公務員日常不日常 Day105:隨機應變的活動工作人員

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近期大小活動不斷,從我主辦的活動結束後短短一個月內辦了三次活動,密集集中在週六白天,幾乎沒有周休二日的機會。

不過很慶幸後來的活動都是其他課室主辦,我只要負責當個聽指令做事的工作人員就好。

以往其他課室的活動都是由某位主辦姐姐負責張羅,我也常常跟她配合攤商招商的任務,算是合作愉快。

而這次的活動,因為性質不是一般展售推廣、而是健行活動,改由體育的承辦負責。

不同主辦的風格截然不同,在活動前一週才聽說要擺個小市集、我們課要負責招商,我整個心涼去。然後活動前三天才發佈工作人員分配表,沒有流程跟指示,只寫著「給予攤商必要的協助」。

喔,原來我是攤位組組長啊……

健行活動專心健行不好嗎!為什麼要擺攤啦吼。

抱怨歸抱怨,因為這只是個半天的小活動,簡單行事倒是沒有什麼問題,大概。

話說既然只需要協助攤商的話……攤商哪需要我幫忙?看來會有很多空閒時間!

我吆喝職代妹過來--她是我的組員,聽我差遣。

「你去弄幾套桌遊來。週六需要。」我一本正經的指示。

「……?」職代妹一臉不解。不過因為最近中午的吃飯團最後都變成桌遊團,她好像懂了什麼,馬上回頭去跟幾位同仁搜刮桌遊。

「什麼桌遊?」課長湊過來,糟糕,被聽到了。

「是後天活動要用的。」戴著口罩看不出心虛,我用認真的語氣說:「我們攤位組會協助攤商,而有時候民眾可能需要一點互動,就由我們跟民眾玩桌遊,增進社區感情。」

「喔,換句話說,如果民眾不需要跟你們互動,你們就自己玩。」精明的課長聽出弦外之音,還給我講出來。自己知道就好啊喂!

不過畢竟不是本課室主辦的活動,課長沒再說什麼,默許了這件事情。


就這樣,我們攤位組完成了事前準備,迎來活動當日。

在清冷的風中,我抵達小市集地點--在健行活動的終點站。似乎預計的行程就是讓參加者健行到終點,然後逛逛市集這樣。

換句話說,在民眾走來終點前,都沒有人!

讚!

我正開心的打著偷懶的主意,卻看見負責顧終點站的工作人員跑過來。

「欸欸葉子,終點站不在這裡耶,為什麼在遙遠的那端?」他指向大概五十公尺的前方,一個帳篷孤單的座落在該處。

「呃,我不知道。」主辦什麼都沒跟我講啊。

「大概是要讓民眾跑到那邊折返再回來這裡。」交通指揮組的同仁如此推測道。

「但為什麼這裡還多了兩個帳篷?」政令宣導組的同仁疑惑的看著帳篷。「一個是我們做政宣的,另一個呢?」

「呃,我不知道。」話說你們的組長呢?啊,好像都是掛名的主管們,大概都不知道狀況,現在也都在起點接待長官來賓。

終點站人員打給位在起點的主辦,但對方沒接電話,可能正在忙碌。

「隨機應變吧。」他看向我,而其他的同仁們也都看向我。我忽然意識到,位在終點的工作人員中,只有我掛名「組長」。

欸不是這樣吧!看我幹嘛!

「葉小姐,等一下會有人幫我們驗票嗎?」一名攤商人員跑來找我,讓大家的對話暫時中止。

「什麼驗票?」我完全狀況外,然後察覺那位攤商人員前幾天有跟主辦討論過市集配合的方式,趕緊問他到底跟主辦談了些什麼。

「就是參加健行的民眾會有一張小卡,在終點站蓋章後可以來領補給品呀!你們會幫忙驗票吧?」攤商問。

「當然沒問題。」我答應,雖然根本不知道有這回事。

……該不會現場最了解情況的人反而是攤商吧……

我快速向各組工作人員以及攤商蒐集資訊,勉強拼湊出終點站要做的事情。

「工作人員集合!」我示意大家靠近。

首先,是免責聲明。

「先說好,這是我目前推測的活動內容以及要改的地方,如果等一下主辦過來,請他先來找我。」我說,大家點點頭。

「剛剛交通組有反應終點位置太遠,民眾過馬路危險,所以我們將終點改來這裡,一個帳棚給政宣組,另一個就做終點站。」多的帳篷大概是原先要來宣導的單位沒來,剛好。

「攤位組等一下在市集入口檢查印章,有蓋章才可以去跟攤販領補給品。以上。」

語畢,大家分頭行動去。

我看著同仁紛紛依著我的指令動作,不禁無奈了一下。

為什麼我會在這裡隨機應變啊?

希望等一下主辦來不會殺了我。

「葉子、葉子。」職代妹悄悄對我招手,指著在宣導攤後方的草地,有兩張宣導牌不知何時被她拿來當墊子了,上面整齊放著桌遊。

對!這才是今天的重點!

看了看網路上的流程表,民眾大概還要一小時才會到這裡,時候到了,開玩!

里長騎車經過,好奇的看我們一群人坐在草地上玩桌遊,連政宣組和終點站人員都加入,相當熱鬧。

平常中午都湊不到那麼多人呢……都可以玩十人版的狼人殺了。可惜時間不太夠。

正玩得開心,方才經過的里長騎車折返。

「區長來了喔!」他喊道。

一聽到關鍵字,眾人迅速敏捷收紙牌跟板子,並站回各自的崗位上,速度之快,令人感嘆團結力量大。

我鄭重的向來通風報信的里長謝過,只見區長的車子在市集旁停下,他走了下車。

過了不久民眾也到了,於是大家就照著先前說的各自執行任務去,場面井然有序。

我張望了一下,看來主辦留在起點,沒有繞過來看。沒記錯回到起點也有宣導品要拿,他可能還在那頭忙。

看來不會因為改配置而被罵了,嗯。

隨機應變,成功!

這次活動也讓我認真反思,告訴自己未來身為活動主辦,一定不能忘記給工作人員明確詳細的任務分配。

--當然,如果組長都是能隨機應變的人,也不成問題吧。

民眾熱熱鬧鬧的領完補給離開,這也代表著終點站的任務圓滿完成。

區長上車離開了,我和在場的工作人員互看,確認過眼神。

整理完場地後,繼續開玩!

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農業公務員一枚,曾於地方公所農業課服務數年,目前任職於農業署轄下某辦事處,過著每天爬穀倉、思考人生的日子。在這裡紀錄生活,但是很怕被主管抓包。如果哪一天不再更新,可能是被抓去政風室泡茶聊天了。
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