，心智圖本身就很適合紀錄會議研討，方便做「資訊的分類以及關聯性」，如果也會有相同的困境時，不妨透過心智圖做看看會議紀錄
