如何訂定有效合宜的委外策略 Outsourcing Strategy

公司內部團隊對業務發展成敗至關重要，但團隊成員可能沒有足夠時間或專業知識來完成某些任務。「委外服務 (Outsourcing)」是一種將工作任務交由第三方供應商的策略與解決方案，可以幫助企業組織提高生產力和利潤，並提升工作/產品交付品質。

什麼是「委外策略」？

「委外策略」是公司如何雇用第三方公司或個人來執行特定任務的計劃，可作為完全仰賴內部員工執行任務的替代方法。善用委外服務可以達成有效減少開支、提高生產率，並提升最終工作/產品的整體品質。

「委外策略」包括標準、程序和規則，它規範了企業組織雇用對象與費用等因素。公司可以根據需要，將業務外包給個人、小企業或大公司。

委外工作範例

一般企業可以委外的工作項目，包含特定工作或是全部門業務。以下是公司可以委外的一些常見工作範例：

• 行銷文章撰寫
• 平面設計
• 品牌推廣
• 企業形象建立與管理
• 客戶服務
• 市場行銷
• 供應鏈生產管理
• 人力資源管理
• 會計、財務諮詢和稅務合規
• 工程
• 程式撰寫與其他 IT 服務
• 研究與設計
• 入職和培訓新員工

我們來舉個範例。

January Designs 是一家科技新創公司，正為未來 18 個月的快速成長做準備。公司新的行動 APP 推出後，人員需求增加了 80%。 January Designs 的 CEO (執行長) 與 CFO (財務長) 忙到沒有時間來處理團隊人員擴充事務，因此他們請 Ready to Work 顧問公司來招聘團隊新成員。Ready to Work 負責招聘、面試，並與新員工簽訂合約，讓 January Designs 的管理人員可以更專注於他們的主要職責。

委外服務的好處

「委外服務」的一個顯著好處是它可以節省資金，因為外部勞動力可能比內部人力更便宜。公司還可以將職務外包給比目前團隊更有經驗和專業知識的專人來處理。例如，一個新的非營利組織的 IT 團隊。雖然該團隊可能具備基本網絡安全技能，但可能不具備建置實際網絡安全措施所需的所有必要經驗。這組織可以將網絡安全工作委外給有經驗的 IT 公司來保護其資產。

委外的其他好處包括：

• 提高效率
• 讓主要職責人員專注於他們的主要職責
• 擴大公司不同的技能組合與可用資源
• 更靈活地更新流程和因應市場變化
• 縮短產品上市時間
• 提升合作和創新能力

如何訂定「委外策略」？

1. 判斷委外是否有利

委外可以有很多優勢，但仍要先分析確認對你的公司有利。你可以檢核內部部門的生產方式與能力，確定是否適合你的公司。分析員工是否有效完成指派職責，並符合企業組織設定的目標結果。如果員工未能完成任務或完成不合格的工作，這些跡象可能顯示出委外服務可能會更適合公司。

2. 訂定服務項目內容

在決定工作項目委外，你可以訂定服務項目內容，概述完成這項任務所需的技能。例如：如果公司將新產品發表的營銷委外，關鍵技能包括深入的產品知識和社交媒體策略方面的專業知識。這些項目內容有助於證明外包給利益相關者的合理性，並確保第三方服務供應商知道會發生什麼結果。你還可以使用生產輸出或成本節約等指標，列出第三方服務提供商的預期績效目標。儘早設定期望值，可以從一開始就達成清楚與開放的溝通，增加彼此的認知與互信。

3. 定義財務條款

設定項目預算和付款條件。確定你是根據產量、工作時間，還是每個項目向第三方付款。確定付款時間表、付款類型和收款人聯絡資訊，包含確認請款和預算超支的審核程序。有些公司根據專案服務各階段的完成日期與進度設來進行付款。因此，在專案服務開始前，清楚定義可交付成果非常重要。

4. 任命負責的委外經理

雖說委外服務減輕了內部團隊的一些責任與工作，但任命一名負責的委外經理是必要的。此專業人員是一名內部員工，負責協助公司與第三方服務供應商之間的溝通，彼此分享與專案相關的進度與變化。而委外經理必須向內部團隊提供更新進度，並回覆供應商提出的問題。理想情況下，此委外經理具有良好的溝通和專案管理技能。

5. 徵求建議書

委外經理可以將專案所需內容發送給相關顧問公司，並徵求建議書。這些提議幫助公司確定哪些選項最有生產力和成本效益。在此階段，公司可能會與承包商進行面談，來更深入了解他們如何為公司組織的目標做出貢獻。

需要考慮的一個重要因素是委外工作的來源地。如果該服務不需要你組織的持續監督，可以選擇外地其他國家，來提供更實惠價格的服務。如果需要更直接的合作，委外給在服務所需同一國家的公司，可能更合適。

6. 選擇公司

在審查提案內容並進行面試後，委外經理可以選擇最符合其公司組織目標的服務供應商，並確定最後合約內容。這些規定有助於相關團隊簡化和標準化流程，公司甚至可將該文件作為未來委外合約的指南。

7. 監控輸出成果

監控委外服務供應商的產出成果與流程。從相關部門員工身上得到回饋，來確定他們的工作效率是否因委外工作而提高。評估公司的工作品質，以確保這些都符合公司標準並符合相關法規。如果第三方服務供應商未能達到公司的期望，委外經理可以與對方表達公司的顧慮並努力解決問題。

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(資料來源：Indeed)