跨國展覽策劃者的必備技能 ft. 冒險者嘉年華主辦人 Charlie
更新於 2023/08/08閱讀時間約 10 分鐘
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與心法。
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除了耳朵聽，還能動手做
我們相信，追求「秘笈」並不是企圖尋找捷徑或省力的無腦小撇步，而是發掘個人乃至團隊在工作時展現更專業自己的各種方法，因此我們每一期都會將對談後的洞察轉化為實際可操作的工具，推薦大家適合提昇工作效率的生產力與管理工具，例如可以立即使用的軟體模板、幫助思考決斷的圖像模型等，協助大家除了一探高手的工作心法，還能將精美秘笈帶走，實際上手操作，讓自己功力再進化。
本輯主題是關於「展覽策劃」
我們這次請來分享的來賓「Charlie」有非常豐富的展覽活動經驗，包括「Next Toy 玩具市集」以及「 Adventure Festa」，從發起、企劃到執行，與團隊一起將跨國性的展覽從無到有打造出來，並成為具產業指標性的系列展覽。
🍎 展覽策劃是指籌劃、設計和組織展覽的過程。展覽策劃者的工作內容可能包括：1. 確定展覽的主題、目的和受眾 2. 設計展覽場地佈局 3. 選擇展品及設計展品展示方式 4. 設計展覽期間的活動，包括導覽、講座、工作坊等 5. 籌備展覽視覺與資料 5. 負責展覽期間的日常管理 6. 組織管理人員、物資、時間和資源 7. 將複雜的活動分解為可管理的任務或步驟 8.協調團隊與確保任務的進度達成
本輯的來賓 Charlie
在藝術設計場域工作洗禮迄今已12年，Charlie 熱愛也熟悉設計藝術展覽的策劃。也因其對設計師玩具的愛好，他結合了在正業工作中展覽策畫的能力，開啟了他的人生斜槓專案，成為了一位策劃玩具市集與設計展覽活動的職人。
2015年，Charlie 和同是玩具愛好者的朋友們組成團隊，各司其職共同策畫了知名的 NEXT Toy Market 玩具市集。至今他們已舉辦了20多場玩具市集活動，目前每次參與展出的攤主更是多達上百位。
2022年 Charlie 更進一步策畫了一場精彩的大型設計師玩具展— Adventure Festa 冒險者嘉年華。其中邀集了來自台灣、香港、日本、韓國、泰國與馬來西亞…等眾多設計師玩具師品牌一同參與展售。
Charlie 與團隊夥伴們的「冒險旅程」也將持續前行，為連結設計師與玩具同好，2023年更將推出 Adventure Festa 快閃店與更大規模的嘉年華盛宴，值得大家期待與關注！
NEXT Toy Market 玩具市集：
NEXT Toy Market 玩具市集於2015年創立於台北，是一個串連「玩具賣家」和「玩具收藏迷」的實體市集場域。以「NEXT」為名包含了兩大核心精神：1.幫玩具找「下一個」家；2.結識「在身旁」有相同興趣的同好。我們希望一起實踐玩具買賣、同好交流、新品發表等活動、進而達成推廣玩具文化的使命。
2023/1/14-15，NEXT Toy Market 玩具市集，即將在松菸文創園區2號倉庫迎來第22屆的大型玩具市集，更多NEXT相關訊息請鎖定 Next Toy Market
Adventure Festa 冒險者嘉年華：
Adventure Festa 冒險者嘉年華是一場結合了「原創」與「夢想」的設計展會。在創作的道路上，每位創作者都像走在自己的冒險道路上；冒險者嘉年華希望透過實體展會的形式，提供平面與立體的創作者能在此展現自己作品與分享交流的機會，然後產生新的火花，結伴一起繼續更偉大的冒險。
2023年6月，Adventure Festa 冒險者嘉年華第二屆也將在松菸文創園區舉辦，更多 AF 相關訊息請鎖定 Adventure Festa
分享秘訣
在Podcast裡，Charlie毫無保留地分享了他的工作秘訣與心法，有很多魔鬼和天使都藏在細節之中。
例如在市集活動中，如何挑選適合的攤主是很重要的，除了事先調查攤主的資料、社群媒體、口碑等等，活動舉辦時的仔細觀察和記錄，也是能讓下次展覽更加優化的關鍵。另外也特別重視市集地點的選擇，尤其是交通是否便捷、消費者領錢是否便利、空間大小、冷暖氣及廁所…等等。
而設計展覽又因為其國際性質，相對的有更複雜的細節需求，像是展覽的企劃主題往往就是設計師品牌考量決定參展的重點，此外符合產品展示需求的空間也很重要，不同的設計品牌因其展品的屬性不同，有的會是立體作品，有的則是平面畫作，也有異業合作例如設計授權咖啡廳等，可能每個品牌會對展示空間各有不同的需求，因此更需要更長的時間溝通。
優秀且專業的團隊夥伴也是 Charlie 在忙於斜槓工作時最大的助力。透過了團隊夥伴們就其不同專長，各司其職，有的夥伴負責攤主和展品的選擇、有的夥伴設計符合活動的視覺與行銷素材、也有一人就能運作各種不同公開社群平台的溝通與廣告的投放，再加上團隊通力合作一起集思廣議，讓無論是市集或是展覽，都能以極高的效率運行。
🍎 展覽策劃團隊的分工建議：因展覽的性質與規模不同，需要的分工內容也可能完全不同，以設計展覽來說，可能的分工有 1.總召集人：總籌策劃展覽主題、組織團隊與分工、協調團隊與追蹤進度…等 2. 視覺設計：設計符合展覽主題的視覺與素材…等 3. 展品企劃：選擇符合展覽主題的展出品牌、展示內容的管理與溝通…等 4. 行銷溝通：展覽期間的活動設計、受眾的分析與溝通、社群媒體的運作…等 5. 展覽營運：展覽現場管理與維護以及客戶服務…等。隨著展覽規模的不同，可能還會需要加入法律顧問、財務規劃與保安團隊…等職能分工。
討論的過程中我們也挖掘出了他運用在策展中的有效生產力工具：
Google 表單
有鑒於來自全台各地的攤主可能具備不一樣的數位能力，因此Charlie團隊在嘗試了幾種方案後，最後選擇了較基本但是最親民的「Google表單」作為活動報名表的建構方式。
介面簡單、易用是它的好處，後台管理的部分也方便團隊成員使用各自不同帳號來存取報名資訊。缺點則是每次的報名表都是各自獨立，沒有一個完整的資料庫體系，如果想要有較完整的會員/攤主資料庫，團隊都必須另外備份製作。
Messenger
相較於LINE群組來說，Messenger在「單次活動的溝通需求」上較符合聯繫和公告等溝通需求，該場活動結束後，該Messenger群組就會默默沈沒消失，較不會有LINE群組上的負擔感。且Facebook畢竟是全球最受歡迎的社群軟體，觸及也較IG和Whatsapp為廣，因此成為Charlie團隊的最終選擇。
Line翻譯機器人
由於Adventure Festa邀請相當數量的國外玩具創作家、設計師參與，因此常需要外文溝通，Charlie團隊使用「LINE翻譯機器人」作為和國外設計師的溝通協助。
只要先加入特定語言的LINE翻譯機器人帳號，再將該翻譯機器人邀請到與國外設計師聯繫的聊天群組當中，就會自動在兩種語言間翻譯每一句訊息，省去雙方團隊翻譯的功夫，非常省時方便。
LINE中英雙向機器人：https://line.me/ti/p/@lineentcn
LINE中日雙向機器人：https://line.me/ti/p/@linetcnjp
LINE中韓雙向機器人：https://line.me/ti/p/@linetcnkr
斜槓建議
Charlie也建議未來想進入這個行業，或是希望在本業之外尋找斜槓副業的朋友，多重身份的生活就像是「不斷拋接球的雜技表演者」，空中隨時都有許多顆球在拋起落下，必須要小心掌握每顆球落下的時間和拋起的力道方向。尤其活動策劃者是一個常常需要居中協同多方單位的角色，時時要確保團隊成員都有在同一個進度上，也需要隨時注意每個階段的變動和任務的達成情況。
秘笈工具
本輯祕笈症候群提供的秘笈工具是「Notion樣版」。我們根據 Charlie的展會籌劃經驗規劃了一個以Notion資料庫筆記系統製作的，針對「活動整體進度」和「個人/團隊代辦事項」追蹤的工具樣版。
🍎 Notion 簡介：Notion 是用以提昇工作效率的資料庫筆記系統，不論是用於撰寫簡單的個人筆記、複雜的專案管理、歸納龐雜的資訊，都很非常適合，是非常有效率的專案管理資料庫，同時也適合作為日常生活規劃管理使用。Notion 的特色之一，是可以讓使用者自行建立可重複套用的頁面樣版，套用格式即可更迅速地建立一致且美觀的頁面與管理收納資料。如果你還沒有嘗試過Notion，可以先到 Notion 官網下載這套軟體，個人使用完全免費哦
Notion 管理樣版設計概念
【 Notion 管理樣版：展覽就醬辦！】的設計，主要的重點是幫助展覽活動策畫者進行：
- 可視化的活動進度管理
- 活動中各項任務的更新與追蹤
可視化的活動進度管理
我們使用「看板模式 Board view」將目前進行中的活動視覺化；不但有助於展覽策畫者快速地確認活動進度，同時也能讓協力的團隊夥伴們，直覺地點選進入不同的活動頁，以了解展覽策畫者對活動的規劃內容。
活動中各項任務的更新與追蹤
將活動拆分為不同的待辦任務，並依據職責分配任務給團隊中相關的負責人，就能透過「清單模式 List View」，快速地篩選出負責人目前和即將需要處理的待辦事項。
每一位協力的負責人，只要點選各自負責的任務項目，就能在任務內頁裡維護與更新任務內容。當任務項目內的任務狀態被更新，此時活動的完成度就會連動更新。
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