更新日期：2022.07.06 作者：翁順法 ｜ FAHAHA
假如現在要準備一場簡報，你會怎麼開始呢？
A. 打開PPT，想一頁、做一頁、修一頁B. 先上網下載一份美麗的簡報模版
C. 先想清楚到底要講什麼，並規劃好架構
D. 先把可能會用到的圖示、圖片下載好
如果你的答案不是「C」，那代表你很有可能常浪費很多時間在無效的任務上。
許多人在準備簡報時，會陷入軟體操作的陷阱。也就是在還沒想清楚到底要傳達什麼之前就打開PowerPoint，進行很多細部的設計和調整，這非常容易造成時間的浪費。
因為有可能你花大量時間製作的內容，在最後發現根本不重要，不得不刪掉。
會出現這種情況，我認為源自於多數人學生時代的寫作習慣。學生時代，因為有時間壓力，通常老師發下稿紙的瞬間，你就開始狂寫，想到什麼寫什麼。但寫到最後，可能牛頭不對馬嘴，整篇文章沒有核心思想，也沒有組織性。
這個寫作習慣也讓我們進入大學、職場後，簡報常常表現得不好。
好，那假如我們想要規劃一個有邏輯、有重點的簡報架構，到底該怎麼做呢？
這篇文章要跟你分享一個很經典的架構方式：KJ法。希望能幫助你學會如何更有邏輯的進行表達。
這篇文章有三個重點：
1. 什麼是KJ法？使用時機與好處
2. 如何透過KJ法，建立有邏輯的表達架構？
3. KJ法表達的實戰應用
準備好要讓表達更有邏輯、更吸引人了嗎？那我們開始吧！
一、什麼是KJ法？使用時機與好處
KJ法其實是來自一位日本人文學家，川喜田二郎(Kawakita Jiro)，在歷經多年的野外考察後，總結的一套方法。而KJ二字，就是來自這位人文學家的名字縮寫。
簡單來說，KJ法是結合大腦風暴、分類歸納等技巧，將雜亂的想法和意見，組織成有邏輯的知識架構。
只要熟悉KJ法的概念，可以將它活用在許多地方，包含團隊合作、企業會議、組織簡報、企劃活動…協助我們發揮創意、釐清問題的本質，並找出可行的行動方案。
不過這篇文章，我們將會專注在「簡報表達」上來討論。
1. KJ法的使用時機
① 毫無頭緒或思緒混亂
假如你需要上台分享某個新主題，卻毫無頭緒，不知從而開始，就適合使用KJ法幫助自己理清思緒、組織內容。
② 團體報告整合想法
當小組中大家意見分歧、資訊眾多時，也適合透過KJ法來蒐集整理大家的想法。不過，這種情況就必須要有一個邏輯清晰的主持人。
③ 突破框架展現創意
如果你不想按照既定的「表達框架」來簡報，想要展現創意，吸引眾人目光，這時也可以透過KJ法才尋求靈感。
另外要注意的是，KJ法不太適合用於嚴謹的學術討論。因為它主要的目的是凝結眾人共識、激發新的想法，找到可行的行動方向。
2. 使用KJ法組織表達架構的好處
使用KJ法來組織表達的架構，比起直接透過直覺建立架構，可以帶來兩個好處：提升思維廣度、強化論述深度。
① 提升思維廣度
KJ法可以幫助我們跳脫直覺的限制，提升思維廣度，產生意想不到的創意。當需要針對某個主題的表達內容進行發想和組織時，我們會因偏好、背景、經驗、資訊來源…等各種因素限制，導致我們侷限思維，只透過「直覺」來產出表達內容。
只透過直覺所產出的內容，一定會盲點和侷限，缺乏大局觀，敘述就缺乏說服力。
而透過KJ法先將腦中的所有點子抽出，並從分類的過程中檢視思考是否有遺漏、不全，能幫助我們跳出直覺，站在更高的地方檢視想法。
② 強化論述深度
KJ法的第二個好處，是能個強化論述的深度，讓表達更加言之有物、言之有序。
舉之前這裡舉我的【邏輯表達訓練課】中，學員的練習為例。
課程有一個表達的練習題是：《年輕人應該具備什麼能力？》。某小組經過討論後，歸納出其中一個需要具備的能力，叫作：「經營人際關係」，但組長告訴我，他不知道等等上台怎麼講比較好。
於是我透過提問，引導他思考更多內容，補足論述的深度。
我問他：「為什麼年輕人應該經營人際關係呢？」
他說：「因為在家靠自己，出外得靠朋友。」
我接著問：「為什麼出外得靠朋友呢？」
他說：「因為很多事情自己的能力有限，一定需要一些社交連結，讓辦事更有效率。」
我問：「有沒有什麼具體事件能說明呢？」
他說：「他之前遇到一個法律上的困擾，上網怎麼查都看不懂，但還好有認識的朋友剛好可以解答，省去很多試錯的時間。」
在這樣一問一答之中，其實就是KJ法激發創意的過程。你會因為提出問題，激發出許多原先沒想到的創意，變成精彩、獨特、吸引人的故事，支撐你的論點。
接下來，我們談談：實際上如何透過KJ法，來建立表達架構。
二、如何透過KJ法，建立有邏輯的表達架構？
先說，我自己認為KJ法只是概念，沒有一定要怎麼做才「標準」。最重要的是，要符合你的使用情境，能夠最有效率地幫你產出內容和行動方向。
而我們這篇文章的情境，如前面提到的，是「簡報表達」。
這一段要跟你分享的，也是我自己在簡報表達上的使用經驗。我將KJ法整合成了3+1個步驟。多出來的那個步驟，是第0步：事前準備。
0. 事前準備
表達必須以終為始。表達者必須清楚知道表達最後的終點在哪，聽眾才不會無所適從。所以在你真正開始進入第一步之前，要先思考兩件事：講給誰聽、目標為何。
1. 講給誰聽
聽眾不同，表達的內容、風格、方式可能也隨之不同。所以，你要先了解你的聽眾。
誰是最關鍵的聽眾？主要聽眾對主題的理解程度如何？有強烈的動機嗎，還是被迫聽講？他們對主題的期待會是如何？
2. 目標為何
分析完聽眾後，你要明確的找出表達的目標，這樣才能根據目標有方向的準備內容。
你希望聽眾獲得哪些重要的「知識」或「技能」嗎？希望改變聽眾對於哪件事的「態度」嗎？希望簡潔傳遞什麼重要的資訊嗎？
幫大家順一下邏輯：找到「正確的聽眾」，可以幫助我們設定「正確的目標」，進而準備「正確的內容」。
再強調一次：表達必須以終為始，只有表達者清楚的知道要帶聽眾走向哪，聽眾才不會無所適從。
好，講完事前作業，我們即將真正進入KJ法的操作。
1. 自由發想
《邏輯思考的本質》告訴我們：「創意質量」和「點子數量」是高度正相關的。而自由發想是為了盡可能將腦中的所有想法抽出來，不要遺漏。
只要我們有辦法想出愈多點子，就越可能刺激思考，激發預料之外的創意。
在自由發想這個步驟有三個重點提醒：時間限制、三不原則、便利貼法。
① 時間限制
雖然我們說點子越多，創意的質量可能越高，但我們仍需要給自己時間限制的壓力，才能專注思考、提升效率，不會陷入無窮發想卻無法收斂的窘境。
如果主題不大，通常可以先發想個5到15分鐘，然後就進入下一步。
② 三不原則
前面我們說過，KJ法就是為了擺脫直覺的限制，盡可能先抽出最多的點子。
因此發想的過程要保持「不議論」、「不批判」、「不解釋」的三不原則。即便有的點子你當下覺得滿爛的也沒關係，先寫下來就對了。
很多時候，高明的創意都來自普通點子之間的重新排列組合。
③ 便利貼法
KJ法最常使用的工具是便利貼，因此也有人把它叫做便利貼法。因為便利貼取得方便、移動方便、丟棄方便。
便利貼法的使用方式，就是在每一張便利貼上寫下一關鍵字或關鍵句，不用太詳細，只要能看懂就好了。
經驗上的建議，使用便利貼發想法盡量寫下超過30張的便利貼，效果比較好。
2. 重點分類
當列出超過30張便利貼，或是時間結束後，就要開始進行分類的動作，把可以分成同一類的內容整合在一起，最後整理出2~5類大重點，用不同顏色的便利貼區分，就成為了我們的表達架構。
舉個例子：有個主題叫《如何挑選真正的朋友》
在自由發想階段你寫下這些便利貼：善良、誠實、負責、有時間概念、誠懇、幽默、有好奇心、敢冒險、見識廣、高EQ、同理心、有目標、行動力強…
這時候你可以怎麼做分類呢？請你先思考一下，然後看看我的分類方法。
如果像是上方的便利貼，我會分成兩大類：「內在特質與外在行為」。
題目：《如何挑選真正的好朋友？》
內在特質善良、誠實、負責、誠懇、幽默、有好奇心、高EQ、同理心…外在行為敢冒險、見識廣、有目標、有時間概念、行動力強…
當然，方法還有很多種，分類沒有標準答案，只是為了提供一個更好理解的框架。比如說你也可以把這些特質分成「生活面與工作面」。
分類之後，要去思考：我們分類的重點是否有「遺漏」或「重複」。檢視是否遺漏或重複有時並不容易，需要經驗判斷，但這裡先舉個簡單的例子讓大家容易理解。
假如某天有個外星人來到地球，問你：「請問地球上有幾種人類？」
你告訴他：地球人分成三種：「男人」、「女人」和「小孩」。
請問這個答案有問題嗎？聰明的你一定會發現，「小孩」這個分類和「男人」「女人」會出現重複的問題。
這就不符合分類的原則。（延伸閱讀：MECE原則）
3. 優化結構
重點分類結束後，基本上你的表達重點就成形了。這時你的任務就是去調整重點的呈現順率，讓表達更有邏輯和吸引力。優化的方向有兩個：整體架構與內容邏輯。
① 整體結構
整體結構的部分，要記得每個重點都必須呼應表達的主題和目的，不能跳痛，讓人摸不著頭緒；再來，重點的數目不能太多，不然會讓聽眾產生心理負擔，建議以2-5個重點為原則；最後，重點與重點間必須要透過邏輯彼此串連，才會有連貫性和吸引力。
② 內容邏輯
整體結構搞定後，我們來談內容邏輯。內容邏輯的意思，是指每個重點之間的內容組成，可能是故事、觀點、數據等。
這個階段會根據可以表達的時間分配，增減便利貼，只留下最棒、最能打動聽眾的內容，讓表達更精彩。
最後一段，我們來看看KJ法的實戰應用案例。
三、KJ法表達的實戰應用
我想分享的案例，是【簡報邏輯表達課】中的學員案例。
這位學員是一位健身教練，練習的題目是向應屆畢業生介紹運動醫學系將來的職涯發展，並鼓勵大家加入這個產業。
接下來，就以這個案例來示範KJ法在表達上的使用情形。
1. 自由發想
我給了學員15分鐘的時間發想。這個階段，就是根據目標，盡可能的抽出腦中的想法。
學員發想：工作自由、工作結合興趣、增肌、瘦身、持續進修維持新知、放鬆、快樂、健身動作指導、矯正訓練、防護（預防傷害）、訓練進程邏輯、運動表現、保健、休閒…（省略）
2. 重點分類
學員根據自由發想的內容，將其分成三大重點：
- 專業具備：工作自由、興趣結合工作、持續進修維持新知……
- 專業具備：增肌、瘦身、運動表現、保健、休閒、快樂……
- 工作環境：工作自由、工作結合興趣、持續進修維持新知……
3. 優化結構
最後，學員調整重點呈現的順序（①工作環境 → ②專業具備 → ③專業具備），由淺而深的進行表達，讓聽眾更容易進入狀況；也適度刪減重點分類中的內容，讓內容更精簡，節奏更苗快，時間長度也能符合報告時長。
以上，就是使用KJ法於簡報表達中實際案例的簡單說明。
總結
這篇文章介紹了規劃簡報表達架構中，非常經典的方法：KJ法。
KJ法能幫助我們在思考的過程將抽象的點子具體化、混亂的想法結構化，並激發更多創意的產生。
使用KJ法來組織簡報表達架構時，可以遵循3+1個步驟：事前準備、自由發想、重點分類、優化結構。
KJ法是表達中相當重要的基本功，看似不難，卻不易掌握，需要不斷練習，才能了解其中的眉角。
希望這篇文章能夠幫助在表達時，克服不知如何準備的緊張，有方向的規劃內容，自信地上台呈現。
