是不是常常到了開會的時候，才發現你辛辛苦苦寫的文件根本就沒有人仔細的看過，重覆的問題一樣的在會議中被提起，但文件都寫得清清楚楚的，為什麼團隊成員不看呢？
是不是常常，到了開會的時候，彷彿才知道大家都沒看過文件
為什麼文件釋出後就被遺忘
反過來思考，實際上在產品開發的每個人都不只負責一個專案。無論是工程師還是產品經理，他們可能都在同一個迭代（Sprint）中同時處理多個項目。
因此，當你在某個時間點提前釋出產品文件，迫切希望大家能認真閱讀這份你付出努力製作的設計文件時，實際上他們可能還沒有足夠的時間來仔細消化這些資訊。這樣一來，當專案正式啟動，大家才開始專注並深入探討細節時，往往會提出一些你認為只要提前閱讀文件就能解決的問題。
這種情況突顯了幾個常見的文件使用問題：
- 釋出的時間太早：設計文件可能在未經團隊充分參與的情況下釋出，一旦完成便容易被擱置不用。
- 完美的獨白：雖然設計知識庫可能非常詳盡，但如果這份文件缺少互動功能，團隊討論可能會轉移到其他平台討論，如Slack或MS Teams。
- 孤軍奮戰：設計系統文檔可能非常詳細和有組織，但如果沒有包含與其他團隊成員的相關連結，則可能僅限於設計師使用。
這些常見的問題突出了一個重要的現實：僅僅創建高質量的文件並不足以保證它們的實用性或被團隊廣泛採用。
文件還必須活躍且能夠與團隊的日常工作流程緊密結合，以確保它們不僅被讀到，而且被有效利用。接下來，我們將探討一些關鍵方法，這些方法可以使你的文檔更具活力，並確保它們在促進團隊合作和提高工作效率方面發揮最大的作用。
1. 邊做邊分享
在產品開發的過程中，及早分享文檔初稿並從團隊成員那裡收集反饋是非常關鍵的。這樣做不僅可以在早期階段發現潛在的問題，而且還能讓團隊成員對文檔的發展有所貢獻，從而提高他們對最終產品的接受度。當文檔在創建過程中被共享，它成為了一個動態的工具，可以根據團隊的反饋進行調整和完善。這種互動不僅增強了團隊之間的溝通，還有助於保證文檔的實用性和相關性，確保文檔在整個項目生命週期中都能發揮作用。
2. 放在適當的上下文中
有效的文件管理不僅要求文檔質量高，還要確保其易於獲取。將文檔放置在團隊成員經常使用的平台上，如將指南或報告的連結釘選在團隊成員都在的 Slack頻道，或在 Jira任務中引用相關文件，可以顯著提高文件的可見性和使用率。
這樣可以確保團隊成員在需要時能夠快速找到並參考這些資料，從而促進了訊息的流通和項目的效率。這種方式不僅讓文件更加貼近團隊的日常工作，也強化了文件作為訊息共享和決策支持工具的作用。
3. 與他人協作這份文件
當文件的建立過程開放給所有團隊成員協作時，不僅可以豐富文檔的內容，還能增強團隊成員對文件的認同感和責任感。通過邀請不同的團隊成員貢獻他們的知識和經驗，文件將更全面，更能增加不同的視角與專業知識。
這種參與感使得團隊成員更有可能在日常工作中使用和延續這些文件，因為他們直接參與了內容建立和製作過程。此外，這種方法還能促進跨職能間的溝通和協作，也有助於打破部門間知識的不對等。
4. 鼓勵討論
鼓勵在文件中直接進行討論，可以使文檔成為團隊溝通的活躍場所，而不僅僅是被動的訊息儲存庫。現在在很多平台如 Google Docs或 Notion上啟用評論功能，團隊成員都可以直接在文件上留言、提供反饋或進行討論。
這種互動確保了文件的即時更新和持續改進，也使得團隊成員能夠即時得知最新的更動。
最後
選擇最適合公司文化的方式呈現文件
選擇存儲和管理文件的工具時，應優先考慮團隊協作的效率。
- 如果團隊已經在使用某個工具，則應該選用該工具。
- 如果團隊還沒有使用任何文件工具，則選擇一個現代化但簡單的工具以便於快速採納。
有效的文件管理是產品開發過程中不可或缺的一環。通過實施方法如邊做邊分享、將文件放置於易於使用的平台、鼓勵團隊協作建立文件、在文件中促進討論，以及強調其跨功能性，我們不僅提高了文件的可用性和參與度，同時也增強了文件在推動團隊溝通和協作方面的實際價值。這些方法確保了文件能夠真正服務於團隊的需求，並在項目的各個階段發揮關鍵作用，從而促進了整個產品的成功開發。
不過在某些情況下，最好的文件方法也可能是最小化或完全沒有正式文件。在進行流程調整時，還是一切都以公司文化為主，切勿一頭熱的想改變公司的文化流程，有的時候也有可能會不被團隊成員接受。記得，團隊流程的調整都需要慢慢來、比較快。
