建立自己的知識管理系統

最近自己的大學生涯即將到了尾聲。

這個時候除了開始要辦理各式各樣的手續之外，我自己還有另外一個習慣 : 整理自己的電腦桌面。

由於自己是一忙碌的時候就開始沒頭沒腦忙碌起來的人，因此在幾乎都是使用電腦辦公的我，電腦桌面大概2周就會堆滿臨時產出的各種文件，包含輸出了好幾版的圖片檔案、微調的文件、簡報，還有多到不行的temp(我自己的檔案命名習慣)。

然後在通常是一個學期的時候，我會把自己所有的檔案分門別類，收進一個以學期數命名的資料夾，然後安放在電腦桌面的右上角。

這樣看起來很像是每年年底除夕的大掃除；但是，每次整理的時候，心裡總是萌生一種想法 : 有沒有一種知識管理的收納系統，這樣之後即便在忙碌的時候，也能夠遵照這樣的作法管理文件，從文件如何整理、命名，到綁定固定軟體完成固定任務。

雖然還在摸索的過程，不過目前自己整理出一套模式，透過這篇文章內化應該不是甚麼壞事。

思考自己的工作情境

我自己在辦公時基本上倚賴電腦，一天中如果在辦公的話，有95%的時間都是在電腦上，手機的狀況非常少，所以底下就用「電腦本位」的方式說明我的需求。

我先以自己的各種情境去思考我到底會有什麼樣的文件記錄需求，目前想到的大概這些 :

(1) 紀錄日常任務

每天打開電腦開始工作前，我會簡單紀錄一下今天要完成的任務；自己目前記錄的方式毫無章法，有時候記錄在自己開的個人line群，有時候記在keep，有時候也會用手寫，但因為自己是那種短期衝刺型的人，任務都是一天天規劃，這樣看起來沒什麼問題，但現在回頭檢視發現這樣的方法也會讓自己短視近利，只會思考以天，甚至最多以週的方式檢視任務。

這樣記得起來ok，記不起來就隨緣的方式讓我心生疲倦。

(2) 行事曆掌握待辦和行程

跟記錄日常的狀況一樣。我會交替使用電腦自己的行事曆還有google日曆的功能，當然他們不會同步，所以又是一個隨緣的狀況。

(3) 專案化文件管理

這個大概是我苦惱最久的需求型態。我自己喜歡針對不同類型的內容分門別類，但是總苦無沒有一個完整的系統。市面上各種筆記軟體我都用過，舉凡Notion、Evernote、OneNote等等。每一種不知道為何都讓我有種致命性的缺陷，尤其是Notion在使用上總讓我有一種好可惜的感覺，每次都堅持一陣子之後又開始疲乏使用(說實在目前為止都是強迫自己用)。

(4) 臨時Memo

有時候突然對某個東西有idea，或者告訴自己現在不計下來之後肯定會忘掉的事情。目前因為情境常常不是辦公的狀態，所以就手機拿起來用line的個人群組記錄。

(5) 其他一般辦公

像是對外繳交的文件、共編、各種作業等這種沒有辦法的事情，就會使用word、PPT、Excel文房三寶處理，因為到最後還是要用別人規定的格式，所以就不討論。

我目前的新解方與機制

前幾天剛好看到papaya電腦教室發布了一隻使用Microsoft365其他功能的影片，除了驚嘆老師真的很厲害以外，也突發奇想 : 反正剛好到我大掃除的時候，不如現在開始從頭檢視自己的知識管理系統。理想的話，最好就在平台上完成所有任務，碎片化的管理方式已經透過時間證明走的不會長遠。

於是，我發現除了One Drive 在管理上有點凌亂以外，MS系列的軟體可以包辦我大部分的辦公需求；另外加上自己很倚賴電腦的工作列整理思緒，所以在稍加研究後，完成了自己目前的一套做法 :

(1) 紀錄日常任務 : To-do & line個人群組

(2) 行事曆掌握待辦和行程 : outlook 行事曆 & Lists

(3) 專案化文件管理 : Loop

我覺得這個是這次探索中最驚奇的部分。

以上提到，苦無自己總是找不到一個用的順手的專案文件管理平台，我強迫自己用了Notion好一陣子。這個軟體不是不好，不過總是覺得自己在找到想要到的位置前，總會耗費好一番功夫才能找到我的筆記。

不過，Loop這款並非設計用來做專案筆記管理的軟體卻剛好符合了我對於這種筆記軟體的要求。

內建在MS365之中，用作公司內部專案文件共享平台，它的設計打動了追求極簡，但卻希望擁有不失優雅設計的我。

極簡的地方在於，建立專案後，就可以開始建立系列筆記，另外也提供子頁面的功能作補充說明。對我來說，其他筆記軟體都做不到類似這樣的功能，取而代之的是繁瑣的筆記管理功能和眼花撩亂的層級。唯一可惜的地方是，專案內部並沒有資料夾可以將不同性質的筆記隔開，但畢竟軟體初衷並不是個人專案管理，這樣的缺點並不影響對於Loop的好感。

而其優雅的地方在，介面不只看起來明亮寬敞，同時也具備文件共享以及一些樣板的設計，這讓編寫起來真的非常順手，而且介面設計總是能讓我在一個舒服的環境下作業。

(4) 臨時Memo : 電腦的自黏便籤

以上大概是我近期為了能夠更有效率並且歸納筆記所形成的知識管理系統，雖然好惡因人而異，不過能夠找到自己順手的方式，辦公力想必能夠大幅提升!

後續也許會寫一篇管理文件的筆記，不過也是經驗談，看官們可以當作茶餘飯後，某個大學畢業生自以為是的小故事就好。