畫圈的能力

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我曾走過訪談、開發、維運一條龍時代,也曾經和PM合作完成專案,常常會覺得,有些PM一起合作時,專案就是順暢無阻,有些PM的專案,總是一路紅燈。

每個PM做專案的方式不同,訪談的方向、準備的方式也不同,這就是做專案的有趣之處;有些PM的專精時程管理,有些PM擅長規劃媒體網站的呈現,有的PM簡報能力極佳,短短一場會議就能取得user的信任,和不同PM合作其實都能偷學到他擅長的部份,不足之處,工程師就要往前站一些,給予系統或技術上的支援。

當然,工程師心中都有一個小本本,討論起來發現,瀟灑小姐幾乎都位居各家小本本榜首,看起來就是個笑瞇瞇的小姐姐,她用的工具都非常基本,做的事好像也沒什麼特別,但不知道為什麼,和她一起工作,就是特別輕鬆。

她其中一個特點,就是很會畫圈圈。

所謂畫圈圈的能力就是,明確界定專案範圍,清楚理解以本次專案的資源需要完成哪些關鍵目標,我們訪談時的重點就是80%條件相同的計算邏輯,也就是圈圈內要完成的功能;剩下20%的例外或是異常,我們和user都該理解,則是應該要用額外的方式處理。

盡量避免為了發生頻率20%的例外,影響80%的系統設計。

舉一個簡單的例子,我們的核心目標若是「計算正職人員三節獎金,金額為薪資0.5個月」,圈圈內的確認就是三節的定義、計算的時間、是否有領取門檻、計算的公式等等;至於其他不是以此邏輯計算三節獎金的人員,如約聘人員皆以服務年資乘固定費率計算,就並非圈圈內需要完成的工作。

通常user在UAT階段很常提出一些極其例外的狀況,但現有系統可能無法處理的問題,可能訪談階段都沒有提及,這個階段的往來,就很需要讓user理解系統範圍,才能討論超出圈圈外的工作,是否有必要追加資源處理。

剛開始碰到這種狀況時,我會生氣,也會慌亂,會不小心把場面搞得像攻防戰,也曾經不小心答應了不該答應的需求追加。

我後來大概能理解多數客戶的心情,越接近驗收上線階段,相對會沒有安全感,負責規劃的窗口也是需要跟主管交代的,有時候可能只是主管隨口一問,或者是臨時有新狀況需要諮詢,有時候user的想法只是需要建議,不見得都是咎責或推卸責任。

畫圈圈講起來十分簡單,但實際上,需要不斷練習反覆調整,才能繪製出適合我們個人的圈。

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搖滾蛋黃酥的沙龍
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工作日常故事,講系統分析,講訪談,講職場,講心得,但不講對錯。
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