我是怎麼管理接案案子和經費的？

何郁庭

2024/01/25閱讀時間約 8 分鐘

你是接案工作者嗎？

你想成為接案工作者嗎？

你是否現在兼職進行著接案的工作呢？

　　我是一個2024年開始全職接案的科普寫手，在今年之前，我已經累積了3年的兼職撰稿經驗。當個自由工作者，很多眉角與事務得自己動腦筋，不像在公司體制內，大家分工合作，什麼事情都有人專門處理。

　　身為一個接案工作者，其中一個重要的幕後工作，就是管理接案項目和現金流。整理這些事情有點麻煩，也不能直接變現，乍看之下是個吃力不討好的工作；此外，要思考一個彈性又好用的記錄表，需要花費一些時間。

　　可是，無聊也好抗拒也罷，我仍然建議所有的Freelancer都要好好管理自己的案子（跟收入），因為管理案子，可以讓你在接案的路上減少焦慮，避免盲目地陷入過勞，還能清楚檢視現金流，減少發案方忘記付款的白做工意外。

　　基於我自身的經驗，我想分享三年來陸續改進與優化的接案管理方法給需要的人，尤其是剛開始兼職，沒有時間思考這塊的人，或是對此感到苦手的人。

　　這篇文章中，我會分享「接案薪資轉帳記錄模板」、「自己的經驗」，還有「為何要管理？」，讓有需要的人參考看看。當然，我也很歡迎有人分享這篇文章給其他需要的人。

為什麼要管理案子和經費

釐清自己的工作量

　　《SOHO一個人接案聖經》中有個章節提到，一人工作常常會覺得自己做的不夠，或是事情做不完，就無止盡的工作，連睡覺和吃飯的時間都抽不出來。

　　確實，接案工作者要有工作才會有錢領、有飯吃，所以很容易陷入時間就是金錢，沒辦法放過自己，只要休息就覺得自己在偷懶的狀況。

　　然而，接案工作跟上班族一樣，都需要休閒、吃飯與睡眠。如果每天都在熬夜、每天都處於高壓的狀態，像個短跑選手一樣全力衝刺，那麼就無法維持長期的模式，當你硬撐到臨界點，就無法繼續了。

　　所以，了解自己實際的工作量，安排適合自己的節奏，對於接案工作者而言是非常重要的。

　　你要把自己當個馬拉松跑者，而跑馬拉松是需要配速的。所以，你最好清楚自己每個月、每周有多少工作，並幫自己安排適合的節奏。

知道自己賺了多少錢

　　不知道自己賺多少錢，就好比開車上路卻不知道油箱還有多少油一樣危險。

　　工作很大的一個目的是為了換取報酬，而獲得的錢和資源能讓你選擇自己想過的生活。好的生活品質和平和喜悅的心，來自於充足的金錢，卻不是來自於更多的金錢。

　　所以，如果你如果對自己的生活有願景、有理想，你可以思考的是如何賺到你要的金額，而不是無止盡的賺錢。

　　知道自己賺多少錢，並在賺到足夠的錢之後，好好享受生活。為了這個美好而遠大的目標，第一步，我們必須管理自己的案子。

保障自己的權益

　　身為一位接案工作者，你通常會有數位案主；身為一位發案者，不但要發案給多個自由工作者，還要處理公司內部的大小雜事。

　　大家都很忙，忙中難免出錯，發案方可能出錯的地方剛好就是忘記幫你登帳匯款。

　　你為了自己工作，你頭上沒有老闆跟主管控制你；相對地，你周圍或底下也沒有人會提醒你費用沒有匯進來。確認自己戶頭的錢有沒有按時進來，是替自己保障自己的權益，也是尊重自己的專業，避免為別人做白工。

我在管理接案過程中獲得的經驗

最好把刊登作品的網址記錄起來

　　身為一位接案工作者，時常更新自己的簡歷，確保作品集收錄了最新的內容，是基本功課。

　　剛開始接案時，拚死拚活寫出稿子後，交出去就不想再過問了，急於開始準備下一篇文章。然而，每次有機會接觸到新的案主時，整理簡歷發現要找刊登出來的文章，又是一陣手忙腳亂。

　　後來隨著文章變多了，養成文章刊出後，記錄刊登網址的習慣，這樣一來就很方便找到自己的文章，如果要將文字複製起來納入作品集，也方便非常多。

　　啊，還有發表日期也記得要一起記錄喔！

好好做記錄，成就感能支持你前行

　　不可否認地，像這種重複記錄的行政工作，對某部分的人來說是非常麻煩的，而且這些整理的時間又不能換錢。

　　但是，假若你一步一腳印管理與記錄自己接案的軌跡，那麼累積起來的接案列表，將會為你帶來無比的成就感。除此之外，當你看到接案費用的總額越來越高時，會油然升起一股對自己的肯定。

　　好幾次，我覺得自己寫稿寫到有點疲乏，不知道自己在幹嘛的時候，看著自己過去的成就，就能打起精神，伸伸懶腰繼續努力。

格式很重要，一點點自律換來長期的方便

　　或許是身為一個分類學背景的人使然，把東西歸位放整齊，對我來說是很療癒也很舒服的事情。

　　不過，我建議大家記錄日期、金額、格式統一時，可不是源於個人喜好的私心建議。

　　記錄自己的接案過程，就是在建立一個迷你的資料庫，每一個案子，是一筆資料。現在是一個數位化的時代，很多資料都以數位方式儲存，既然存在電腦中（或雲端），那麼如果是電腦讀得懂的格式，電腦就能幫你很多忙。

　　電腦很厲害，但從某些角度看也蠻笨的，它們有時會將「台北」與「臺北」視為不同的地點，有時會將「3000元」跟「三千元」視為不同的價格。

　　我管理案子的工具同樣在螢幕上進行，使用google sheets做為管理的平台，為了讓它看懂我的記錄，我會統一資料的格式，同個接案單位的名稱會完全相同。

　　所以，當我需要篩選、排序接案資料的時候，電腦就可以成為我的助力，而不是礙手礙腳的豬隊友了。

提供接案薪資轉帳模板

模板

　　前面說了這麼多，其實目的不外乎是想提供接案工作者（或正在往此方向前進的人）一點指引。

　　接案工作3年來，我的管理工具所包含的項目逐漸變多，也慢慢調整成越來越適合接案工作者的形狀。為此，我將自己的接案管理工具整理成一個模板，供需要的人參考或直接複製下載使用：

接案工作者－薪資轉帳記錄模板

模板欄位介紹

　　雖然模板上的欄位有註記，但這邊不免俗列出欄位和欄位說明，感覺比較完整～

發案單位：記錄發案單位，可幫助自己了解各來源的案子分別占多少比例，搭配篩選功能很好用。
建議只要是同個單位，名字就要長的一樣，不要有些用全稱、有些用縮寫，不然後續篩選時可能會漏掉資料喔～
專案主題：專案主題是給自己確認用的，可以寫正式名稱或方便自己記憶的標題。作品完成並刊登後，可以幫這欄內容加上超連結，未來要找自己的作品時超方便～
接案類型：接案類型用下拉式選單製作，滑鼠點一點就ok！
選單的選項跟顏色都可以按照自己的需求和喜好調整～
接案日期：可用「收到email/LINE通知」做為接案日期，也許也可以用簽約日期記錄。
不妨建立一個習慣，每次只要一接到案子，就立刻在google sheets上記錄吧！
素材取得日期：有時收到案子後，相關資料不會立刻提供，這邊可以略作記錄。
若對方說明預計提供素材的日期，也可以在這邊備註～
採訪日期：有時案子接下來之後，就可以直接動作了；然而有些案子需要參加活動，這邊可以記錄活動日期，有助於估計交稿時間！
交件日期：直觀的，這就是交件日期！
這個欄位可以預先填寫約定的繳交日期，如果後來提前或延後，再將日期修改為確切繳交的日期就ok～
交件：核取方塊，案子交出去後就打個勾吧
刊登日期：案件繳交後，作品過一陣子才會刊出。把刊出的日期記錄下來，有助於未來整理簡歷和作品集喔！
約定金額：有些案子發案時就會約定金額，這邊可以預先記錄，就不用占用腦容量啦。
後續收到匯款時，可以直接跟這欄的金額核對，不用翻合約或找email囉～
※如果按篇幅計費，這欄可留空，或是用斜體字標註預估金額喔！
是否已支付：用是／否選單標註錢錢下來了沒有。
接案工作的金錢來源有一大堆，日期也不同，這個欄位可以提醒自己是不是有哪些款項一直沒下來，避免對方忘記支付辛苦工作的酬勞～
匯款日期：養成記錄收錢日期的習慣，這些資訊有助於接案工作者了解每個月自己到底領了多少錢！
匯款金額：把每一次收到的錢錢金額記下來，累積越來越多，心情也會越來越好。
交件－匯款間隔日期：有時交件後，錢錢都要過超～久才來，這邊已經代公式記錄匯款日期跟交稿日期的間隔天數。
一方面讓你知道錢錢大概要多久會入帳，另一方面，如果發案單位總是拖拖拖，你也有個證據可以據理力爭喔～
備註：一個字多少錢？是不是第一次合作？有沒有另外支付差旅費？
這些額外的資訊，通通都可以放在備註欄，幫你節省腦容量！