用線上會議 激發團隊創意
《Returning to the Office and Leading Hybrid and Remote Teams: A Manual on Benchmarking to Best Practices for Competitive Advantage》
線上開會，誰會吐真言？
# 新趨勢
遠端工作成了一個不可或缺的工作條件之一，上班族可以不用進辦公室，在遠端用電腦或是用其他的3C產品跟公司的主管或者是同仁做業務上的匯報。當公司希望召集員工一起開會的時候，線上會議成了幾乎每次開會的基本形態。但是，線上開會能夠激發團隊的創意嗎？遠端開會能夠收集到你要的資訊嗎？
今天跟大家分享如何做線上腦力激盪；以及傳統的開會方式的缺點；最後，提供大家，線上開會要如何能夠激發團隊的創意呢？我們提供了一個方法，幫助大家如何引導線上會議，讓更多的點子跟創意源源不絕。
線上開會能激發團隊創意嗎?
Photo by Chris Montgomery on Unsplash
召集員工一起做腦力激盪的的2大好處
1. 員工個人貢獻點子
幫助公司發想出其他新的點子，還可以解決目前存在的問題。
2. 其他的員工產生共鳴，貢獻點子
會議上當一個員工有一些想法表達出來之後這也會引發一連鎖的效應，讓其他的員工產生共鳴將他們內心的其他想法一起說出來。
四大傳統激發想法的缺點
用傳統的方式，大家坐在一個會議室裡激發想法有4大缺點。
1. Production blocking阻止生產
在一個小組的討論裡面一個人的言論可能會阻止其他人想主動提供構想的意願。在這個小組的討論中員工A可能自己有一個想法，然後員工A就先拋磚引玉將自己的想法講出來。他的想法可能跟在座的其他人不太一樣，在場的其他員工即便有更好的想法他可能也會認為他的想法跟員工A的想法是完全背道而馳或考慮到種種的因素，可能怕冒犯了員工A，或是覺得自己的想法有點天馬行空，所以，在這種種的因素之下有任何其他跟員工A不同想法的人也會因此而將他的想法給埋藏起來。
用一個言論來阻止另外一個言論的產生讓會議的主持人沒辦法去收集到其他人的意見這裡有一個理論叫做production blacking，阻止生產。
2. Evaluation Apprehension評估憂慮理論
當你知道在場聽你意見的大多數人，心裡面可能不贊成你的觀點時，你就可能會因為擔心別人異樣的眼光，而不太願意說出心裡面的看法。只有在讚成我們行為的人在場的情況下，才會提高我們的表達意願。因為，沒有人希望當他提出看法的時候而遭受到攻擊或是閒言閒語。
3. Social loafing社會性懈怠
指一群人一起完成一件工作時，每位成員所付出的努力比單獨完成一件工作時還少。
我們常常聽人說，「兄弟同心，其利斷金」或「三個臭皮匠，勝過諸葛亮 。」在在告訴我們，人多都可以想得出好辦法。但是心理學上面的這個社會性懈怠的理論卻告訴我們並不是這麼一回事。當老闆或是會議的召集人在詢問我們更多意見的時候，基本上比較少人會想要第一個衝鋒陷陣，提出方案。因為從人們的過去經驗來看常常想搶先出動第一炮的人往往不是讓人家側目，不然就是會讓人家以為你比較了不起。
甚至有些人還會習慣性在這個場合裡面先聽聽那些比較常表達意見的人的意見，而自己也就不需要去有太多的貢獻，或者輪到自己表達的時候應該也是最後一棒，沒有人會認真聽，或是熱衷討論自己的想法，所以一點也沒關係。
社會性的懈怠在這邊表達的是，一群人裡面總會有某些人會因為人多聚在一起而讓自己有了鬆懈或是不負責任的理由。當一群人互相激盪想法時，也比較容易會造成一個錯誤的印象：因為在場的人都知道，這個活動是為了集體利益而，而不是為了個人榮耀。
4. Lack of flexibility 缺乏彈性
傳統的方式召集員工一起來開會，激發出更多的創意及發想。這個過程需要員工在同一個時間、同一個地點，進行因此比較缺乏彈性。
以上是傳統腦力激盪方式的4個缺點。如果我們運用線上會議召集員工一起來做腦力激盪，我想可能會抹殺員工的創造力，那要怎麼做才能有效地藉由線上會議激發更多的員工創造力呢？今天分享了一個方法可以幫大家解決以上4種傳統腦力激盪的困境。不但如此，還能協助大家運用線上會議來獲取團隊的更多反饋。
要如何用線上會議激發團隊創意？
這個方式很簡單，我們使用非同步腦力激盪 (Asyncronous brainstroming)。不同於傳統的方式，我們不被時間和空間所限制。
Step 1
要求員工完成一個表格。會議召集人可以寄給這個團隊一個連結讓大家開啟一個表格。
Step 2
讓員工在這一個表格好表格後，送出。讓團隊的任何一個成員知道他所填的這個表格是不具名的。這個方式非常適合於當公司認為這是一個非常嚴肅但是卻頗具爭議的議題。
Step 3
評估。
當公司收到這些反饋後，就可以做評估。評估的標準可能包括成本、創意、導入的實際方法、理想的政策。公司也可以將以上的這些方法在做一個表單，然後發給團隊的人員。公司也可以在整理這可行的方法之後，用1分為最低，10分為最高，讓員工在這些種種的可行性方案中，選出針對這個議題最可行的方案。
Step 4
觀點等趨於一致。
會議召集人將這全部的觀點再次整合，看看最高分的是哪一個。以上的方法可以幫助這個團隊的每個人的意見，都能夠因此而被充分表達。
以上這個非同步的腦力激盪方式適合任何的工作型態，不論你是在定點上班的團隊，或是必須要在遠端工作，又或者是遠端工作或是定點上班的混合型態。這樣的方式帶給任何一種工作型態更大的彈性。
以上的分享是由Dr. Gleb Tsipursky所寫的一本書《Returning to the Office and Leading Hybrid and Remote Teams: A Manual on Benchmarking to Best Practices for Competitive Advantage》在這本書中提到，用有效的方法跟技巧，應用線上會議來激發團隊創意。
Source
《Returning to the Office and Leading Hybrid and Remote Teams: A Manual on Benchmarking to Best Practices for Competitive Advantage》by Dr. Gleb Tsipursky
