專案經理PM第二講：專案管理的陽光、空氣和水

2023/06/16閱讀時間約 3 分鐘

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專案金三角Project Triple Constrain — 範圍、成本與時間的重要性

談到專案經理最重要的觀念，我會陳腔濫調的又再度提出「專案金三角」，身為PM必須時時刻刻要把這三個要素放在心中，一旦面臨任何一邊專案變動狀況時，你得在心裡盤算這變動對於其他兩個邊有甚麼影響?PM需要盡快提出一個或多個解決或妥協方案，做一個通盤的考慮和改變。為何專案金三角會列出這三點要素呢? 我覺得主要是範圍、成本與時間，這三點是可以列成明確的工作項目，並可以組合成專案管理最重要的文件「WBS 工作分解結構」。

在專案進行過程中常會發現互相拉扯的過程，例如：人力進場的時間不一樣；這東西做不到減掉範圍，就會影響到人力和成本；與老闆討論後又得再調整一版。這三個點的控管，就是專案管理的精隨，PM的工作就是要讓金三角做個很完美的平衡。

為了讓大家更了解專案金三角如何運作，這邊以範疇(客戶追加功能)來做舉例：

假設今天專案進行過程中，客戶或user提出需要追加功能的需求，任務的追加會影響到範疇(Scope)改變，專案經理在做把關時，要先立刻評估工作分工是否需要調整、資源投入是否需要調整，這都會影響到人力成本的增加，再來就是專案時程可能也會做影響，如此通盤考量才可以得到更好的專案品質。

PM手邊必備的專案文件

有些新手PM一開始就使用較艱深、難以上手的工具，ex: project or Jira，以我過去的經驗會很真誠的建議先好好的使用excel就很夠了，寧可多花點時間去對專案全局做思考、去掌控專案相關的細節，先不用花太多時間去做太多文件或工具操作。以下是我列出新手PM手邊必備的專案文件，甚至到現在有些專案我只準備以下這三個文件即可成功完成專案：

工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS）：PM每周都需要進行review。
風險控管 Risk：未知可能會發生的事情，對專案可能會造成的風險，但現在還沒發生，ex：疫情嚴重影響中國出貨，機器可能無法如期到貨；懷疑某個團隊成員會離職，可能需要做甚麼措施。
議題控管 Issues：已經發生的事情，要特別拉出來討論，ex: 機器過了三個月都還沒到貨，造成專案延遲。

PM專案溝通小撇步

這邊也分享些專案溝通的小撇步，可以讓你的專案進行得更加順暢

建立專案運行的節奏：開會是個創造或建立工作節奏一個很有效率的方式，通常會建議有以下會議是專案進行中需要召開的

專案啟動會議：當專案啟動時會開立專案啟動會議，在這個啟動會議對所有專案成員針對專案目標、範圍、時程、團隊組成做個說明，以期讓專案成員都很了解專案內容。
定期的週會(包含兩種會議團隊內部、與客戶/user)：開會是個雙向溝通的管道，可以定期了解團隊內部的狀況、專案進度和困難，透過和客戶/user的週會的也可以反應專案進度，同時收取客戶的回饋。
Daily stand-ups：透過每天的站會可加強團隊之間互相的溝通，團隊之間可互相了解今天要做甚麼事情，減少摩擦並盡快反應出目前遇到的問題。