總算安排好要出海外派了嗎?出發前，你需要預留1個月的時間來辦理相關文件。通常公司人事會一一指導你，但你如果是Local Hire雇員，就要自己知道怎麼跑文件。全部跑下來最快也要2週，如果遇到歲末年終、旅遊旺季，需要預留更多時間來辦理。
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外派前需準備文件
- 十二個月效期以上護照正本
- 入境越南的有效簽證
- 近六個月大頭貼。4張尺寸4*6cm、4張尺寸2*3cm
- 英文版良民證(需經公證)
- 英文版大學畢業證書(需經公證)
- 三年以上工作經驗證明(需經公證)
- 航空機票
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護照正本
- 攜帶文件：身分證、申請資料表
- 費用：規費$1300
- 工作天：一般件10天，加急1天再加$300處理費
護照到外交部申請，可以先到個人申辦護照網路填表及預約系統線上預約，將資料表彩色列印後，再攜帶身分證臨櫃驗證與繳費。10天後回來取件。
寒暑假、歲末年終要辦理護照的人特別多，線上預約經常額滿。建議大家要提前1個月先把護照辦好。如果你是在台北中央聯合大樓的外交部辦護照，可以順便去北棟1樓辦理自動通關。
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越南簽證
先有護照，才能辦簽證！簽證一般由公司辦理，一個月或三個月效期的商務簽證，再寄送實體簽證給你。取得實體簽證後，檢查簽證資訊無誤後，貼在護照空白頁，入境越南時使用。
極少數公司會讓你自己去辦，這部分需要配合公司人事的指示來執行。
大頭貼
不同尺寸的大頭貼照片會用在入境後辦理工作證、暫住證等相關文件。建議都用同一張照片。
良民證(警察刑事紀錄證明)
- 攜帶文件：身分證正本
- 費用：規費$100。第2份起加收$20/份。
- 工作天：3天
可以臨櫃申請或是線上申請後臨櫃、郵寄領取，建議大家先線上申請
- 前往內政部警政署警察刑事紀錄證明書網頁填寫資料遞交線上申請(記得選取"申請英文證書")
- 線上申請後第3日起、30日內攜帶身分證正本（受托領件者亦須攜帶身份證明文件）就近至核發之各直轄市、縣(市)政府警察局外事科領取
- 臨櫃繳交良民證費用，並領取收據。
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大學畢業證書
- 攜帶文件：依各大專院校規定
- 費用：$100/份
- 工作天：1~3天
大學畢業證書到自己的母校都有教務系統可以線上申請、線上繳費跟線上辦理掛號郵寄。記得要申請英文版，
工作經驗證明
向前公司申請工作經驗證明跟投保紀錄，最好是取得英文版或中英文版。這點有勞基法保障，前雇主不能不提供。建議大家每份工作結束時，就馬上跟公司索取服務證明或離職證明。
航空機票
機票一般由公司先跟你協調入職日期，再開票、寄電子機票給你。只有極少數公司是讓你先訂機票，再找公司核銷。收到電子機票要檢查一下機票上的資訊和日期無誤。並在這個日期前準備相關文件。
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公證程序
- 需要公證的文件：良民證、大學畢業證書、工作服務證明
- 總工作天數：約15天。(最快也要1周時間)
- 總花費：約台幣$5250
公證3程序
- 就近到屬地法院或民間公證人完成文件認證。
- 公證後的文件送到外交部驗證。驗證完可請外交部寄回
- 驗證後的文件再送至越南駐台灣辦事處。
外交文件公證程序
公證程序會是最耗時也最多費用的部分，建議大家要留至少2週的時間來跑這些文件。其中越南駐台辦事處的時間最難抓，普通件短則3~4天、長則1週都有。該單位人手不足，電話打不通，取件時間要看待辦文件量。
整個公證文件的程序要花費台幣$5250起跳，不含交通費用。每份文件可以只公證一份就好，公證後的文件再複印自己留存。沒辦法親自跑機關的人可以上網找旅行社代辦。或是直接去外交部附近也都會有眾多代辦業者。
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- 民間公證人名冊
- 外交部國內文件驗證說明
- 越南駐台灣辦事處(臺北市松江路65號3樓)
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外派職人建議
正常狀況下，簽證都是由公司負擔，一般也會包辦文件公證的作業和費用。如果你要自己處理，最耗時耗費的是在公證程序，花2週時間來處理，總費用$5,000台幣跑不掉。很多外派人都是中南部居民，還要特地請假跑兩趟台北去越南駐台灣辦事處。建議花點錢找代辦處理比較快。
所有文件辦理完可以先掃描或拍照存檔，隨時向人事更新進度，入職時繳交給公司。如果外派試用期間發現不適任，公司可能還沒把文件送去辦理正式工作證，都可以去跟公司取回這些文件。後續有別的外派機會，可以把文件送給人事確認是否還可以使用。(公證文件有效期由文件使用單位決定。)
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