除了日常生活，如果將時間的軸度拉長到未來幾天、一週、一個月、一學期、半年、一年、三年甚至更久，這種針對待辦事項做整理的技巧就更加需要了。以下提供一種較為具體完整的步驟當做參考。可以分為收集、組織、執行、整理與回顧、新的規劃等五個步驟。
第一步是「收集」。也就是前面提過的，將你能想到的所有代辦事項全部列出來，可以是當天要做的事，或是未來幾天、幾週、幾個月，甚至是幾年內想完成的事。在這樣做的過程之中，可能會像是從一團毛線球拉出線頭一樣，越寫越多。你可能會驚訝於自己的腦袋裡竟然裝了這麼多待辦事項。將這些事項都擺在眼前之後，試著讓它們有較為具體明確的目標，比方說何時要完成、每次做多久、每次做多少。具體明確的目標會有助於確實執行。
第二步是「組織」。面對剛剛收集完成的諸多事件，一眼望去應該是頗為雜亂，雜亂本身也會給人帶來焦慮，因為內含了不知從何下手的感覺。因此，我們要將這些事項分類組織成比較有條理的模樣。這裡分享一個常見的時間管理技巧，也就是四象限分類法。拿出紙筆（你剛才列出的事情越多，紙就需要越大張……或者字寫小一點），接著將版面用兩條互相垂直的線分成四個部分，然後在橫軸的最左邊寫下「不緊急」，最右邊寫下「緊急」；在縱軸的最下方寫下「不重要」，最上方寫下「重要」。到這裡為止，你已經將版面粗略分割為四大部分，接著便是要將剛才收集到的事件們分類，丟進你覺得它們應該落入的象限之中。
第一象限是右上角的「重要又緊急」的事情，比方說明天就要期中考、下班之前得和廠商確認出貨日期；第二象限是左上角的「重要但不緊急」的事情，可能是學期初所面臨的期末報告，或是你自己想要培養的興趣；第三象限是左下角的「不重要也不緊急」的事情，比方說上網、追劇、看政論節目、和朋友講八卦；第四象限是右下角的「不重要但緊急」的事情，這通常會是那些需要馬上去做，但不是非你不可的事情，比方說在什麼時間內要將公文送去哪個單位，或是煮晚餐時發現醬油沒了需要誰跑腿去買，這一類的事情。
既然將事項分類丟進了這四大區塊，你大概也猜得到接下來的執行步驟是怎麼回事了。要特別提醒的是，這樣的分類所參考的基準是每個人自己的內心，不關別人的事。我前述的舉例也只是書寫的當下隨意想的，很可能和你的價值觀不合，請依照你的心情分類就好。另外，除了分成四大類之外，你還可以再細分一點，從不緊急到緊急、從不重要到重要，還是可以有程度之分的，好比在那兩條線上再畫出0-10的刻度，這樣在分類的時候可以更為清楚。
前述的讓事情落地和歸類，目的都是為了幫腦袋省力，省去那些因為擔心記不住或怕事情雜亂無章而消耗的意志力。
組織之後的第三步當然就是「執行」了。有了前面的歸類之後，做事情的先後順序應該會比較清楚。第一象限（重要又緊急）的事情不用多說，既然被你歸類在這裡，要不是做了很有吸引力，就是沒做會很慘的事情，那就不用廢話趕快去做吧。
第二象限（重要但不緊急）的事情比較有意思，大概會是那些你心裡知道很重要，但是短期之內不做也不會怎麼樣的事情。這種事情大概又可以分成兩種，一種是類似期末考或是報稅這種隨著時間過去，它會慢慢往右邊的第一象限移動的事，講直接一點就是那些被你拖著拖著然後不見棺材不掉淚的事；第二種則是可能會一直待在第二象限的事，比方說興趣、夢想，這種天底下只有你覺得很重要，沒有人逼你、沒有人懂你，甚至沒有人理你，然後你會一直想著今天好累不想做、等到有空再來做的事，想著想著，一輩子可能就過去了。
第二象限那些不會向右移動的事情很神奇，我們的生活其實大部分是被其他三個象限給佔據了，那些有明確報酬或懲罰的、有截止日期的、別人逼你的、像糖水一樣喝了舒爽但沒什麼營養的事情……而第二象限的事平常都蠻邊緣的，往往只有在一個人曾經差點死掉或是現在快要死掉的時候，這個象限才會突然發光起來，這也是為什麼書局裡面一堆談論臨終或是遺憾的書老是呈現一種「看得懂的人為時已晚，自認為還有時間的無法體會」的狀況。
第二象限其實也是讓「人之所以異於禽獸者」的關鍵領域，在每天和動物一樣為了生存而汲汲營營之外，你會試著去做一些實際的投資報酬率不符比例，但是心裡的投資報酬率無可比擬的事情；你會去做一些不做其實不會怎麼樣，但是做了之後讓你覺得自己很不一樣的事。或許可以稱第二象限為每個人的「神聖領域」，你用多少心力去開拓，那麼在日常生活之中，或是在人生走到最後一秒的時候，比較不會覺得自己白活。
第三象限（不重要也不緊急）很有意思，照理說，不重要也不緊急的事情，不就不用做了嗎？理智上是這樣講沒錯，偏偏人類就不是理智的生物，就像你理智上也知道油炸的、甜的、重口味的食物不健康，但是吃了就是爽啊，尤其是不爽的時候更需要它們。第三象限也是，如果你的日常老是被工作、主管、同事、客戶、家人、路人……各種的催促和轟炸，一旦有時間閒下來，你的演化本能會催促你奪回主導權，用最直接快速的方式來找回自己，於是你買了雞排和全糖珍奶回家，把自己當成馬鈴薯塞進沙發，看電視、打手遊、滑網路、聊八卦……種種休閒就像油炸和全糖的口感一樣直接爽快，健康根本不重要，立即享樂才重要。朋友打電話來約你去運動，你會拒絕；想到三天後要交的資料，你會先擺著，因為你記得有個作者說過「可以拖到後天才做的事，不要明天就開始做」（是馬克吐溫，不是我喔），何況今天都還沒過完呢。然後好像另一個作者講過什麼第二象限神聖領域的事情（對，是我），你會想說去他的人生大道理，那作者八成不懂真實的人生有多辛苦，累都累死了誰還有閒功夫去搞什麼運動或培養興趣，有空再說啦。
即使生活中不是充滿著催促、轟炸、失控，我們好像還是蠻常待在第三象限的，更何況現在的資訊量爆炸，只要有網路，那你就有了幾輩子也看不完的東西，立即有效的快感就像糖水一樣，仔細想想沒營養，但就是好喝。理智上，我們會知道第三象限的事情應該是等到有閒情逸致的時候再來做，但再說一次，人就是那麼不理智；沒辦法，人類的理智大腦發展史遠遠敵不過萬物皆有的為了生存而保留的立即享樂本能，只不過滿足的來源從食物延伸變化成更多種不同的形式。
我們其實希望第三象限的事情越少越好，因為時間有限，意志力也有限；多想一想，有些事情可能就會在你想清楚之後被淘汰掉。另一種可以嘗試的方式是，在距離你當下不遠的時間後有「重要又緊急」的事情之前，才做第三象限的事；比方說半小時或一小時之後你一定得出門，或是有什麼要事得執行，那麼從現在開始可以讓自己去做那些第三象限的事情，讓不久之後的期限來逼你中止，就不會像平常一樣，沉浸在第三象限中完全忘記了時間的流逝。
說到第四象限（不重要但緊急），我想起小時候的經驗，爸媽邀了一堆客人來家裡喝酒聊天，然後會在酒快要喝光的時候拿錢叫我去巷口的超商買酒。對我爸媽來說，買酒回來很緊急，但不是非他們不可，對他們來說更重要的是留在家裡招呼客人，所以買酒的事情叫我跑腿就好，因為當時買酒找的錢都算我的，所以我也蠻開心的（對我來說，在那個當下，跑腿買酒就是第一象限的事）。
因此，第四象限要談一個東西叫做「授權」。你在工作中、學校的分組報告，或是社團組織的事務上，以事必躬親為傲嗎？那你知道三國時期的諸葛亮就被對手司馬懿說過「諸葛孔明食少事繁，其能久乎」（吃得少，做得多，怎能長命）嗎？甚至我們可以大膽猜測，孔明先生的睡眠應該也不怎麼充足，更加深了積勞成疾的嚴重性。
不要什麼事情都自己做，即使很緊急，如果不是非自己不可，就交給別人去做吧，相信別人可以做好。那你可能要問：「萬一別人不值得信任怎麼辦？」確實，諸葛亮當年要扶助阿斗繼承先主劉備的遺志，身邊到底還剩下多少可以信賴的人才？或者盡是一群豬隊友，搞得他與其要一直替別人擦屁股，不如自己做還比較快？如果你的煩惱也是這個，那這其實是團隊組成的問題比較嚴重，搞得放手授權的潛在成本大到你放不了手。
另一種狀況和我們要談的時間管理比較有關，理智上知道有些事情可以交代下去給別人做，但就是不放心，擔心萬一出了什麼狀況怎麼辦？還能怎麼辦？再修正啊。
什麼事情都要自己來，或是都要親自確認過才肯放行的人，還可能在人際關係上出現狀況；和這樣的人合作，過程中必然會感受到或明或隱的不被信任感，久了之後容易降低做事情的動力或設定的標準，因為無論如何，好像都還是會被挑剔，那不如先省點力。而這個事必躬親的人，甚至會冒出一種「大家都不認真，只有我最認真，我好苦命」的聲音，覺得自己很可憐，別人都不幫他；其實這一連串連鎖效應之中，很關鍵的一點可能是這個人不肯放手、不敢放手、不願意放手的行為模式，他在心裡面覺得這個世界沒有他不行，然後就慢慢地把周遭的世界真的變成了那個樣子。你在學生時代或工作場合一定看過這樣的人，他會在無形之中給人一種高高在上的感覺，然後底下的人要不是跑光光、這次記取教訓下次不再合作，就是越來越會保留實力或是擺爛，反正他那麼行都給他弄就好了啊。希望你不是這樣的人，不然你大概會覺得時間怎樣都不夠用、人際關係也不好，連帶使得生活品質也很差。
老是覺得自己在第四象限的瑣事裡面打轉，覺得自己很命苦，還要到處跟別人抱怨……這是人類一種證明自體存在性的方式（完全沒人關注自己，某種程度跟死亡差不多）。在台灣社會中，比較常見於被傳統觀念束縛住的媽媽們，她們眼中的孩子永遠都是孩子，這個不會那個不行，自己沒有幫忙操心的話，孩子一定會出問題，所以她們會一直使用美其名為關心的操控行為。做為他們的孩子，大概會出現兩種狀況，第一種是會叛逆成長的，這種人的未來發展通常比較好，但是媽媽會覺得孩子不聽話、不孝順、自己很辛苦；第二種是乾脆就一直當個道德稱頌的孝子，凡事聽媽媽的，這樣的人比較可能發展成媽寶，養大媽寶的寶媽會繼續擔心孩子，一邊覺得他聽話，又同時覺得「這孩子真的是沒有我不行啊」。
不管是學業、工作、親子，其實所有的人際關係都是牽涉其中的人共構出來的。回到時間管理的主軸上，你該注意的是，你是不是老把第四象限的事情當成是第一象限的事情在做？以為很重要，其實仔細想想之後，發現其實沒那麼重要；明明可以交給別人做，或者根本就是別人的事，卻總是自己攬著做、盯著看。如果你老是在第四象限裡面打轉，除了思考身邊互動的人之外，更重要的是思考自己的做事方式。那些可以放手授權的事情卻一直攬在手中，是因為你身邊沒人，或者其實是你不敢或不願意相信別人？這可能反映出你有過度扛責或是不信任別人的狀況，或是你想藉由這樣的方式來證明自己的存在價值。無論是哪一種，都會侵蝕你的時間，剩下的時間只能用來匆匆忙忙地應付該做的事，無暇去做其他更想做的事。
在第三步的執行之後，便是第四步的「整理與回顧」。一方面是檢視一下自己的分類方式有沒有需要調整的地方，像是原本以為是第一象限（重要又緊急）的事終於可以說服自己挪到第四象限去（不重要但緊急），也真的當它們是第四象限的事，不必都自己親自動手；而第三象限（不重要又不緊急）的事有沒有真的少做一點，或是有些事情根本可以從整張分類表上拿掉、從你的人生中拿掉，而你不僅沒有損失，還可以得到更多時間。另一方面，則是針對第二象限（重要但不緊急）來檢視，不管是每天回顧一下當天的待辦事項完成度，每週、每個月，或是不定期地幫自己整理一下，原訂計畫進行的程度如何，自己設定的時間或進度合理嗎？是否需要調整？那些一開始被你放在第二象限的事情是不是快要進入第一象限了？這時候可能也會有新的任務進來，需要你再進行一次新的整理與分類，以利之後的執行會更有效率。
在著眼於從過去到當下的整理與回顧之後，第五步便是放眼未來的「新的規劃」了。這一步是根據前一步來進行的，在整理與回顧的過程中，一個重要的部份便是去檢視自己對於計畫設定的時限或是進度是否合理，比方說許多人會為了考試而擬定讀書計畫，可能是每天要讀多少進度、每天要花多久時間讀書、這本書在何時之前要讀完、一個星期要完成哪些進度……前面已經提過在做計劃的時候要將時間具體化，而有些人會對於自己能夠完成的進度太過樂觀，覺得自己能如期完成所有進度，同時又把時間塞得太滿；一旦遇到突發事件或是進度不如預期，便容易看著生活中的大小事情糾纏在一起，眼看後面規畫的進度被現在未完成的進度擠壓，心中更是焦慮，說不定還會萌生放棄的念頭。
回到一開始在規劃的時候，「保留一點不確定性」是重要的，因為計畫總是沒有變化來得快，我們得為生活中的意外事件留點時間，也為原訂計畫留些緩衝地帶。比方說在排讀書計畫的時候，即使你知道一天有多少時間、一週有多少時間可以讀書，也不要完全塞滿，為自己留點餘地（每天多留一小時或是週末有一天不排進度）；如果預定的進度提早完成，可以選擇超前，或是小小犒賞一下自己；如果進度延宕了，還可以利用緩衝的時間來彌補。除了可以保持進度之外，心情上有鬆有緊，也比較容易長久堅持下去。在執行計畫的時候，也可以幫自己記錄一下，完成某些事情的具體時間大約是多久，減少高估或是低估的狀況，低估是比較嚴重的，原先以為半小時就能完成的事情其實需要一小時，後面的事情就會連帶被影響了，所以說要在執行的時候做個記錄，在規劃的時候留些緩衝空間。
在整理與回顧的時候，我們是把焦點放在「過去到現在」的這一段時間線，但是在規劃的時候，真的要做到「放眼未來，不被過去糾纏」是需要一點認知調整的。比方說在週末回顧了當週的讀書進度，發現有些部分不如預期，需要把之後的計畫都做調整，理智上我們知道回顧過去的進度是做為未來進度調整的參考，但是情感上卻可能出現一些負面情緒的干擾，覺得自己很糟、很沒用、那一天不要貪睡就好了、那一天不要答應朋友去聚會就不會影響到讀書了、如果那一天……「不要貪睡」和「減少聚會」確實可以做為未來規畫的一部分，而那些自我貶低的情緒對於下一步的幫助其實不大；對自己感到生氣、難過、失望，是因為夠在乎，真的有當一回事，能反省到這裡就差不多了，懷抱著這樣的心情，好好地只看從現在到未來的時間線上，要怎麼安排自己想做的事情，才會有比較實質的幫助，也才不會用掉更多時間去悔恨，如果悔恨的時間再去擠壓到後面的規劃，那豈不是要一直陷在悔恨之中了。
以過去的經驗為參考基準，跟今天道別，寫下明天、下一週、下一個月……的規劃，時間不會停下來，你要做的也是繼續往前走。
